Во вводной части документа, в частности, сказано следующее:
Почему Счётная палата провела этот анализСодержание документа следующее:
Закон США о федеральных документах (Federal Records Act), выпущенная впоследствии директива и нормативные акты Национальных Архивов США (NARA) устанавливают требования к федеральным органам исполнительной власти по обеспечению прозрачности, эффективности и подотчетности федеральных документов, в том числе в электронной форме. Кроме того, Национальные Архивы играют важную роль в осуществлении надзора и содействии усилиям ведомств в области управлению документами.
Счётной палате было предложено оценить исполнение федеральными органами исполнительной власти вышеупомянутых требований, касающихся электронных документов. Была поставлена задача определить, в какой степени
С этой целью Счётная палата отобрала 17 федеральных органов исполнительной власти и изучила их политики и процедуры управления документами. Счётная палата также проанализировала законы и требования, касающиеся роли и обязанностей Национальных Архивов США по оказанию помощи федеральным органам исполнительной власти в управлении их электронными документами. Кроме того, Счётная палата проанализировала руководств и другие документы, выпущенные Национальными Архивами, в которых нашли отражения усилия Национальных Архивов по исполнению этих обязанностей.
- Политики и процедуры проверяемых ведомств обеспечивают исполнение требований к управлению электронными документами, установленных в Директиве по управлению государственными документами (это директива OMB/NARA М-12-18, Managing Government Records Directive, https://www.archives.gov/files/records-mgmt/m-12-18.pdf , о ней см. также пост http://rusrim.blogspot.ru/2012/08/i_27.html - Н.Х.) и в положениях, внесённых в законы о государственных и о президентских документах в 2014 году (о них см., например, посты http://rusrim.blogspot.com/2014/12/blog-post_41.html и http://rusrim.blogspot.com/2014/12/blog-post_91.html - Н.Х.); и
- Национальные Архивы помогли этим ведомствам в управлении их электронными документами.
Что Счётная палата установила
Семнадцать федеральных органов исполнительной власти, отобранных Счётной палатой для проверки, различались по степени, в которой их политики и процедуры учитывали требования к управлению электронными документами, установленные в Директивой по управлению государственными документами, Законом о федеральных документах (с поправками к нему).
В частности, 14 из 17 ведомств создали программы управления документами, в то время, как три ведомства этого не сделали. Из 14 ведомств, имеющих такие программы, почти все соответствовали требованиям, связанным с включением электронных документов в их существующие программы, однако у многих из них отсутствовали политики и процедуры, необходимые для полномасштабного включения функциональных возможностей для управления документами в их электронные системы, установления соответствующих мер контроля и управления, и решения вопросов, связанных с обеспечение долговременной сохранности.
Национальные Архивы предоставили ведомствам руководства и поддержку, включая руководство по управлению электронными документами и проведение обучения. Все ведомства отметили, что эта помощь в целом была полезной, и что они в определённой степени полагались на неё при выполнении ключевых требований, обсуждаемых в настоящем отчёте.
Кроме того, Национальные Архивы посредством программы самооценки осуществляли надзор над исполнением ведомствами федеральных нормативных актов в области управления документами. Тем не менее, Национальные Архивы не обеспечили принятие надлежащих мер по совершенствованию программ управления документами в тех охваченных проверкой мелких или очень мелких органах исполнительной власти, в которых риск ненадлежащего управления документами в 2017 календарном году по результатам самооценки был признан высоким.
Официальные лица Национальных Архивов заявили, что по итогам самооценки они проводят работу с сообщившими о плохих результатах ведомствами, однако они не требуют, чтобы эти ведомства в опережающем порядке устраняли свои недостатки. До тех пор, пока Национальные Архивы не потребуют от ведомств разработать планы по осуществлению необходимых улучшений, эти ведомства, скорее всего, будут упускать важные возможности для совершенствования своей практики управления документами.
Что Счётная палата рекомендует
Счётная палата дала 40 рекомендаций для 14 из 17 проверенных агентств, направленных на совершенствование управления электронными документами. Счётная палата также рекомендует, чтобы Национальные Архивы
Шесть федеральных органов управления документами, включая сами Национальные Архивы, согласились с рекомендациями Счётной палаты, в то время как остальные 11 не выразили своего согласия или несогласия, и не дали никаких комментариев.
- Требовали от малых органов исполнительной власти с высоким риском разрабатывать планы по совершенствованию управления документами, и
- Вели регулярный мониторинг прогресса в положении дел.
Источник: сайт Счётной палаты США
- Сопроводительное письмо - введение
- Общие положения
- Политики и процедуры федеральных органов исполнительной власти не в полной мере соответствуют требованиям к управлению электронными документами
- Национальные Архивы США оказали проверяемым ведомствам помощь в управлении электронными документами, однако не обеспечили устранение теми выявленных недостатков
- Выводы
- Рекомендуемые действия
- Комментарии, поступившие от органов исполнительной власти, и их оценка Счётной палатой
- Приложение I. Цели, охват и методология
- Приложение II. Рекомендации министерствам и ведомствам
- Приложение III. Комментарии, полученные от Национальных Архивов
- Приложение IV-X. Комментарии, полученные от ведомств
- Приложение XI. Контактное лицо в Счётной палате и благодарности участникам работы
https://www.gao.gov/products/GAO-20-59
https://www.gao.gov/assets/710/704972.pdf
Комментариев нет:
Отправить комментарий