Новый перечень: Состав документов персонифицированного учета

Анализ нового «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденного приказом Росархива от 20 декабря 2019 года №236, выявил несколько проблем с документами персонифицированного учета. Первым встаёт вопрос о составе этой документации. Давайте разбираться, о каких документах идёт речь.

До 2017 года все документы, связанные с персонифицированным учетом, включая отчётность по стразовым взносам, поступали в Пенсионный фонд РФ.

В 2017 году администрирование страховых фондов была передано из Пенсионного Фонда в Федеральную налоговую службу (ФНС России). Новая квартальная отчетность «Расчёт по страховым взносам» сдаётся всеми работодателями с 1 квартала 2017 года.

В Перечне 2019 года для этой отчетности установлен срок хранения как для документов по личному составу:

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20 декабря 2019 года №236

308. Расчеты по страховым взносам:

а) годовые - 50/75 лет

б) квартальные - 50/75 лет

Соответствующая статья Перечня вошла в подраздел 4.3 «Налогообложение» раздела 4 «Учет и отчетность».

В «Методических рекомендациях «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу», разработанных Росархивом и ВНИИДАД в 2014 году, документы по уплате страховых взносов явным образом были отнесены к документам по личному составу:

Методические рекомендации «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу» (Росархив/ВНИИДАД, Москва, 2014 год, 29 страниц, см. http://archives.ru/documents/metod-rekomend_expertise-lichny-sostav-2014.shtml )

2.1.4. Документы по заработной плате и другим денежным выплатам включают: индивидуальные сведения застрахованного лица о трудовом стаже, заработной плате и уплате страховых взносов;

Согласно этим рекомендациям получается, что всё то, что представляется в Пенсионный фонд, работодатели могут хранить 5 лет, а вот представляемый в ФНС отчёт по страховым взносам нужно хранить гораздо дольше.

В настоящее время страхователи также обязаны представлять в Пенсионный фонд ряд документов для регистрации граждан в системе индивидуального (персонифицированного) учета:

Постановление Правления ПФ РФ от 27.09.2019 года №485п «Об утверждении форм и форматов сведений, используемых для регистрации граждан в системе индивидуального (персонифицированного) учета, и Порядка заполнения форм указанных сведений» (см.:  http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=344364 )

• Анкета зарегистрированного лица (форма АДВ-1);


• Заявление об изменении анкетных данных зарегистрированного лица, содержащихся в индивидуальном лицевом счете (форма АДВ-2);


• Заявление о выдаче документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (форма АДВ-3);


• Запрос об уточнении сведений (форма АДИ-2);


• Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР (форма АДВ-6-1);


• Сопроводительная ведомость (форма АДИ-5);


• Сведения о трудовом стаже застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования (форма СЗВ-К).

Кроме того, при ведении персонифицированного учета в Пенсионом фонде используется еще` один документ, который в новый Перечень включён не был - это «индивидуальный лицевой счет», который с 2019 года дополнен новым разделом «Сведения о трудовой деятельности»:

Федеральный закон от 01.04.1996 №27-ФЗ (ред. от 16.12.2019) «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»

индивидуальный лицевой счёт - электронный документ, содержащий предусмотренные настоящим Федеральным законом сведения о зарегистрированном лице, хранящиеся в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации;

раздел «Сведения о трудовой деятельности» - раздел индивидуального лицевого счета, в котором содержатся сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже зарегистрированного лица, его приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и об увольнении. В целях настоящего Федерального закона в части формирования сведений о трудовой деятельности под трудовой деятельностью понимаются периоды работы по трудовому договору, периоды замещения государственных и муниципальных должностей, должностей государственной гражданской и муниципальной службы, а также в отношении отдельных категорий зарегистрированных лиц иные периоды профессиональной служебной деятельности;

Сроки хранения содержащихся в лицевом счёте сведений законом не установлены; это неявным образом сделано в «Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах»:

Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. приказом Минтруда России от 21.12.2016 №766н (ред. от 14.06.2018)

V. Порядок хранения и уничтожения документов, содержащих
сведения индивидуального (персонифицированного) учета

43. Лицевой счет ведется Пенсионным фондом Российской Федерации в течение жизни застрахованного лица.

После смерти застрахованного лица сведения, содержащиеся в его лицевом счете, хранятся в течение срока, предусмотренного порядком хранения пенсионных дел.

44. Документы, представленные в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации для целей индивидуального (персонифицированного) учета хранятся в территориальных органах Пенсионного фонда Российской Федерации в течение срока, установленного пунктом 4 статьи 8 Федерального закона от 1 апреля 1996 г.№27-ФЗ.

45. Уничтожение документов индивидуального (персонифицированного) учета производится по истечении установленного срока их хранения в порядке, установленном пунктом 4 статьи 8 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. №27-ФЗ.

Всё бы было прекрасно, но проблема заключается в том, что в настоящее время Пенсионный фонд ведёт выплатные дела, сроки хранения которых установлены «Положением о сроках хранения выплатных дел и документов о выплате и доставке страховой пенсии, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению», а вот ведение «пенсионных дел» не предусмотрено.

Положение о сроках хранения выплатных дел и документов о выплате и доставке страховой пенсии, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению, утв. приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 3 сентября 2014 года №602н

2. Выплатные дела, документы о выплате и доставке пенсий, а также дела об отказе в назначении соответствующей пенсии хранятся на бумажных носителях или в электронной форме в территориальном органе Пенсионного фонда Российской Федерации.

3. Выплатные дела хранятся:

а) выплатные дела получателей страховой пенсии по старости, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению - 40 лет начиная с года, следующего за годом прекращения выплаты соответствующей пенсии;

б) выплатные дела получателей страховой пенсии по инвалидности - 50 лет начиная с года, следующего за годом прекращения выплаты пенсии;

в) выплатные дела получателей страховой пенсии по случаю потери кормильца и пенсий по государственному пенсионному обеспечению по случаю потери кормильца - 30 лет начиная с года, следующего за годом прекращения выплаты соответствующей пенсии;

г) выплатные дела получателей пенсии из числа детей-инвалидов и инвалидов с детства (независимо от вида получаемой пенсии) - 40 лет начиная с года, следующего за годом прекращения выплаты пенсии.

4. Дела об отказе в назначении страховой пенсии, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению хранятся 10 лет начиная с года, следующего за годом вынесения решения об отказе в назначении соответствующей пенсии.

5. Документы о выплате и доставке пенсий хранятся 10 лет начиная с года, следующего за годом их формирования.

Выплатные дела также в новый Перечень не включены.

Подводим итоги

Казалось бы, сроки хранения установлены – применяй! Однако более детальный анализ показывает, что вопрос, каким нормативно-правовым актом и какие именно сроки хранения установлены, остается в ряде случаев открытым.

Возникает также вопрос, почему в Перечень включены не все виды документов, входящих в комплекс документов персонифицированного учета.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=345020
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=302793
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=170782
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=344364
http://archives.ru/documents/metod-rekomend_expertise-lichny-sostav-2014.shtml