пятница, 18 декабря 2015 г.

Точка зрения австралийского специалиста: Какие стандарты имеют отношение к управлению документами?


Данная заметка ведущего австралийского специалиста по вопросам управления документами и активного участника разработки профильных международных стандартов Барбары Рид (Barbara Reed – на фото), работающей в настоящее время директором компании Recordkeeping Innovation, была опубликована на блоге компании 4 декабря 2015 года. Я её немного переформатировала и добавила ссылки на соответствующие российские ГОСТы.

Лет 5 тому назад я написала статью, которая оказалась на удивление популярной и полезной. В неё были перечислены все имевшиеся на тот момент австралийские и международные стандарты, способные помочь представителям сообщества специалистов по управлению документами. Этот первоначальный список к настоящему времени устарел, так что половину сегодняшнего дня я потратила на его обновление. Надеюсь, актуализированный список будет Вам полезен!

Мой комментарий: В список Барбары Рид вошли только австралийские стандарты, выпущенные национальным органом по стандартизации. Следует иметь в виду, что куда больше разнообразных стандартов по вопросам управления документами и архивного дела выпускают архивно-документационные службы штатов Австралии, в первую очередь Виктории и Нового Южного Уэльса.

1. Стандарты, адресованные высшему руководству
2. Общие вопросы управления документами    
  • Стандарт ISO 15489-1:2001 «Информация и документация – Управление документами. Часть 1: Понятия и принципы» (Information and documentation - Records management - Part 1: Concepts and principles) объёмом 19 страниц, см. http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=31908 и https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:15489:-1:ed-1:v1:en  (Стандарт адаптирован в России как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» - Н.Х.). В настоящее время стандарт пересматривается, выход новой редакции ожидается в 2016 году.

  • Технический отчет ISO/TR 15489-2:2001 «Информация и документация - Управление документами - Часть 2: Руководство» (Information and documentation - Records management - Part 2: Guidelines) объёмом 39 страниц, см. http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=35845 и https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:tr:15489:-2:ed-1:v1:en  (существует украинская адаптация технического отчета в качестве стандарта ДСТУ 4423-2:2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Частина 2. Настанови» - Н.Х.)

    В настоящее время готовится новая редакция ISO 15489-2, включающая рекомендации по проектированию и внедрению систем и руководство по анализу процессов управления документами и экспертизе ценности документов.
3. Управление документами в небольших организациях и учреждениях
  • Справочное руководство Австралии и Новой Зеландии AS/NZS HB116 «Управление документами в небольших организациях и учреждениях» (Recordkeeping for Small Business and Organisations) - разрабатывается.
4. Методы анализа    
5. Оценка рисков, связанных с документами
6. Исполнение законодательно-нормативных требований       
  • Австралийское справочное руководство HB 278-2009 «Исполнение законодательно-нормативных требований к управлению документами» (Recordkeeping compliance) объёмом 82 стр., см. http://infostore.saiglobal.com/EMEA/Details.aspx?ProductID=1118889
7. Ввод/захват документов       
  • Стандарт Австралии и Новой Зеландии AS/NZS 5153 «Контроль над контентом» (Document Control) – в разработке.
8. Классификация        
9. Оцифровка    
10. Обеспечение долговременной сохранности и доступности электронных документов
11. Метаданные для управления документами   
12. Поисковые метаданные (discovery metadata)
13. Физическое хранение документов
14. Конверсия и миграция   
15. Требования к программному обеспечению
16. Стандарты микрографии / управления электронными графическими образами – см. отдельный список (приведен в оригинальном посте, см. http://www.records.com.au/blog/what-standards-are-relevant-to-records-2/ - Н.Х.)
   
17. Спецификации форматов – PDF    
  • Стандарт ISO 19005-1:2005 «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения. Часть 1. Использование PDF 1.4 (PDF/A-1)» (Document management - Electronic document file format for long-term preservation - Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)) объёмом 29 страниц, см. http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=38920 и https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:19005:-1:ed-1:v2:en  (Опубликованы также стандарты ИСО, специфицирующие форматы PDF/A-2 и PDF/A-3 – Н.Х.)
Барбара Рид (Barbara Reed)

Мой комментарий: Безусловно, данный список не является исчерпывающим, но, в целом, он включает именно те стандарты, которые на данный момент являются наиболее авторитетными в мировом сообществе специалистов по управлению документами. Радует, что многие из них переведены на русский язык. Дело, можно сказать, за малым – чтобы наши специалисты начали активно пользоваться этими материалами :)

Источник: блог компании Recordkeeping Innovation
http://www.records.com.au/blog/what-standards-are-relevant-to-records-2/

Комментариев нет:

Отправить комментарий