Ответы на вопросы коллеги: Переработка описей дел и актов на уничтожение документов из-за нового Перечня

Как и следовало ожидать, у коллег вызвали много вопросов как сам новый Перечень, так и особенно опубликованные на сайте Федерального архивного агентства (Росархива) «Разъяснения по внедрению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения» (см. http://rusarchives.ru/novosti/novosti-rosarhiva/12-03-2020-razyasneniya-po-vnedreniyu-perechnya-tipovyh-upravlencheskih-arhivnyh-dokumentov - мои комментарии см.:  http://rusrim.blogspot.com/2020/03/blog-post_19.html ):

Разъяснения по внедрению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения

Сроки хранения документов, установленные Перечнем, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве, в том числе до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 № 236, за исключением тех документов, которые были внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные в установленном порядке до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 № 236.

Ниже приведены ответы на некоторые из присланных мне коллегами вопросов.

Вопрос: 25 марта 2020 года у нас прошло заседание экспертной комиссии (ЭК), и мы согласовали и утвердили описи дел и акт на уничтожение. Нужно ли переделывать акт на уничтожение в связи с тем, что в нем даны ссылки на Перечень 2000 г. ?

Ответ: Имейте в виду, что это данный документ - всего лишь разъяснения неофициального характера,  отражающие точку зрения Росархива. В отсутствие твёрдой опоры на нормативно-правовые акты и правоприменительную практику, это не более чем частное мнение :)

У меня позиция иная. В уже составленных описях дел и в актах на уничтожение, вообще говоря, ничего менять не надо, поскольку в них включены документы, созданные до того, как Перечень 2019 года вступил в силу (с оговоркой: организация, если она сама того желает, может увеличить сроки хранения до более длительных сроков, введённых новым перечнем).

Вопрос: В нашей организации на сегодняшний день проведена большая работа по описанию договоров за прошлые периоды и определению сроков их хранения по Перечням 2000, 2010 годов (опись еще не утверждена, в работе). Должны ли мы изменить в описи все ссылки, указав статьи из Перечня 2019 года?

Ответ: Я бы ничего не стала менять, по следующим двум причинам:

• Это документы прежних лет, сроки хранения которых установлены по старому Перечню;


• Если опись ещё не утверждена, ничто не мешает утвердить её «задним числом» :) С волками жить, по волчьи выть …

Вопрос: Как мы должны поступить с договорами возмездного оказания услуг, если ранее мы им установили срок – 5 лет хранения, а по Перечню 2019 года срок хранения увеличен до 75 лет. При консультации с государственным архивом нам ответили, что такие договоры нужно хранить как личный состав с 2020 года. Как нам правильно поступить с договорами возмездного оказания услуг с 2008 года, которые мы еще не успели уничтожить?

Для справки: Речь идет о следующей статье нового Перечня:

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения (утв. приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 №236)

Ст. 301. Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг - 50/75 лет

Ответ: Занятно, не правда ли, что государственный архив в данном случае почему-то не склонен настаивать на установлении сроков хранения всей массы документов исключительно по новому Перечню? :)

Устанавливая сроки хранения для документов по трудовым отношениям, я всегда в первую очередь исходила и исхожу из того, что они обеспечивают защиту трудовых и пенсионных прав граждан. Какие бы сроки хранения для этих документов ни придумывал Росархив и другие органы государственной власти, я всегда устанавливала таким документам максимальный срок хранения (конечно, предварительно убедившись, что эти документы не являются избыточными, так что дополнительные средства на их хранение не будут потрачены впустую).

Как показывает судебная практика, в настоящее время у многих граждан возникают серьезные проблемы с назначением пенсий – многим не хватает стажа и баллов. Это, как правило, связано не с тем, что они не работали, а с тем, что не сохранились документы, подтверждающие их права :(

В общем, я бы не спешила уничтожать эти документы, и лишний раз сопоставила бы возможную заинтересованность сотрудников в сохранении этих документов и заинтересованность организации в их уничтожении. Соответствующее решение можно провести через экспертную комиссию, чтобы иметь на руках официальный документ. Как организация, Вы имеете право это сделать.