ИСО: Требования к управлению документами в рамках корпоративной ИТ-архитектуры

Координатор рабочей группы WG14 «Требования к управлению документами в рамках корпоративной ИТ-архитектуры» (Records requirements in enterprise architecture) технического подкомитета ИСО TC46/SС11 Триш О’Кейн (Trish O'Kane, Новая Зеландия – на фото) рассказала о работе этой группы на сайте подкомитета.

Цель данного проекта – создать для профессионалов в области управления документами и корпоративных архитекторов документ, на который они могли бы совместно опираться, говоря о требованиях к документным процессам и системам. Стоит задача закрепить за специалистами по управлению документами роль ключевой заинтересованной стороны в корпоративной ИТ-архитектуре с тем, чтобы:

• Встроить требования к документам в цели организации и в планирование систем на стратегическом уровне;


• Оказать сильное влияние на планирование и проектирование систем.

Мой комментарий: речь идёт о проекте технического отчета ISO/DTR 21965 «Информация и документация - Управление документами в рамках корпоративной архитектуры» (Information and documentation - Records management in enterprise architecture), см. также https://www.iso.org/standard/72312.html

Для справки: Рабочие определения:

Корпоративные архитекторы (Enterprise Architects) работают с заинтересованными сторонами - как с представителями высшего руководства, так и со специалистами по направлениям – с целью формирования целостного видения стратегии организации, процессов, информации и информационных технологических активов. Роль корпоративного архитектора заключается в том, чтобы использовать эти знания и обеспечить согласованность деловой деятельности и информационных технологий. Корпоративный архитектор связывает деловую миссию, стратегию и процессы организации с её ИТ-стратегией и документирует это с использованием множества архитектурных моделей или представлений, которые показывают, как текущие и будущие потребности организации будут удовлетворяться эффективным, жизнеспособным, гибким и адаптируемым образом.

Архитекторы решений (Solution Architects) назначаются на конкретный проект или программу организации для обеспечения технической целостности и согласованности решения на всех стадиях его жизненного цикла. Они могут принимать участие во всех аспектах и действиях в рамках проекта: начиная от определения концепции, через анализ и реализацию требований и заканчивая передачей решения в промышленную эксплуатацию и использование в повседневной деловой деятельности.

Это аналогично тому, как стандарты серии системы менеджмента для документов ISO 30300 (Management Systems for Records) выпускаются в расчёте на представителей высшего руководства организации.

Корпоративные архитекторы оказывают большое влияние на формирование общекорпоративных деловых требований и на архитектуру решений. Они создают и поддерживают представления корпоративной архитектуры (Enterprise Architecture Representations), состоящие, как правило, из множества моделей или представлений, которые показывают, как текущие и будущие потребности организации будут удовлетворяться эффективным, жизнеспособным, гибким и адаптируемым образом. Требования, принципы и модели управления документами должны быть сформулированы так, чтобы их можно было легко включить в эти представления корпоративной архитектуры с целью встроить документные процессы и системы в обычную повседневную деловую практику и в решения, спроектированные архитекторами решений.

В настоящее время у нас есть три цели:

• Объяснить корпоративным архитекторам основные концепции документных процессов и систем;


• Объяснить основные концепции корпоративной архитектуры специалистам по управлению документами;


• Сформировать набор базовых требований к документам со стороны заинтересованных сторон, которые должны быть включены в сервисы корпоративной архитектуры.

Набор требований должен быть оформлен в виде Технического отчета ИСО и, вероятно, буде включать определенные разъяснения понятий и концепций.

Триш О’Кейн (Trish O'Kane)

Мой комментарий: Когда в 2014 году открывался данный проект, в его обосновании было, в частности, сказано следующее:

«По мнению фирмы Gartner, «Корпоративная архитектура (Enterprise architecture, EA) - это процесс стратегического планирования, который объединяет стратегию деловой деятельности и ИТ-стратегию в интересах улучшения как финансовой эффективности, так и эффективности деловой деятельности. При правильном использовании она может стать мощным механизмом развития стратегий деловой деятельности компаний.»

