Ответ на вопрос коллеги о том, как быть с обращениями в архив по электронной почте

Вопрос: Мы с коллегами спорим на тему, должны ли мы отвечать на обращения, поступившие на электронную почту о выдаче архивной справки о стаже работы и заработной плате. Мнения:

• Должны, т.к. нам это диктует закон 59-ФЗ.


• Не должны, т.к. есть вероятность раскрытия персональных данных третьим лицам, поскольку не происходит идентификация, что Иванов - это именно Иванов, а не Петров, к примеру.


• Не должны, т.к. ни заявитель, ни отправитель не подписывает своё обращение и ответ УКЭП (хотя 59-ФЗ про это ничего не пишет).

Поделитесь, пожалуйста, своими соображениями.

Ответ: При рассмотрении обращений граждан мы сталкиваемся с несколькими проблемами, связанными с тем, что соответствующие нормы законодательства «размазаны» по нескольким десяткам одних только федеральных законов. Если же добавить к ним подзаконные нормативно-правовые акты, то картина получается очень пёстрая.

Основным является федеральный закон от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», однако в нём установлено, что его положения не распространяются на те виды обращений, порядок рассмотрения которых регламентируется специальным законодательством.

Федеральный закон от 2 мая 2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»

Статья 1. Сфера применения настоящего Федерального закона

2. Установленный настоящим Федеральным законом порядок рассмотрения обращений граждан распространяется на все обращения граждан, за исключением обращений, которые подлежат рассмотрению в порядке, установленном федеральными конституционными законами и иными федеральными законами.

Анализ федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» показывает, что норм о порядке рассмотрения архивами социально-правовых запросов граждан в нём практически нет, хотя имеются положения, обязывающие других владельцев архивных документов бесплатно выдавать аналогичные архивные справки:

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Статья 26. Использование архивных документов

3. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации. Запросы и обращения пользователей могут быть направлены в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет.

На этом основании можно говорить о том, что законом об архивном деле порядок рассмотрения электронных обращений граждан в архивах не урегулирован, и при работе с ними архивы обязаны применять нормы закона об обращениях граждан. Часть 3 ст.26 к архивам отношения не имеет.

В отношении подачи в архивы обращений граждан в электронном виде в законе также не сказано ни слова.

При этом в разработанных Росархивом и ВНИИДАД нормативно-правовых актах и методических документах данный вопрос уже нашёл отражение, но в общих чертах. Эти документы, опубликованные в 2017 и 2018 году соответственно, отражают современные подходы и возможности электронного взаимодействия с гражданами и организациями:

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (утв. приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19)

Порядок исполнения запросов пользователей

5.8. ... При поступлении в архив Интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (разработаны ВНИИДАД) / Росархив, ВНИИДАД. М., 2018. 72 с. (http://archives.ru/documents/methodics/2018-metod-rekomend-lichnyi-sostav.shtml)

5.2.1. Исполнение запросов социально-правового характера

… Запросы социально-правового характера могут поступать не только при личном обращении граждан, по почте, по электронной почте, факсимильной связи, но и через интернет-сайты или порталы архивных учреждений путем заполнения гражданами специальных форм; из органов государственной власти - через порталы органов государственной власти, из Пенсионного фонда Российской Федерации (ПФР) - по электронным каналам связи в рамках межведомственного взаимодействия, а также через многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ), Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) (ЕПГУ), порталы государственных и муниципальных услуг субъектов Российской Федерации.

При поступлении Интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается.
…

Запрос пользователя рассматривается и исполняется при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества, при наличии последнего), почтового и электронного адреса (при наличии последнего), указания четко сформулированной темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.

Государственные и муниципальные архивы могут направлять ответы на запросы социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, не лично пользователю, а в соответствующее отделение Пенсионного фонда РФ в виде электронного документа по защищенным информационно-телекоммуникационным сетям либо посредством специальной связи. Это осуществляется только при наличии письменного соглашения об информационном взаимодействии между отделением Пенсионного фонда РФ и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта РФ в области архивного дела (органом местного самоуправления, конкретным архивом). Пользователь обязательно уведомляется о том, куда направлены запрашиваемые им документы.

