Новый перечень: Сроки хранения документов персонифицированного учета

Те, кто сталкивался с необходимостью устанавливать сроки хранения тех или иных документов, знают, что это порой весьма нетривиальная задача, особенно в тех случаях, когда изменяются установленные в законодательстве требования к хранению документов. Такие изменения необходимо отслеживать при обновлении перечней.

Сказанное в полной мере относится к документам персонифицированного учёта, и радует, что в новом «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденном приказом Росархива от 20 декабря 2019 года №236, были учтены новые нормы законодательства в отношении документов этой группы.

Отмечу, что сроки хранения этих документов - вопрос актуальный, поскольку с принятием федерального закона от 16 декабря 2019 года №439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» и федерального закона от 16 декабря 2019 года №436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования» у нас в стране появился новый комплекс документов, связанных с ведением Пенсионным Фондом РФ учёта сведений о трудовой деятельности граждан.

Федеральный закон от 1.04.1996 №27-Ф «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»

индивидуальный (персонифицированный) учёт - организация и ведение учета сведений о каждом зарегистрированном лице для обеспечения реализации его прав в системе обязательного пенсионного страхования, сведений о трудовой деятельности для обеспечения возможности использования данных сведений при его трудоустройстве, а также в целях предоставления государственных и муниципальных услуг и (или) исполнения государственных и муниципальных функций в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе с использованием страхового номера индивидуального лицевого счета в качестве идентификатора сведений о физическом лице;

Законом «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования» изначально были установлены сроки хранения этих документов, которые затем были изменены в апреле 2019 года федеральным законом от 1 апреля 2019 года №48-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и отдельные законодательные акты Российской Федерации»:

До 1 апреля 2019 года:

Федеральный закон от 1.04.1996 №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»

Статья 8. Общие правила представления сведений о застрахованных лицах и порядок хранения этих сведений

3. Копии указанных сведений, представляемых в Пенсионный фонд Российской Федерации для индивидуального (персонифицированного) учета, хранятся у страхователей. Хранение указанных копий страхователями должно осуществляться по правилам, установленным для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности

4. Срок хранения органами Пенсионного фонда Российской Федерации документов в письменной форме, а также документов в электронной форме, юридическая сила которых подтверждена электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации, содержащих сведения о страховых взносах и страховом стаже и представляемых в Пенсионный фонд Российской Федерации страхователями, для целей индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования составляет не менее шести лет.

Срок хранения органами Пенсионного фонда Российской Федерации документов в вышеуказанных формах, содержащих иные сведения, составляет не менее трех лет.

После 1 апреля 2019 года:

Федеральный закон от 1.04.1996 №27-ФЗ (ред. от 16.12.2019) «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»

Статья 8. Общие правила представления сведений о застрахованных лицах и порядок хранения этих сведений

3. Копии указанных сведений, представляемых в Пенсионный фонд Российской Федерации для индивидуального (персонифицированного) учета, хранятся у страхователей. Хранение указанных копий страхователями должно осуществляться по правилам, установленным для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности.

4. Срок хранения органами Пенсионного фонда Российской Федерации документов, содержащих сведения индивидуального (персонифицированного) учета, в письменной форме составляет не менее шести лет, а указанных документов в электронной форме, юридическая сила которых подтверждена электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации, - не менее семидесяти пяти лет.

Мой комментарий: Обратите внимание, что изначально сроки хранения одних и тех же документов различались в зависимости от того, кто их хранит; при этом для страхователей срок хранения не был установлен явно, а был привязан к срокам хранения бухгалтерской и финансовой отчетности.

Согласно статье 29 федерального закона от 6 декабря 2011 года №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Но вот сроки хранения тех же документов в Пенсионном фонде были изменены. До 1 апреля 2019 года для бумажных и электронных документов, содержащих сведения о страховых взносах и страховом стаже, срок хранения был не менее 6 лет; а для документов, содержащих иные сведения - не менее трёх лет. С 1 апреля 2019 года срок хранения электронных документов увеличился до 75 лет. Между тем, не было разъяснено, что делать с документами прежних лет - распространяются ли на них новые сроки хранения или нет?

Теперь давайте посмотрим, какие сроки хранения для этих же видов документов установлены в новом «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденном приказом Росархива от 20 декабря 2019 года №236.

В Перечне документы персонифицированного учета упомянуты всего в двух статьях:

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20 декабря 2019 года №236)

620. Документы (описи документов, листок исправлений, приложение к сопроводительной ведомости) по персонифицированному учету работников - 5 лет

624. Сведения, представляемые в Пенсионный фонд Российской Федерации для индивидуального (персонифицированного) учета:
а) у страхователей; - 5 лет
б) в Пенсионном фонде Российской Федерации - 6 лет. В электронной форме - 75 лет

Итак, в данном случае сроки хранения в Перечне установлены совершенно правильно, в точном соответствии с действующим законодательством. Неясно, однако, что Пенсионный фонд должен делать с электронными документами прежних лет. Если исходить из того, что в отсутствие прямых указаний на иное законы обратной силы не имеют, то Пенсионный фонд может совершенно спокойно уничтожить документы прежних лет.

Однако это ещё не все документы персонифицированного учёта, и в следующем посте речь пойдёт и других видах документов такого рода.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=345020
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=340324