Электронные авансовые отчеты

Все больше организаций задумывается о переводи своих документопотоков в электронный вид. В первую очередь их интересует возможность использовать в электронном виде наиболее массовые первичные учетные документы. Обычно организации начинают с того, что направляют регуляторам вопросы о возможности работать с изначально электронными документами.

Письмом Министерства финансов от 20 августа 2015 г. № 03-03-06/2/48232 разъяснило свою позицию по вопросу применения простой и/или усиленной неквалифицированной электронной подписи для удостоверения авансового отчета по командировочным расходам в целях налога на прибыль.

Для справки: Авансовый отчет - это документ, который применяется для учета денежных средств, выданных сотрудникам организации под отчет. Он является подтверждением израсходованных сумм подотчетными лицами.

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел обращение и сообщил, что документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями pакона № 63-ФЗ, что подразумевает наличие электронной подписи для всех участников электронного взаимодействия.

По мнению Департамента, при формировании авансового отчета по командировочным расходам в электронном виде использование электронной подписи обязательно для всех участников составления документа.

Хозяйствующие стороны при оформлении первичных учетных документов могут организовать электронный документооборот, применяя простую и /или усиленную неквалифицированную электронные подписи, при условии соблюдения требований pакона № 63-ФЗ.

Для справки: В авансовом учете свои подписи ставят:

• Подотчетное лицо – сотрудник организации;


• Бухгалтер, кассир и главный бухгалтер;


• Руководитель организации (утверждает отчет).

Мой комментарий: Ключевым, с моей точки зрения, в данном вопросе является требование подписания документа всеми участниками его составления. Дело в том, что снабдить всех сотрудников усиленной электронной подписью - дороговато, а использование простой электронной подписи пока не очень распространено и вызывает у организаций опасения. 

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=QUEST;n=149532