Декабрь 2019 года уже не кажется столь уж далеким.
Это крайний срок, первоначально установленный в 2016 году, к которому федеральные органы исполнительной власти обязаны перейти на управление всеми документами постоянного срока хранения в электронном виде с тем, чтобы впоследствии передать их на архивное хранение в Национальные Архивы США (NARA) в электронном формате.
«Цель этой инициативы заключается в том, чтобы помочь федеральным органам исполнительной власти более легко получать услуги и решения для управления электронными документами. Мы работаем над этим с октября 2015 года, и когда мы начинали этот проект, мы спросили федеральные органы, что они хотели бы получить от нас. Очень часто нам говорили, что Национальные Архивы хорошо справляются с той частью своей работы, когда посредством своих политик и руководств они говорят федеральным органам, что тем следует делать, - однако этим органам нужна дополнительная помощь в плане того, как выполнять эти требования, им нужны практичные инструменты для управления своими электронными документами», - отметила Андерсон в недавнем интервью, данном в ходе мероприятия, которое совместно проводили Американский совет по технологиям (American Council for Technology, ACT – некоммерческая образовательная организация, помогающая государственным органам эффективно приобретать и использовать ИТ-ресурсы) и созданный им Отраслевой консультационный совет (Industry Advisory Council, IAC – организует совместную работу руководителей организаций отрасли и государственных органов по ИТ-проблемам, представляющим интерес для государства).
«В рамках инициативы FERMI мы использовали два пути. Первый – сотрудничество с отделов общих служб и по вопросам повышения их эффективности Управления общих служб правительства США (U.S. General Services Administration, GSA) по вопросу оказания общих услуг и в совете по стандартам деловой деятельности. В этом совете мы являемся лидером разработки стандартов управления электронными документами. Мы подготовили стандарты на основе «Федеральной интегрированной деловой концепции» (Federal Integrated Business Framework, FIBF, https://www.ussm.gov/fibf/ ), с тем, чтобы включить управление электронными документами в состав общих сервисов».
Андерсон подчеркнула, что благодаря разработке стандартов для электронных документов, у федеральных ведомств будет меньше проблем с управлением финансовыми, кадровыми и иными административными документами.
Это также означает, что при переходе федеральных органов на использование общих служб и сервисов (см. https://federalnewsnetwork.com/agency-oversight/2018/08/nara-move-to-digital-records-does-not-get-cheaper-but-easier-to-manage/ ) для управления кадровыми, финансовыми или зарплатными документами, стандарты управления электронными документами будут «встроены» в соответствующие системы.
«Мы сотрудничали с GSA, когда те вышли с инициативой системы New Pay (облачного решения, предназначенного для управления зарплатными документами – Н.Х.), чтобы включить в технические спецификации системы требования к управлению документами», - отметила Андерсон. «Мы стремимся встроить управление документами непосредственно в сервисы, чтобы Вам не нужно было искать отдельный инструмент для этой цели».
И вот здесь появляется второй путь, по которому вместе идут NARA и GSA. Эти два федеральных ведомства добились введения новой специальной статьи для услуг и решений для управления электронными документами (Special Item Number, SIN) в Перечень 36 (это перечень закупаемых через GSA офисных решений, решений для сканирования и управления документами, см. https://www.gsa.gov/portal/content/101046 - Н.Х.)., в которой федеральные органы исполнительной власти смогут найти конкретные инструменты, если те им понадобятся.
Мой комментарий: У американской системы государственных закупок имеется следующая особенность. Существует Управление общих служб правительства (GSA), организующее эффективную и экономную поддержку деятельности федеральных государственных органов. Оно от имени федерального правительства в целом заключает с поставщиками типовые контракты (GSA Schedule Contracts, или GSA Schedules), содержащие предварительно согласованные цену, условия поставки, гарантии и ряд других условий. Такие контракты обычно заключаются с большими скидками. Поставщик получает отдачу вследствие того, что ведомства просто выбирают нужный контракт из соответствующего Перечня и обговаривают недостающие условия контракта напрямую с поставщиком, не проводя тендеров. Ряд ведомств заключает только такие контракты. Большинство типовых контрактов являются многосторонними (Multiple Award Schedules, MAS) – в этом случает GSA заключает типовой контракт на одну и ту же услугу сразу с рядом поставщиков, у каждого из которых может быть своя цена. 36-й Перечень многосторонних типовых контрактов (Multiple Award Schedule 36) - это перечень закупаемых через GSA офисных решений, решений для сканирования и управления документами, см. https://www.gsa.gov/portal/content/101046 .
