Ответ на вопрос коллеги: Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях

Вопрос: Хотелось бы услышать Ваши комментарии по поводу Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной Росархивом в апреле 2018, зарегистрированной Минюстом России в августе 2018. Насколько она применима в государственных организациях?

Должны ли эти организации менять свои инструкции, если со стороны федерального органа исполнительной власти, которым они подведомственны, не было нормативно-правового акта, содержащего требования о ее использовании при разработке индивидуальных инструкций по делопроизводству (в частности, высшие учебные заведения)?

Ответ: Главная проблема всех последних разработок Росархива в том, что они не учитывают реальное положение дел в государственных и муниципальных организациях – а оно очень разное, у нас фактически сложилась «многоукладность» делопроизводства. Есть, конечно, и такие организации, которые до сих пор работают по технологиям 1980-х годов 20 века и в соответствии с «заветами дедов и прадедов наших», и для них данная Примерная инструкция может оказаться полезной. В то же время многие передовые государственные органы и организации давно ушли вперед, как в части всей системы управления документами (многие уже отказались от классического вертикального движения документов, используются широкомасштабное делегирование полномочий, коллективная работа над документами, коллективное использование СЭД и баз данных и т.п.), так и в части технологий. Традиционно Росархив ничего, кроме бумажной организационно-распорядительной документации, знать не желает – а для многих органов и организаций ОРД составляет лишь небольшую часть их документального фонда.

Наказание за несоответствие указаниям Росархива не предусмотрено, а вот за провалы в основной работе с государственных организаций и лично с их руководителей голову снимут.

Кроме того, уже само название – «Примерная», не «Типовая» - говорит о том, что мы имеем дело, в сущности, с методическими рекомендациями. Как это типично для Росархива, в его нормативных документах различие между типовой и примерной инструкциями не объясняется, дабы «не вводить во искушение», и здесь выручает обращение к «классике»:

«Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 N33, http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_94185/  - нормативным этот документ так и не стал)

3.2.5.2. Различают три вида номенклатур дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

«Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 года, также не имеющие статуса нормативного документа)

3.4.4. Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Эту же мысль повторяют известные хранители традиций – коллеги из Беларуси:

«На практике традиционно различают три вида инструкций по делопроизводству: примерная, типовая и индивидуальная (конкретная).

Примерная инструкция по делопроизводству устанавливает требования к порядку работы с документами для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, штатам и другим параметрам, в связи с чем носит рекомендательный (методический) характер. На основе примерных инструкций по делопроизводству в организациях разрабатываются индивидуальные инструкции, имеющие статус локального нормативного правового акта. …

Типовая инструкция по делопроизводству составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций и используется ими в качестве обязательного нормативного правового акта. Как правило, при наличии типовой инструкции индивидуальные инструкции по делопроизводству в соответствующих организациях не разрабатываются.»

Источник: А.Е.Рыбаков «Инструкция по делопроизводству в организации: назначение, разработка, применение», январь 2005, https://otdelkadrov.by/number/2005/1/453/

В общем, срочной необходимости менять свои инструкции по делопроизводству я не вижу. Те, кто работает по традиционным технологиям, могут, если хотят, «привести в соответствие» свою практику – но это будет их решение. В то же время, никто не отменял «правило жизни», особенно актуальное для вузов – «не высовываться, быть, как все»; и если все начали переписывать свои инструкции, то безопасней может быть переписать и свою :)

Суммируя сказанное, я считаю, что перед принятием решения Вам нужно себе ответить на следующие вопросы:

• Зачем мне это нужно? Зачем это нужно моей организации? Получу ли я какую-то отдачу от приведения своей инструкции в соответствие – ну хотя бы тем, что продемонстрирую начальству свою активность или лишний раз привлеку внимание персонала к важности правильной работы с документами?


• Что организации и мне будет, если мы ничего не станем менять - нас что, кто-то накажет, или наши документы будут признаны недействительными?


• Что в этом плане делают другие вузы?


• Каковы будут затраты (материальные и трудозатраты) на эту работу, готово ли руководство на них пойти, окупятся ли они?

При возможности, желательно узнать мнение юриста организации (как об обязательности новой инструкции, так и о необходимости ей соответствовать), оно может очень пригодиться при обосновании выбранного варианта действий.