среда, 28 февраля 2018 г.

Ответ на вопрос коллеги: Сроки хранения протоколов коллегиальных органов


Вопросы от коллег по отрасли ко мне поступают постоянно, и по самым разным каналам связи :) На этот раз вопрос разместили на YouTube (см.: https://www.youtube.com/channel/UC8KrhYA3LREYZCq_16qiYyA/discussion?lc=Ugz94EZqKzws_q28Sat4AaABAg ). Я попросила автора вопроса прислать мне письмо по электронной почте, но письмо так и не пришло :) - поэтому размещаю свой ответ на блоге, тем более, что данный вопрос, как мне кажется, касается многих организаций.

Вопрос: Я занимаюсь архивом, и у нас постоянно встает вопрос о том, сколько хранить некоторые протоколы.

Согласно Перечню ст. 18 б,г протоколы коллегиальных органов хранятся постоянно, протоколы по координации определенных видов деятельности хранятся постоянно. …
У  нашей компании есть утвержденный перечень коллегиальных органов. Совещания всех органов, которые в него входят, протоколируются и протоколы хранятся постоянно. Например, все управляющие комитеты разных проектов, рабочие группы, рабочие группы по отбору контрагентов. У нас вопрос: эти протоколы относятся к ст. 18г или 18б? Мы не можем прийти к решению.

Не могли бы Вы подсказать, протоколы каких коллегиальных органов хранятся постоянно? Ведь протоколы не всех рабочих групп нужно хранить? Или подскажите, что являет коллегиальным органом (это ведь не просто группа должностных лиц, обсуждающая любой вопрос)?


Ответ: Во всех организациях, особенно крупных, сейчас большое значение приобрели коллегиальные формы работы. К ним можно отнести деятельность различных комиссий, советов, коллегий, комитетов, целевых рабочих групп и т.п. Они достаточно часто наделяются полномочиями принимать определенные решения, осуществлять руководство.

Законодательство особо выделяет две группы коллегиальных органов: коллегиальные органы управления и коллегиальные исполнительные органы. В Гражданском Кодексе для корпораций предусмотрено создание коллегиального органа управления. В публичном акционерном обществе также предусмотрено обязательное образование коллегиального органа управления (наблюдательного совета) (п. 3 ст. 97 ГК РФ). В законах «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью» установлено, какие исполнительные органы коммерческих обществ относятся к коллегиальным.
Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)

Статья 65.3. Управление в корпорации

3. … В случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, другим законом или уставом корпорации, в корпорации образуется коллегиальный исполнительный орган (правление, дирекция и т.п.).

4. Наряду с исполнительными органами … в корпорации может быть образован в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, другим законом или уставом корпорации, коллегиальный орган управления (наблюдательный или иной совет), контролирующий деятельность исполнительных органов корпорации и выполняющий иные функции, возложенные на него законом или уставом корпорации.

Статья 97. Публичное акционерное общество

3. В публичном акционерном обществе образуется коллегиальный орган управления общества (пункт 4 статьи 65.3) … Порядок образования и компетенция указанного коллегиального органа управления определяются законом об акционерных обществах и уставом публичного акционерного общества.

Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»

Статья 70. Коллегиальный исполнительный орган общества (правление, дирекция)

1. Коллегиальный исполнительный орган общества (правление, дирекция) действует на основании устава общества, а также утверждаемого общим собранием акционеров внутреннего документа общества (положения, регламента или иного документа), в котором устанавливаются сроки и порядок созыва и проведения его заседаний, а также порядок принятия решений.

2. … На заседании коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции) ведется протокол. Протокол заседания коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции) предоставляется членам совета директоров (наблюдательного совета) общества, ревизионной комиссии (ревизору) общества, аудитору общества по их требованию.

Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»

Статья 41. Коллегиальный исполнительный орган общества

1. Если уставом общества предусмотрено образование наряду с единоличным исполнительным органом общества также коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции и других), такой орган избирается общим собранием участников общества в количестве и на срок, которые определены уставом общества. Уставом общества может быть предусмотрено отнесение вопросов образования коллегиального исполнительного органа общества и досрочного прекращения его полномочий к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества.

Коллегиальный исполнительный орган общества осуществляет полномочия, отнесенные уставом общества к его компетенции.

2. Порядок деятельности коллегиального исполнительного органа общества и принятия им решений устанавливается уставом общества и внутренними документами общества.
Согласно законодательству, к коллегиальным исполнительным органам относятся:
  • У акционерных обществ – правление и дирекция;

  • У обществ с ограниченной ответственностью - правление, дирекция и другие.
Главное, что уставом организации должно быть предусмотрено образование коллегиального органа, а для ООО возможна передача полномочий по принятию такого решения к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) ООО.

Поэтому если перечень Ваших коллегиальных органов утвержден не уставом, то отнести их к коллегиальным органам управления или к коллегиальным исполнительным органам, с точки зрения законодательства, неправомочно. В то же время необходимо отметить, что сейчас во многих организациях создаются коллегиальные органы, наделённые полномочиями принимать решения.

Я бы выделила еще коллегиальные совещательные органы, которые не заменяют, а дополняют деятельность имеющихся в организации органов управления.

К сожалению «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, устанавливает сроки хранения без учета той роли, которые коллегиальные органы играют в организациях. Да это и понятно: составители Перечня в первую очередь ориентируются на документы государственных органов. Именно поэтому в Перечне практически все документы в ст.18 отнесены к документам постоянного срока хранения.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558

18. Протоколы, постановления, решения, стенограммы; документы (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки) к ним:

б) коллегиальных, совещательных, исполнительных органов организации (организаций) (коллегии, совета, дирекции, правления и др.) – Постоянно

г) по координации определенных видов деятельности – Постоянно

д) научных, экспертных, методических, консультативных органов организации (организаций) (комитетов, комиссий, советов и др.) – Постоянно

е) совещаний у руководителя организации. Оперативных совещаний - 5 л. ЭПК
При установлении сроков хранения, с моей точки зрения, необходимо руководствоваться прежде всего требованиями законодательства и интересами организации. Не все Ваши коллегиальные органы заслуживают, чтобы их документы хранились постоянно.

Я бы провела экспертизу ценности документов коллегиальных органов и выделила те из них, которые не представляют в долгосрочном плане ни деловой, ни исторической ценности, и установила бы для них временные сроки хранения. Это решение нужно утвердить на заседании экспертной комиссии, а затем включить новые сроки хранения в Вашу номенклатуру дел. При этом следует прежде всего учитывать ту роль, которую в деловой деятельности играет тот или иной коллегиальный орган и то, какими полномочиями он наделен.

Работу эту необходимо провести совместно с юристами и теми структурными подразделениями, которые отвечают за документирование деятельности Ваших коллегиальных органов.

Дополнительные сложности могут возникнуть, если Вы являетесь источником комплектования государственного архива – в таком случае следует проконсультировать с его представителями.

Комментариев нет:

Отправить комментарий