Аутентичность электронных документов: Представление контекста

Данный пост преподавателя турецкого университета Bursa Uludag Эзхана Саглика (Özhan Saglik – на фото) был опубликован 20 ноября 2018 года на блоге британской Коалиции по электронной сохранности (Digital Preservation Coalition, DPC) среди материалов, приуроченных к Международному дню электронной сохранности, который отмечался 29 ноября 2018 года (см. https://dpconline.org/blog/idpd ).

«Понимаете, это мой жёсткий диск, и на него имеет смысл записывать лишь полезные вещи. По-настоящему полезные. Обычные люди наполнили свои головы всевозможной чепухой, и это затрудняет доступ к важной информации.» - «Шерлок Холмс», сезон 1, эпизод 3.

Архивы - это банки семантического капитала (Floridi 2018, Gollins 2018), и мы можем обеспечить интеллектуальный контроль над этим капиталом посредством контекста, который играет ключевую роль в электронной архивации (Sheridan 2018).

Надпись на здании Национальных Архивов США гласит: «В данном здании находятся на доверенном хранении документы о жизни нашего народа. Оно символизирует нашу веру в постоянство наших национальных институтов» (NARA 2018). Сказанное верно для любой страны: архивы обеспечивают доверие к документам, независимо от того, представлены ли они в физической или электронной форме.

Национальные Архивы Великобритании опубликовали свое видение в документе «Раскрепощённые архивы» (Archives Unlocked, см. http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/archives/Archives-Unlocked-Brochure.pdf ), и одним из основных моментов этой концепции является «доверие». Отмечается, что «люди и учреждения доверяют аутентичности архивных документов, а также тому, как обеспечивается их сохранение и представление» (TNA 2017).

Мы можем говорить об аутентичности Великой хартии вольностей (Magna Carta – как говорит Википедия, это «политико-правовой документ, составленный в июне 1215 года на основе требований английской знати к королю Иоанну Безземельному и защищавший ряд юридических прав и привилегий свободного населения средневековой Англии», см. https://ru.wikipedia.org/wiki/Великая_хартия_вольностей  - Н.Х.), - но можем ли мы доверять электронным документам? Если мы можем, каким образом им доверяют? Электронная среда даёт множество преимуществ в плане управления документами, но мы также сталкиваемся с проблемами, связанными с особенностями этой среды, такими, как устаревание и деградация оборудования, непреднамеренные потери, трудности с обеспечением долговременной сохранности электронных документов и т.д.. Как отметил директор по электронным технологиям Национальных Архивов Великобритании Джон Шеридан (John Sheridan), наше время – это самое захватывающее время быть архивистом. Итак, вопрос поставлен четко и ясно: как мы можем обеспечить доверие к электронным документам?

Мой комментарий: Турецкий коллега, на мой взгляд, допускает существенную неточность. Задача архивов – обеспечить целостность и аутентичность документов. В большинстве случаев речь идёт о том, чтобы сохранить документы такими, какими они были приняты на хранение от источника комплектования, вместе со сведениями об их происхождении, использовании, хранении, преобразованиях, взаимосвязях и т.п. Архив, таким образом, обеспечивает доверие к происхождению документов – но он никоим образом не отвечает за достоверность их содержания! Именно поэтому не нужно путать термины «аутентичность» и «доверие».

В решении проблемы обеспечения доверия к электронным документам, безусловно, должны участвовать юристы. Наша коллега Энн Лайонс (Ann Lyons) сказала, что, когда мы говорим о документах как о культурно-историческом наследии, юристам это не интересно, но когда мы смотрим на документы как на свидетельства и доказательства, их это может заинтересовать (Lyons 2018). Документами являются свидетельствами деятельности, поэтому мы должны сохранять их в соответствии с требованиями, установленными законами и нормативными актами. Даже когда существуют расхождения между требованиями различных юрисдикций, у нас есть общие аспекты, связанные с обеспечением доверия: аутентичность, надёжность и точность. Доверие к надёжности и точности можно обеспечить с помощью электронных цифровых подписей, контрольных сумм и т.п., и мне хотелось нечто подобное сделать и в плане обеспечения аутентичности.

Мой комментарий: Здесь есть свои неточности. Электронные цифровые подписи и усиленные электронные подписи являются инструментами, помогающими более-менее надёжно обеспечить как раз целостность и аутентичность документов. Сами по себе – так же, как и собственноручные подписи под бумажными документами – они не гарантируют точности и достоверности содержания документов.