При определении требований для новой «специальной статьи», GSA и NARA полагались на экспертов.
«Мы начали с анализа всех законов, нормативных актов, руководств, политик и международных стандартов, имеющих отношение к управлению электронными документами, и собрали всё это в один документ, организованный в соответствии с этапами жизненного цикла документа», - рассказывает Андерсон. «Затем была сформирована рабочая группа по требованиям, состоящая из представителей ряда федеральных органов исполнительной власти. Мы также получили очень много замечаний и предложений от руководителей и специалистов служб управления документами федеральных ведомств, которые были использованы для совершенствования этих универсальные требований и показали нам, где у нас были пробелы».
Андерсон сообщила о том, что Национальные Архивы разработали варианты применения (кейсы – Н.Х.) ( https://federalnewsnetwork.com/federal-drive/2010/09/nara-has-tips-for-managing-modern-records/ ) для документов различных типов, чтобы помочь федеральным органам лучше применять стандарты и инструменты.
Эти усилия помогли федеральным ведомствам выдерживать сроки в ходе подготовки к исполнению установленных требований при наступлении в декабре 2019 года контрольного срока. В августе 2018 года Национальные Архивы сообщили ( https://federalnewsnetwork.com/agency-oversight/201https://federalnewsnetwork.com/agency-oversight/2018/08/nara-most-agencies-on-track-to-transition-from-paper-to-digital-records/ ), что 97% федеральных органов исполнительной власти уверены, что они всё исполнят в срок.
Национальные Архивы также работают сейчас над ещё двумя вариантами применения, которые помогут федеральным органам лучше управлять своими документами. По словам Андерсон, в центре внимания там будут документы в социальных сетях ( https://federalnewsnetwork.com/hearings-oversight/2017/03/rise-tweets-self-deleting-encrypted-messages-concern-lawmakers/ ) – это вариант применения проходит заключительные этапы утверждения в NARA, и будет ещё вариант применения для веб-сайтов.
«Это обеспечит применение к соответствующим материалам мер и средств управления документами. Если установлено, что выложенные в социальных сетях материалы являются документами, то нужно найти способ захватить их», - говорит Андерсон. «Сейчас советом по стандартам деловой деятельности рассматриваются варианты применения для электронных сообщений. И как только это рассмотрение завершится и пройдёт согласование в Административно-бюджетном управлении (OMB), мы продолжим работу над вариантами для социальных сетей, так что уже где-то этой зимой мы представим их на публичное обсуждение».
В следующем году, по словам Андерсон, Национальные Архивы сосредоточат своё внимание на ряде областей, включая расширение сотрудничества с GSA по инструментам и сервисам, включаемым в Перечень 36.
«Еще одна важная часть работы NARA, - это стандарты оцифровки, помогающие помочь достичь цели контрольного срока 2019 года, а также цели, намеченной Национальными Архивами на 2022 год – прекратить приём на архивное хранение от федеральных органов исполнительной власти бумажных документов постоянного срока хранения», - отмечает Андерсон. «Мы планируем включить соответствующие решения и услуги в Перечень 36, с тем, чтобы появились поставщики, самостоятельно декларирующие, что они также соответствуют и стандартам оцифровки NARA».
Джейсон Миллер (Jason Miller)
Мой комментарий: Я с нетерпением буду ждать стандартов оцифровки, которые подготовят Национальные Архивы США. Очень интересно будет сравнить их подходы и рекомендации с тем, что сейчас готовится в недрах Росархива.
Источник: сайт FederalNewsNetwork.com
https://federalnewsnetwork.com/big-data/2018/11/federal-records-digitization-deadline-now-nearly-a-year-away/
Комментариев нет:
Отправить комментарий