Чехия: Сроки хранения документов и закон о защите персональных данных GDPR

Заметка Томаша Безоушки (Tomáš Bezouška – на фото) была опубликована 4 февраля 2018 года на сайте чешского Института управления документами (Institut pro správu dokumentů, IPSD).

В ходе проведенного 2 февраля 2018 года семинара «Документационная служба и закон о защите персональных данных GDPR», организованного координатором «цифровой повестки дня Чешской Республики» совместно с Управлением по защите персональных данных в рамках двухдневной международной конференции «Закон GDPR и ее внедрение в повседневную практику государственной администрации» (GDPR a jeho implementace do každodenní praxe státní správy), директор Департамента архивного дела и делопроизводства министерства внутренних дел Чехии (т.е. руководитель национальной архивной службы – Н.Х.) д-р Иржи Уловец (Jiří Úlovec) представил методологический инструмент под названием «Обзор требований законодательства, устанавливающих обязанности по сохранению отдельных типов документов» (Přehled právních předpisů stanovujících povinnost ukládat vybrané typy dokumentů), см. http://www.ipsd.cz/wp-content/uploads/2018/02/2018-02-02_mvcr_metodika-skartacni-lhuty_1v0.pdf

В этом практичном документе содержится анализ правовых требований с точки зрения правильного установления сроков хранения, что является ключевым элементом надлежащего функционирования документационной службы и одновременно фундаментальной частью подготовки к вступлению в силу европейских «Общих правил защиты персональных данных» (General Data Protection Regulation, GDPR), где одним из условий надлежащей защиты персональных данных является системный подход к установлению сроков обработки персональных данных и организация уничтожения персональных данных после истечения этих предельных сроков.

Данный методологический документ не предполагает охват абсолютно всех правовых требований, поскольку это очень сложная задача. Пока это только первая версия документа, в которой основное внимание уделено избранным 19 областям (тематическим группам), и который в дальнейшем будет постоянно обновляться и развиваться.

Документ объёмом 43 страницы доступен для скачивания в разделе «Документы» (Dokumenty) по адресу http://www.ipsd.cz/wp-content/uploads/2018/02/2018-02-02_mvcr_metodika-skartacni-lhuty_1v0.pdf

В состав тематических групп входят:

• Архивное дело


• Аудиторы, аудит


• Банковские, финансовые операции


• Безопасность, огнестрельное оружие и боеприпасы, секретная информация, противопожарная защита


• Правила ценообразования, специальные товары


• Транспорт и связь, таможня


• Экономика, налоги, бухгалтерский учет


• Горная, геологическая деятельность


• Торговля


• Социальная сфера


• Строительство, планирование землепользования


• Конфликт интересов, судимость


• Образование и культура, исследования и разработки


• Государственные закупки


• Внутреннее управление, территориальные органы самоуправления, выборы, регистры


• Кадровые вопросы, государственная служба


• Здоровье, безопасность и охрана труда на производстве


• Сельское хозяйство, окружающая среда


• Правосудие, судебные исполнители

Томаш Безоушка (Tomáš Bezoka)

Мой комментарий: От перечней Росархива чешский документ отличается тем, что в нем по каждому пункту дана ссылка на соответствующий закон или нормативный акт (см. рис.), что делает его несравнимо более полезным (в том числе для юристов). Благодаря данным ссылкам сроки хранения намного проще выверить в случае изменений в законодательстве.

Источник: сайт чешского Института управления документами
http://www.ipsd.cz/2018/02/04/metodika-ukladaci-lhuty-pro-gdpr/