Известный своими работами по условным рефлексам специалист по поведенческим исследованиям профессор Иван Петрович Павлов мог бы гордиться современным офисным работником.
Эта электронная переписка представляет собой смесь ключевых по важности деловых документов и личных писем, а также неформальные беседы и рекламные объявления. Длинные цепочки электронных писем означают существование нескольких экземпляров одного и того же документа с вложениями, которые управляются - или не управляются - каждым из их получателей.
Правда о сроках хранения документов и электронной почте
Многие люди не понимают, что их электронная переписка является официальными документами, и не следуют надлежащей практике отслеживания сроков хранения, подразумевающей классификацию писем и их надлежащее хранение в течение всего срока хранения. (Все эти документы лежат в Вашем почтовом ящике. Когда Вы в последний раз задумывались: «Это письмо является документом, и мне нужно пометить его и поместить в корпоративное хранилище, где оно будет храниться в течение положенных трёх лет?»)
Вероятно, половина нашей электронной переписки - это неформальные сообщения, которые лучше было бы передавать посредством телефонного звонка. Но среди этого половодья есть официальные документы, критически-важные деловые материалы, которые должны быть сохранены, и которые подлежат раскрытию в соответствии с требованиями законодательства, в том числе закона о свободе доступа к государственной информации. Большинство наших документов проходят или «живут» в наших системах электронной почты, являющейся наиболее распространенной формой делового общения, поэтому электронной почтой необходимо управлять.
Электронная почта изначально не была предназначена для управления документами
Электронная почта первоначально была спроектирована в качестве средства обмена сообщениями – транзитного пути, а не станции хранения документов или места встречи для совместной работы. Существуют и другие, более удобные пути.
- Культура коллективной работы и обмена информацией: Содержащиеся в электронной переписке документы не являются доступными всем авторизованным пользователям. Я часто наблюдаю ситуации, когда все деловые заказы оказываются заблокированными в учётной записи электронной почты одного менеджера, и это означает, что другие сотрудники должны просить этого менеджера, когда хотят увидеть заказ. Сноровистая, гармоничная оперативная работа требует взаимного обмена знаниями. Это означает культурный сдвиг - переход от хранения рабочих материалов на личных устройствах и в электронной почте к «шкафу с документами» сообщества, находящемуся в хранилище системы управления документами или контентом.
- Безопасность: Документы в виде электронных писем или присоединённых к ним файлов не защищены. С обычной, незашифрованной электронной перепиской в последнее время был связан ряд серьезных инцидентов безопасности, в результате которых произошла утечка миллионов электронных писем и был нанесён ущерб в миллионы долларов. Происходит не только компрометация личного контента; при утечках злоумышленники собирают метаданные, которые путешествуют вместе с электронной почтой, раскрывая тем самым информацию о Вашем адресате, сети и о Вашем компьютере. Существуют более безопасные технологии и практики для передачи персональных данных.
- Документная система: Если вы поделитесь электронным письмом и приложениями к нему с тремя товарищами по рабочей группе, будут существовать уже четыре копии сообщения электронной почты и присоединённых документов. Каждый получатель скачивает документ и, возможно, редактирует свой экземпляр. Это не только засоряет систему, но и делает поиск «правильной» версии трудоёмким и нервным делом. Я разговаривала с несколькими клиентами, которые использовали такие слова, как «кошмар» и «ад», чтобы описать процесс поиска правильной версии выставленного клиенту счета или описания проекта, когда соответствующий менеджер уходит в отпуск. В экстремальных случаях менеджеры не могли уйти в отпуск ввиду риска возникновения хаоса в офисе.
- Подотчётность: В случае э-раскрытия (поиска и представления относящихся к делу электронных материалов в случае судебного спора или расследования – Н.Х.) все экземпляры документа, - в электронной почте, на общих дисках, в голосовой почте или на жёсткий дисках, - должны быть извлечены и защищены от изменений. Отыскать электронную переписку, содержащую информацию о повседневных операциях, должно быть нетрудно. Письма, содержащие информацию, имеющую долгосрочную ценность, должны быть защищены; те же, что имеют мимолётное значение, должны быть уничтожены, когда надобность в них исчезнет.
- Благоразумие: Электронная почта привычна и проста в использовании, что мы используем её для всего. Но стоит задуматься, всегда ли электронная почта - подходящий инструмент. Хорошая платформа для совместной работы позволяет группе организовать общение, не создавая бесконечных и повторяющихся цепочек электронных писем. Если нет необходимости документировать обмен информацией и управлять созданными документами, то телефонный звонок или использование форума группы может быть предпочтительным вариантом.
Мой комментарий: Смысл этого пункта заключается в том, что лучше без нужны не оставлять следов, которые могут быть обнаружены в случае судебного спора или расследования.
Управление документами в электронной почте (равно как и в других системах) должна быть частью программы управления документами, которая включает в себя:
- Политика и сроки хранения. Они должны быть видимыми, представлены в удобном для пользователя формате, и такими, чтобы на их основе можно было действовать.
- Руководство и политика использования электронной почты: Обучение, помогающее персоналу определить, какие электронные письма являются официальными документами, и имеют ли они долговременную ценность; а также дающее ответы на вопросы: Какие метаданные следует захватить? Кто несёт ответственность за сохранение официальной копии электронного письма? Кто имеет право доступа к этой электронной почте?
Может быть рекомендовано в электронных письмах вместо присоединённых файлов использовать гиперссылки на документы, которые находятся в корпоративном хранилище с соответствующими мерами контроля и управления доступом. Могут быть даны полезные советы, вроде следующих:- Откройте электронное письмо и сразу отработайте его до конца, не откладывая это с надеждой вернуться к нему как-нибудь потом и не позволяя почтовому ящику разбухать,
- В ежедневном распорядке дня выделите время на работу с электронной почтой, чтобы свести к минимуму отвлечение внимания.
- Процесс: Чёткие и ясные инструкции по утверждению, хранению и уничтожению/передаче электронной переписки;
- Специалист по управлению документами: Это тот, кто отвечает за мониторинг эффективности программы управления документами и является «точкой контакта» для пользователей, если у них возникают вопросы;
- Хранилище системы управления документами / контентом: Сервис управления структурированной информацией, поддерживающий поиск, извлечение, создание резервных копий и т.д.
- Форум для совместной работы: Цифровое пространство, в котором группы могут вести обмен информацией, не создавая длинных цепочек электронных писем.
Андреа Малик (Andrea Malick)
Мой комментарий: На мой вкус, советы Андреа в целом несколько старомодны, и с некоторыми из них можно было бы, пожалуй, поспорить – но, возможно, для тех читателей, кто сравнительно недавно перешёл на работу с электронными документами и пока не готов осваивать новейшие методы и подходs, они будут даже понятнее :)
Источник: сайт CMS Wire
https://www.cmswire.com/information-management/attachment-issues-email-as-records-management/
Комментариев нет:
Отправить комментарий