Корпоративные архитекторы (Enterprise architects) очень влиятельны в вопросах создании общекорпоративных деловых требований и архитектуры решений. Они определяют те сервисы, которые архитекторы решений (Solution Architects) встраивают в системы. Требования, принципы и модели управления документами должны быть сформулированы таким образом, чтобы их можно было легко включать в состав элементов корпоративной архитектуры, с тем, чтобы встроить управление документами в практику ведения деловой деятельности и в решения, создаваемые архитекторами решений.

Цель данного предложения – создать общий для специалистов по управлению документами и корпоративных архитекторов (а, следовательно, и для архитекторов решений) язык корпоративного уровня для изложения требований к управлению документами. Ставится задача оказать ильное влияние на планирование и проектирование систем, с тем, чтобы подобно системе менеджмента документов (стандарты серии ISO 30300), управление документами было изначально встроено в корпоративное и системное планирования на стратегическом уровне, а не добавлялось в последний момент.

Возможна также разработка ещё одного продукта CMMI (Capability Maturity Model Integration – интегрированная модель зрелости) (или ACMMI = Architecture Capability Maturity Model Integration, интегрированная модель зрелости архитектуры). Этот вопрос требует дальнейшей проработки - см. прилагаемое предложение от Португалии. Предлагается использовать концепцию ИСО контрольных списков (checklists), составив их таким образом, чтобы ими легко могли воспользоваться корпоративные архитекторы.»

На данный момент структура технического отчета выглядит следующим образом:

Предисловие

Введение

1. Сфера применения и целевая аудитория

2. Нормативные ссылки

3. Термины и определения

4. Цель и обзор точки зрения управления документами (Records Management Viewpoint)

5. Точка зрения: Деловой контекст управления документами и заинтересованные стороны

6. Точка зрения: Деловая мотивация для управления документами – Цели

7. Точка зрения: Деловая мотивация для управления документами – Возможности

8. Точка зрения: Деловая мотивация для управления документами – Архитектурные принципы

9. Точка зрения: Информация в рамках управления документами

10. Точка зрения: Стратегия и внедрение управления документами

11. Точка зрения: Сценарии эталонных приложений для управления документами

12. Управление документами и подход к развитию архитектуры

Приложение A (справочное): Взаимосвязь со стандартами ИСО в области управления документами

Приложение B (справочное): Соответствие принципов управления документами стандартам ИСО в области управления документами

Приложение C (справочное): Соответствие этапам подхода TOGAF ADM

Приложение D (справочное): Другие относящиеся к данному вопросу стандарты ИСО и международные публикации

Приложение E (справочное): Краткое описание понятий и нотации ArchiMate 3.0)
Библиография

Лично у меня есть опасения, что данный документ, перегруженный трудноперевариваемыми схемами и таблицами и не содержащий яркого, простого и понятного обращения к читателю, способного задеть высокопоставленного ИТ-специалиста «за живое», рискует оказаться невостребованным как специалистами по управлению документами, так и специалистами по корпоративной ИТ-архитектуре…

В любом случае, в этом техническом отчете есть свои ценные «изюминки», на которые стоит обратить внимание. Так, большое внимание уделяется вопросу вывода систем из эксплуатации. Приведу соответствующую цитату из ранней версии проекта документа:

«Системы, в рамках регулярного управления ими, должны быть готовы к выводу из эксплуатации

Вывод из эксплуатации часто связан с настоятельной технической необходимостью и отсутствием как ресурсов, так и времени. Решение не проводить миграцию само по себе относится к числу решений, определяющим окончательную судьбу документов и информации и влечёт за собой самые серьёзные последствия в отношении сохранения и доступности документов. Любая система рано или поздно будет снята с эксплуатации, и это должно быть предусмотрено в планах.

• Решения должны регулярно управляться так, что быть готовыми к выводу из эксплуатации (decommission-ready), то есть в них должны быть реализованы процессы, обеспечивающие наличие у контента нужных метаданных и правильных правил управления, нахождение контента уже в надлежащей системе (или в процессе перемещения в такую систему) и в нужном формате;


• Готовность к выводу из эксплуатации кардинально снижает риски, связанные с выводом из эксплуатации, такие, как неавторизованное уничтожение информационных активов.»

Источник: раздел подкомитета TC46/SC11 на сайте ИСО
https://committee.iso.org/sites/tc46sc11/home/projects/ongoing/records-requirements-in-enterpri.html