Италия: Опубликованы инструкции по ведению журнала регистрации документов

6 октября 2015 года итальянский уполномоченный орган, отвечающий за «электронное правительство» - агентство «Электронная Италия» (L'Agenzia per l'Italia Digitale, AgID) сообщило о публикации инструкции по ведению и обеспечению сохранности электронных журналов регистрации документов, посредством формирования и регулярной передачи в защищенные системы ежедневных разделов таких журналов.

Довольно любопытный 9-страничный документ под названием «Подготовка и сохранение ежедневных разделов электронных журналов регистрации» (Produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo) доступен по адресу  http://www.agid.gov.it/sites/default/files/documenti_indirizzo/produzione_e_conservazione_del_registro_giornaliero_di_protocollo_0.pdf  .

Как было установлено распоряжением Президента совета министров (Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, D.P.C.M.) от 3 декабря 2013 года об электронных журналах регистрации, с 11 октября 2015 года органы государственной власти должны передавать в систему хранения ежедневный раздел электронного журнала регистрации в течение следующего рабочего дня.

Дополнительную информацию можно найти на странице сайта агентства, посвященной документопотокам и реестрам (см. http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/pubblica-amministrazione/gestione-procedimenti-amministrativi/flussi-documentali ).

В документе напоминается, что регистрации, в частности, подлежат:

• Документы, полученные и отправленные государственным органом;


• Все электронные документы;


• Сообщения, поступающие или отправляемые по электронной почте;


• Сообщения, поступающие или отправляемые через почтовый ящик сертифицированной электронной почты (posta elettronica certificata, PEC);


• Сообщения и отчеты, поданные в государственный орган по телекоммуникационным каналам.

Мой комментарий: сопоставьте эти требования с требованиями к регистрации документов в наших органах исполнительной власти – и почувствуйте разницу! :)

Согласно существующим в Италии нормативно-правовым требованиям, электронные системы управления документами должны быть способны формировать ежедневные разделы электронного журнала регистрации (рекомендуется формат PDF/A). Не позднее следующего рабочего дня этот документ должен быть передан в систему, обеспечивающую его сохранность в целостном и неизменном виде, а от системы хранения должна быть получена подтверждающая квитанция.

Явным образом требуется, чтобы созданный электронный документ был статическим – не содержал никакого встроенного кода, макросов, ссылок на внешние ресурсы и т.п. элементов.

Учитывая порядок формирования документа, подписание его усиленной (или усиленной квалифицированной) подписью является необязательным.

Мой комментарий: В отличие от России, в Италии журналы регистрации государственных органов по-прежнему рассматриваются в случае споров в качестве надёжных доказательств, пользующихся презумпцией подлинности – отсюда и такие строгие требования.

Источник: сайт агентства «Электронная Италия»
http://www.agid.gov.it/notizie/2015/10/06/conservazione-pubblicate-istruzioni-il-registro-giornaliero-protocollo
http://www.agid.gov.it/sites/default/files/documenti_indirizzo/produzione_e_conservazione_del_registro_giornaliero_di_protocollo_0.pdf