Как решали вопрос хранения архивов электронных первичных и отчетных документов налогоплательщиков

Практически в каждом плане мероприятий («дорожной карте»), утвержденном распоряжениями Правительства РФ в 2014 году, были пункты, в той или иной мере предусматривавшие совершенствование законодательно-нормативной базы в области хранения электронных документов.

Дорожная карта «Совершенствование налогового администрирования», утвержденная распоряжением Правительства РФ от 10 февраля 2014 г. № 162-р, также содержит пункт, сформулированный следующим образом:

6. Разработка порядка хранения архивов первичных и отчетных документов налогоплательщиками в электронном виде, включая перевод первичных учетных и отчетных документов с бумажных носителей в электронный вид с учетом международного опыта в части ведения и хранения архивов в электронном виде, а также перевода бумажных носителей в электронный вид. Выработка наиболее предпочтительного для предпринимателей варианта, упрощающего хранение архива документов. Разработка порядка хранения документов в электронном виде.

Для его выполнения к октябрю 2014 году Минкомсвязь, ФНС и Минфин должны были разработать федеральный закон и иные нормативные правовые акты, регламентирующие переход на электронный документооборот. Целью было снижение издержек на ведение хозяйственной деятельности, снижение трудозатрат налогоплательщиков на обеспечение документооборота, сокращение издержек и трудозатрат на ведение архива, стимулирование перехода на электронный документооборот.

Появившиеся у профессионального сообщества надежды и ожидания, однако, оказались напрасными. Ведь если не хочется или не можется разрабатывать законодательно-нормативные акты, то достаточно слегка изменить пункт плана, и все станет прекрасно. Так и было сделано. Распоряжением Правительства РФ от 3 декабря 2014 года № 2442-р данный пункт плана был изложен в новой редакции:

6. О применении установленных Минкультуры России единых правил комплектования, учета и организации хранения электронных архивных документов на первичные и отчетные документы налогоплательщиков

К маю 2015 году Минфин России должен был подготовить разъяснения по данному вопросу.

Мониторинг выполнение «дорожных карт» ведет Автономная некоммерческая организация «Агентство стратегических инициатив по продвижению новых проектов» (см. http://www.asi.ru/ ), созданная по  поручению Председателя Правительства РФ В.В.Путина от 17 мая 2011 г. № ВП-П16-3168 (пункт 15) и от 27 мая 2011 г. № ВП-П13-3511.

Рабочая группа «Агентства» по совершенствованию налогового администрирования, которая в середине сентября 2015 года рассмотрела основные результаты опроса предпринимателей по итогам реализации мероприятий «дорожной карты», вообще заявила, что вопросы архивного хранения электронных документов урегулированы, сославшись при этом на Правила, утвержденные Минкультуры, и подготовленные Минфином разъяснения.

Снижены налоговые риски при переводе документооборота в электронный вид (16 сентября 2015 года)

Урегулированы вопросы архивного хранения электронных документов. Минкультуры России приказом от 31.03.2015 № 526 (зарегистрирован в Минюсте России 07.09.2015 № 38830) утвердило правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов. В свою очередь, Минфин России дал рекомендации по применению установленных правил комплектования, учета и организации хранения электронных документов в отношении первичных и отчетных документов налогоплательщика (разъяснение ПЗ-12/2015 размещено на сайте Минфина России). Правила предусматривают особенности архивного хранения электронных документов, что, по мнению экспертного сообщества, актуально при прохождении предприятием проверок со стороны фискальных и правоохранительных органов – такие документы будут взаимно понятны и проверяющим, и проверяемым.

Больше всего в позиции рабочей группы меня насторожила информация о том, что, по мнению некого «экспертного сообщества», исполнение требований, установленных в Правилах, будут важным критерием при прохождении проверок «со стороны фискальных и правоохранительных органов». Еще раз обращаю внимание на то, что Правила разработаны для архивов организаций, и если в организации архива нет, то оно не обязано их соблюдать.

Источник: Консультант Плюс / Сайт агентства стратегических инициатив
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=172045
http://asi.ru/news/39559/