Мы определяем аутентичность через такие качества, как идентичность (identity) и целостность (Duranti and Rogers, 2012). Благодаря преимуществам компьютерной среды, мы можем защитить целостность с помощью контрольных сумм и алгоритмов хеширования. Вопрос стоит об обеспечении идентичности, поскольку один из ключевых моментов при подтверждении аутентичности является демонстрация того, что, документы создаются в ходе обычной повседневной деловой деятельности. Решение этого вопроса отправляет нас к контексту.

Мой комментарий: В англосаксонском праве факт создания определенных документов в рамках обычной повседневной деловой деятельности, а не, скажем, накануне прихода контролирующих органов, действительно является одним из важных критериев доверия к документам – «одним из», и не более того! Представители академической науки всё время забывают о том. что в реальной жизни множество документов создается как раз в результате особых, неожиданных и/или нештатных ситуаций, и это совсем не означает, что им нельзя доверять! :)

Отсюда возникает связь с Шерлоком: мы группируем документы в соответствии с естественными взаимосвязями между ними. Так формируются папки, дела и досье. Связь между документами, папками, сериями документов и деловыми функциями составляет одну из частей контекста, поэтому контекст показывает нам, что является полезным – по-настоящему полезным, как говорил Шерлок. Мы неоднократно видели, что многие учреждения не устанавливают подобных связей. Взаимосвязь документов с папками/делами/досье и сериями позволяет понять, к какой обычной повседневной деловой деятельности те относятся - иными словами, она подтверждает аутентичность.

Мы видели плохие результаты у учреждений, пренебрегающих установлением подобных связей. Из-за того, что они не захватывают должным образом все части контекста, не выделяют и не обеспечивают сохранность электронных документов и, когда необходимо, их представление, поэтому они сталкиваются с рисками. Мы считаем, что учреждения формируются людьми, а люди создают документы. Учреждения заслуживают того, чтобы быть выдающимися в плане исключительно высокого качества своих документов.

Мы можем сохранить контекст и проанализировать с точки зрения управления документами, обеспечена ли аутентичность или нет, - но нам нужен программный инструмент, показывающий, что документы аутентичны. Похоже, что мы ещё будем возвращаться к этому вопросу, и, ещё раз повторяя слова Джона Шеридана, наше время – это самое захватывающее время быть архивистом. Поздравляю всех с Международным днём электронной сохранности!

Эзхан Саглик (Özhan Saglik)

Библиография:

• Duranti, L and Corinne, R. (2012). Trust in Digital Records: An Increasingly Cloudy Legal Area. Computer Law and Security Review, 28, pp. 522-531 (Лючиана Дюранти и Коринн Роджерс «Доверие к электронным документам – всё более «облачная» сфера права» - Н.Х.).


• Gollins, T. (2018).  Privacy, Identity, Accountability, and Transparency - The Public Digital Archive in Tension over Sensitivity. 2018 Australian Society of Archivists Conference.


• Lyons, A. (2018). National Identity Digital Assets. UNESCO PERSIST Symposium, Lost in The Cloud: Saving Humanity’s Digital Documentary Heritage. Retrieved from https://www.facebook.com/naagovau/videos/1068623299983604/


• NARA (2018). A History of The National Archives Building, Washington, DC. Retrieved from https://www.archives.gov/about/history/building.html


• Sheridan, J. (2018, April 19). Digital Archiving: Context is Everything [Blog post]. Retrieved from https://blog.nationalarchives.gov.uk/blog/digital-archiving-context-everything/ (есть перевод на русский язык: Джон Шеридан «Электронная архивация: «Контекст – это наше всё»», https://rusrim.blogspot.com/2018/05/1_30.html - Н.Х.);


• Gatiss, M. (Writer), McGuigan, P. (Director). (2010). The Great Game [Season 1, Episode 3]. Vertue, S. (Producer), in Sherlock. London: Hartswood Films.


• The National Archives (TNA). (2017). Archives Unlocked: Releasing the Potential. Retrieved from http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/archives/Archives-Unlocked-Brochure.pdf


• The National Archives (Producer). (2018, 10 July). The Annual Digital Lecture: Semantic Capital: What It Is and How to Protect It [Podcast]. Retrieved from https://media.nationalarchives.gov.uk/index.php/digital-lecture-semantic-capital/

Источник: блог Коалиции по электронной сохранности
https://dpconline.org/blog/idpd/authenticity-of-the-electronic-records