Итак, очередная ежегодная конференция «Электронные документы» стала историей (Конференция была организована Комиссией по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас (Texas State Library and Archives Commission, TSLAC) и департаментом информационных ресурсов штата (Department of Information Resources, DIR). Она прошла в городе Остин (Austin) 16 ноября 2018 года – Н.Х.). В этом году мы превзошли все ожидания, и в мероприятии приняли участие более 350 человек, представлявших около 60 государственных органов и учреждений штата, 61 муниципальный орган власти и 22 поставщиков. У нас также было 23 докладчика, которые провели 12 сессий (рекордный показатель за всю историю конференций!), посвященных ключевой теме этого года - решению сложных задач в области управления электронными документами, таких, как инвентаризация данных, оценка уровня управления электронными документами, полномасштабной управление информацией, обеспечение долговременной сохранности и многое другое. Этот год нас не разочаровал!
Конференционный день начался с приветствий и информации о новостях, сделанных представителями организовавших мероприятие органов штата – Комиссии по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас и департаментом информационных ресурсов штата DIR. В частности, было рассказано о подготовленном DIR отчете об итогах изучения вопросов хранения электронных материалов в региональных органах исполнительной власти (Digital Storage Study Report, основные итоги см. https://www.tsl.texas.gov/sites/default/files/public/tslac/slrm/conferences/erecords2018/DIR-SILVA-DSS.Erecords.PRESO_.ES_.pdf - для получения доступа может потребоваться анонимайзер - Н.Х.).
Мой комментарий: В отчете, в частности, отмечено, что органы власти штата в общей сложности хранят 15 петабайт данных, на это за год было потрачено 42 миллиона долларов. Почти половина (45%) данных хранится дольше, чем это требуют существующие сроки хранения. Требованиям по качеству услуг хранения и по безопасности удовлетворяет 81% систем.
Затем мы поприветствовали основного докладчика этого года - Бенито Ибарру (Benito Ybarra), руководителя службы аудита и комплайнса Министерства транспорта штата Техас. Г-н Ибарра очень интересно рассказал о проблемах с точки зрения аудита и призвал специалистов по управлению документами «увидеть новые возможности».
Бенито Ибарра анализирует правовое определение «Управление документами означает применение методов управления к созданию, использованию, хранению, отслеживанию сроков хранения, обеспечению долговременной сохранности и уничтожению либо передаче на постоянное хранение документов … для целей сокращения расходов и повышения эффективности делопроизводства»
Анализируя правовое определение понятия «управление документами» (records management – см. фото), г-н Ибарра отметил, что специалисты по управлению документами тратят много времени на совершенствование деятельности, о которой говорит первая половина определения, но гораздо меньше – на то, о чём говорит вторая часть. По мере того, как специалисты по управлению документами стремятся укрепить существующую и заручиться дополнительной поддержкой своих программ, необходимо уделять больше времени демонстрации экономии средств и повышения эффективности, которые программа управления документами может дать своей организации.
Ибарра настоятельно рекомендовал специалистам по управлению документами обеспечить своё «широкое и динамичное присутствие» и «выйти из своей зоны комфорта» - знать своё видение и цели, и то, как они могут быть стратегически увязаны с общим видением и миссией Вашей организации. Следует понимать свою ценность для организации и уметь объяснить, как программа управления документами может способствовать сокращению затрат и повышению эффективности Вашей организации.
Более подробно познакомиться с динамичным докладом Ибарры можно по презентации в формате PDF, которая доступна на веб-странице конференции ( https://www.tsl.texas.gov/sites/default/files/public/tslac/slrm/conferences/erecords2018/Keynote-Ybarra%20-%20Records%20Management.pdf ).
В ближайшие недели мы продолжим публиковать обзоры докладов, сделанных на конференции. В также можете посмотреть наш видеосюжет о конференции, который выложен по адресу https://www.youtube.com/watch?v=6_mj-fudKqk .
Сара Джекобсон (Sarah Jacobson)
Источник: сайт «The Texas Record»
https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2018/11/e-records-2018-tackle-tough-e-records-challenges/
Комментариев нет:
Отправить комментарий