Для справки: Выступая 8 октября 2019 года на XV Совете по архивному делу при Федеральном архивном агентстве, статс-секретарь – заместитель Руководителя Федерального архивного агентства О.В.Наумов сообщил, что Росархив хочет разграничить понятия «обращение» и «запрос», а определение термина «архивный запрос» предлагается включить в статью 3 Закона об архивном деле. Архивный запрос будет рассматриваться в порядке, предусмотренном Законом об архивном деле (см.: http://rusrim.blogspot.com/2019/11/blog-post_97.html ).

Учитывая общие тенденции развития электронного взаимодействия, я бы не стала отказывать в исполнении социально-правовых запросов только на том основании, что они поступили в электронном виде. Если же действительно в архивное законодательство будут внесены такие нормы, то исполнение запросов граждан и организаций в архивах будет выведено из-под норм закона «Об обращениях граждан», и для них будет установлен иной порядок и сроки рассмотрения.

Идентификация граждан

Вопрос о порядке идентификации граждан, обращающихся в архивы с социально-правовыми запросами, находится на уровне прошлого века. Вы волнуетесь по поводу электронных обращений, но как Вы идентифицируете тех, кто прислал Вам запросы на бумаге? Фактически, никак!

Мой подход к данной проблеме основывается не на нормах законодательства, а на здравом смысле и балансе интересов наших российских граждан и интересов самих архивистов. Как правило, данные, которые запрашивают граждане, связаны с их пенсионными и трудовыми правами. Если эти данные будут получены третьими лицами, маловероятно, что они могут быть использованы в интересах третьих лиц и во вред субъектам персональных данных.  Данные о трудовом стаже и размере зарплаты могут повлиять только на размер пенсии конкретного физического лица :)

В тех же случаях, когда риск злоупотреблений, согласно Вашему опыту, достаточно высок, нет ничего плохого в том, чтобы самим подстраховаться и отказать заявителю на том основании, что архив не может его идентифицировать.

Использование электронной подписи

С электронными обращениями по социально-правовым вопросам есть несколько проблем. Во-первых, согласно закону об обращениях граждан, получив запрос в электронном виде, архив обязан и ответ направить в электронном виде:

Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»

Статья 10. Рассмотрение обращения

4. Ответ на обращение направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме.

Полагаю, что архивы это требование могут исполнить, но возникает вопрос, как обеспечить юридическую значимость такого электронного документа, даже если он будет подписан усиленной электронной подписью директора архива. Ещё интереснее вопрос о том, как граждане смогут такой документ предъявить в Пенсионный фонд, и как тот будет проверять эту подпись. Сейчас архивы всё равно направляют справки и выписки на бумажных носителях, тем самым формально нарушая закон :)

Во-вторых, у нас в законодательстве нет требования об обязательном получении гражданами усиленных электронных подписей, насильно заставить их это делать нельзя.

С мой точки зрения, наилучшим подходом в данном случае был бы пересмотр процедуры получения справок, с тем, чтобы сразу направлять их в Пенсионный фонд. Ещё лучше именно ПФ заставить заниматься розыском подтверждающих трудовой стаж документов в архивах.

Также отмечу, что недавно были внесены весьма радикальные и пока что до конца не осознанные изменения в закон «Об электронной подписи», и ситуация с использованием усиленных электронных подписей может в скором времени сильно измениться.

Подводя итоги: С моей точки зрения, самым правильным было бы внести в закон «Об архивном деле» нормы, регламентирующие порядок работы с обращениями граждан по исполнению социально-правовых запросов. Это, прежде всего, позволило бы защитить интересы всех сторон - как граждан, так и архивов, в том числе и в случае их электронного взаимодействия. Ну а прямо сейчас я бы в первую очередь исходила из интересов граждан, которые не всегда могут лично явиться в архив, а без архивных справок им достаточно часто невозможно отстоять свои пенсионные права – но, естественное, не подставляя себя.

Источники:
http://rusrim.blogspot.com/2019/11/blog-post_97.html
http://archives.ru/documents/methodics/2018-metod-rekomend-lichnyi-sostav.shtml