Ответ на вопрос коллеги: Переработка номенклатур дел из-за нового Перечня

Вопрос: Согласно разъяснениям Росархива мы должны пересмотреть и переутвердить номенклатуру дел на 2020 год.  У нас в номенклатуре дел 2000 позиций, и если сроки хранения по большей части совпадают с Перечнем 2019, то статьи разнятся. Что делать?

Для справки: На сайте Федерального архивного агентства размещены «Разъяснения по внедрению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения», см. http://rusarchives.ru/novosti/novosti-rosarhiva/12-03-2020-razyasneniya-po-vnedreniyu-perechnya-tipovyh-upravlencheskih-arhivnyh-dokumentov

Мои комментарии по этому документу см. здесь:  http://rusrim.blogspot.com/2020/03/blog-post_19.html

Ответ: К сожалению, утверждая новый Перечень, Росархив, очередной раз продемонстрировал своё пренебрежительное отношение к интересам потенциальных пользователей Перечня – как коммерческих организаций, так и органов государственной власти и государственных архивов (и, соответственно, к работающим в них специалистам по управлению документами и архивистам). Утверждая новый Перечень, Росархив не продумал два существенных вопроса:

Вопрос 1. С какого момента новый Перечень должен вступить в силу и организации начнут его использовать для установления срока хранения своих документов?

Для справки: Указ Президента РФ от 23.05.1996 № 763 (ред. от 29.05.2017) «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти»

12. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти вступают в силу одновременно на всей территории Российской Федерации по истечении десяти дней после дня их официального опубликования, если самими актами не установлен другой порядок вступления их в силу.

Новый «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный приказом Росархива от 20 декабря 2019 года №236, был опубликован на официальном интернет-портале правовой информации http://www.pravo.gov.ru 7 февраля 2020 года и вступил в силу 18 февраля 2020 года.

Последствия этого с юридической точки зрения следующие: Организации, как правило, в конце 2019 года уже утвердили свои номенклатуры на 2020 год, и теперь им предлагается либо внести в них изменения, либо вообще полностью переработать.

Я считаю действия Росархива непрофессиональными, поскольку если бы изначально в приказе об утверждении Перечня в качестве даты введения его в действие был указан 2021 год, то никаких проблем с номенклатурами дел на текущий год, с моей точки зрения, не было бы.

Если строго исполнять требования законодательства, то для документов, закрытых в делопроизводстве до даты вступления Перечня, нужно использовать нормы Перечня 2010 года, а с 18 февраля 2020 года - нормы нового Перечня.

Вопрос 2. Каков порядок установления сроков хранения документов, созданных и законченных делопроизводством в период действия Перечня 2010 года?

Этот момент ещё более запутанный. Коллеги из Росархива и из государственных архивов считают, что утверждение нового Перечня автоматически меняет сроки хранения документов прежних лет, которые еще не уничтожены организациями.

Письмо Росархива от 13.03.2020 N Р/М-479 «О рассмотрении обращения», http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=347900

Сроки хранения документов, установленные Перечнем, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве, в том числе до вступления в силу приказа Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236, за исключением тех документов, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные в установленном порядке до вступления в силу приказа Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236.

Татьяна Светлова «К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения», журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», 2020,  № 4

А вот при проведении экспертизы ценности документов начиная с 18.02.2020, даже если они были созданы до вступления в действие нового Перечня 2019 года (т.е. сроки их хранения были установлены в соответствии с Перечнем 2010 года), следует руководствоваться новым Перечнем. То есть с момента вступления в действие нового Перечня его применение обязательно при составлении номенклатур дел, описей дел, актов о выделении к уничтожению!

Я не согласна с такой позицией. Существует правовой принцип, согласно которому закон обратной силы не имеет, если только это в нём не указано явно. Подобную позицию законодатель несколько раз подтверждал в отношении ряда отдельных видов документов (в том числе документов по личному составу).

Нормативно-правовой акт будет иметь обратную силу только в том случае, если соответствующее указание имеется в его тексте.

Пример 1. Федеральный закон от 28.12.2013 № 410-ФЗ (ред. от 07.03.2018) «О внесении изменений в Федеральный закон «О негосударственных пенсионных фондах» и отдельные законодательные акты Российской Федерации»

Статья 15

5. Положения части 10.1 статьи 4 Федерального закона от 10 января 2006 года N 16-ФЗ "Об особой экономической зоне в Калининградской области и о внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации" (в редакции настоящего Федерального закона) распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2010 года, и применяются резидентами, которые были включены в единый реестр резидентов Особой экономической зоны.

Пример 2. Приказ Росстандарта от 03.02.2020 № 142 «О внесении изменений в Перечень источников доходов федерального бюджета, администрирование которых осуществляют территориальные органы Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии, являющийся приложением N 3 к приказу Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 28 декабря 2012 г. № 1228» 

4. Настоящий приказ вступает в силу с момента его подписания и распространяет свое действие на правоотношения, возникшие с 1 января 2020 г.

Приказ Росархива от 20 декабря 2019 года № 236 таких положений не содержит.

Если ранее установленные сроки хранения документов впоследствии были изменены, то, с моей точки зрения, организация обязана часть документов предыдущих лет хранить по старым срокам, а созданные после изменения срока хранения - по новым срокам. Это неудобно, но Росархив не озаботился разрешением этой давно уже существующей проблемы.

Далее, я не согласна с позицией о том, что при составлении описей дел и актов о выделении к уничтожению по документам предыдущих лет нужно использовать Перечень 2019 года. К этим документам Перечень 2019 года не имеет никакого отношения, поскольку был введён в действие уже после их создания. В отношении такого рода документов организациям следует использовать ранее действовавший Перечень 2010 года (с оговоркой: если сроки хранения по новому Перечню более длительные, организация вправе – но не обязана – удлинить сроки хранения документов прежних лет).