Ответ на вопрос коллеги: Как быть, если приказы по основной деятельности были созданы в электронном виде и подписаны ЭЦП/УЭП?

Вопрос: В одном государственном органе за 2013 год все приказы по основной деятельности были созданы в электронном виде, и подписаны ЭЦП. Потом они были распечатаны на бумажный носитель, соответственно подписи руководителя государственного органа на них нет. Мнения архива, что это образы и на постоянное хранение взяты быть не могут. Как быть в этом случае? Переподписать все приказы невозможно, руководитель уже сменился. Может вы в своей практике сталкивались с подобной ситуацией?

Ответ: Начнем с юридических вопросов.

1. Если приказы по основной деятельности изначально были созданы в электронном виде и подписаны усиленными электронными подписями, то именно они и являются подлинниками и подлежат передаче на архивное хранение - сначала на ведомственное, а затем в государственные архивы.

В первую очередь именно сотрудники ведомственного архива должны определиться с процедурой принятия этих изначально-электронных документов постоянного срока хранения в архив. Они не имеют права отказать в приеме на хранение этих документов на том основании, что они электронные. Именно изначально-электронные документы будут, в случае необходимости, служить надлежащими, полноценными, юридически значимыми доказательствами.

2. Термин «образы» лишь «мутит воду» - мы говорим о копиях.

При наличии «живых» электронных подлинников бумажные копии (пусть даже надлежащим образом заверенные) могут рассматриваться только как вспомогательные материалы – это может быть, например, фонд пользования. В отдельных случаях, если реальная деловая деятельность велась с использованием бумажных копий, они могут содержать важные резолюции и т.п., которые могут оправдать их выборочный приём на архивное хранение – но опять-таки, в дополнение к электронным подлинникам.

Есть лишь одна ситуация, когда архив должен принять надлежащим образом заверенные (поштучно или всем массивом) бумажные копии на хранение – если изначально-электронные документы безвозвратно утрачены и/или технологии устарели настолько, что они стали непригодны к использованию.

Я считаю, что ничего выдумывать не нужно – следует, как и в ситуации с бумажными документами, передать массив документов с описью в архив по акту. Если это электронные документы, они передаются на носителе информации. По договоренности с архивистами могут быть приняты дополнительные меры обеспечения целостности и аутентичности, такие, как:

• Вычисление хешей как отдельных документов, так и массивов документов (либо, как вариант, могут быть использованы усиленные электронные подписи или отметки времени);


• Если такая возможность есть, может быть проведена достаточно трудоемкая и дорогостоящая перепроверка усиленных электронных подписей, о чем может быть составлен акт;


• Может быть проведена проверка на вирусы, с составлением акта.


• Вместе с документами могут быть переданы соответствующие сертификаты ключей проверки и, может быть, весь набор списков отозванных сертификатов соответствующих удостоверяющих центров (УЦ).

Я бы настоятельно рекомендовала архиву принять бумажные копии в качестве страховой меры. Если архив успешно справится с хранением изначально-электронных подлинников, через несколько лет можно будет провести повторную экспертизу ценности и уничтожить эти копии.

3. Мне очень жаль архивистов, поскольку они сейчас оказываются «крайними» в ситуации, когда все органы государственной власти уже активно создают и используют в своей деловой деятельности электронные документы, в том числе и постоянного срока хранения, а архивная отрасль до сих пор не готова к принятию их на хранение – ни в нормативно-методическом, ни в техническом, ни в кадровом отношении. В результате уже имеют место колоссальные утраты документов Архивного фонда России.

Учитывая, что в настоящее время идет подготовка законопроектов, направленных на расширение сферы применения электронных документов, у архивов очень мало шансов на то, что их бедственное положение и неготовность к приему на хранение электронных документов будут как-то учитываться. То, что архивная отрасль и архивная наука за 20 лет практически не продвинулась в решении данного вопроса, никого интересовать не будет. Заменять суррогатами подлинники вряд ли кто согласится.

Чтобы бы я сделала в такой ситуации:

• У вас есть электронные подлинники приказов, подписанные усиленной квалифицированной подписью руководителя. Нужно разработать порядок их передачи на хранение и поставить перед ведомственным архивом задачу организации их приема на хранение. Если это осуществить невозможно, нужно продумать, каким образом ведомство будет осуществлять своими силами хранение электронных приказов до передачи их на государственное хранение.


• Одновременно стоит направить в Росархив и в государственный архив, источником комплектования которого является ведомство, официальные письма с изложением сложившейся ситуации, и с просьбой разъяснить, каким образом эти изначально электронные документы будут передаваться на государственное хранение. Это, с моей точки зрения, нужно сделать для того, чтобы в случае неприятностей иметь возможность подтвердить, что Вы заранее поставили в известность орган государственной власти, отвечающий за обеспечение сохранности документов архивного фонда РФ о сложившейся ситуации, и продемонстрировать, какую помощь от него Вы получили (или не получили).


• Кроме того, я бы оценила возможность и затраты на проведение проверки электронной подписи руководителя на приказах, при возможности провела такую проверку и зафиксировала её результаты в акте. Для этого нужно либо воспользоваться (скорее всего, платными) услугами УЦ, - либо в вашем распоряжении должны находиться сертификат ключа проверки подписи руководителя, который использовался для подписания приказов (если в этот период проходила замена подписи, то сертификатов может быть несколько), а также списки отозванных сертификатов, выпущенных тем удостоверяющим центром, который выпускал сертификат проверки подписи.