Совет по архивному делу 2015 года об архивах и электронных документах

Интерес к вопросу организации архивного хранения электронных документов в этом году, с моей точки зрения, вырос как у органов государственной власти, так и у коммерческих структур. Поэтому меня, конечно же, интересовало, что по этому поводу говорилось на Совете по архивному делу, прошедшем 22 сентября 2015 года в Ярославле.

Мой комментарий: Хотелось бы поблагодарить Росархив и Управление по делам архивов Правительства Ярославской области за размещение видеозаписи заседания Совета, что позволило познакомиться не только с докладом руководителя Росархива, но и с позицией представителей отрасли по различным вопросам.

В своем докладе руководитель Росархива А.Н.Артизов рассказал о новом нормативном документе - «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», которые были утверждены приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 года № 526.

Он отметил, что проект, подготовленный ВНИИДАД в рамках федеральной целевой программы «Культура России», прошел широкое обсуждение в федеральных органах исполнительной власти, в уполномоченных органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, а также в государственных и муниципальных архивах.

Мой комментарий: Характерно, что в числе организаций, привлеченных к обсуждению новых Правил, нет коммерческих организаций. С моей точки зрения, это неправильно - их мнение тоже стоило бы узнать и учесть при доработке проекта, поскольку Правила распространяются на все организации, создавшие у себя архивы.

По мнению руководителя Росархива, Правила «удалось вписать в общую стратегию разработки непростых вопросов создания, приема, хранения и использования электронных документов», обеспечивая преемственность с ранее действовавшими нормативными правовыми актами по работе с документами на бумажных носителях. При этом А.Н.Артизов отметил:

 «По объективным причинам при разработке проекта Правил не нашли отражения в полном объеме технологические аспекты организации хранения электронных документов, поскольку в настоящее время Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации совместно с Росархивом подготовлены, но еще не утверждены «Комплексные предложения по организации долговременного архивного хранения электронных документов».

В них даются организационные и технологические решения в отношении хранения архивных электронных документов.»

Мой комментарий: Поиск по просторам Интернета показал, что документ с таким названием ни разу не упоминался ни в электронных средствах массовой информации, ни на официальном сайте для размещения информации о подготовке федеральными органами исполнительной власти проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения. Ни слова о нем нет и на сайте Росархива.

Насколько мне известно, проект этого документа был направлен в Правительство РФ. В нём фактически предлагается создать единый центр хранения электронных документов федеральных органов исполнительной власти, а также государственный электронный архив. Учитывая, что стоимость таких проектов оценивается в сотни миллионов рублей, нет уверенности в том, что Правительство в текущей ситуации пойдет на эти расходы, тем более, что ряд наших ведущих ведомств уже начал самостоятельно создавать электронные архивы.

Давая оценку положениям Правил в отношении регулирования архивного хранения электронных документов, А.Н.Артизов сказал: «Все-таки что-то мы смогли вписать в Правила (я очень аккуратно говорю), потому что мы не могли готовить проект Правил, не имея в виду общую стратегию».

Руководитель Росархива очередной раз разъяснил свою позицию в отношении хранения документов в электронном виде, посетовав на то, что его критикуют за то, что «Росархив препятствует хранению электронных документов». По его мнению, в данном вопросе многие перекладывают проблему с больной головы на здоровую, т.к. государственные архивы принимают на хранение только «несколько процентов от объема документооборота и те документы, которые должны храниться вечно», и именно за такие электронные документы и должен отвечать Росархив.

Что касается всех остальных электронных документов, то,  по мнению руководителя Росархива, нужно разобраться, прежде всего, с их хранением, и заниматься этим вопросом должен вовсе не Росархив, а кто-то другой.

А.Н.Артизов заявил, что Росархив готов подписать любое решение в отношение сроков хранения электронных документов временного срока хранения и носителей, на которых они будут храниться. При этом он отметил, что как только то или иное министерство начинают разрабатывать эти вопросы – «всё, клинч».

Мой комментарий: Действительно, все больше и больше ведомств и коммерческих организаций начинают поднимать вопросы организации электронного хранения, поскольку у них уже накоплены значительные объемы электронных документов. В период создания и оперативного использования этих документов никто не задумывался о том, какие сроки хранения для них установлены. Теперь ведомства пытаются понять, как обеспечить долговременную сохранность и юридическую значимость всех своих электронных документов, и главная проблема заключается в том, что у заинтересованных организаций практически нет специалистов, обладающих достаточными знаниями и навыкам для организации электронной архивации. Единственное же ведомство, которое в нашей стране профессионально занимается вопросами архивного дела, отказывается участвовать в решении этих проблем.

В докладе моё внимание привлек рассказ о проекте еще одного документа - «Порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации», который должен будет заменить Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Данный документ, по словам А.Н.Артизова, изменит технологию проведения государственного учета документов Архивного фонда РФ, хранящихся в государственных и муниципальных архивах. Учет будет «организовываться не на основе накопления карточных массивов, работа с которыми осуществляется в ручном режиме (как это предусмотрено в устаревшем Регламенте), а путем заполнения и представления в соответствующий вышестоящий уполномоченный орган исполнительной власти в области архивного дела баз данных, созданных на едином программном обеспечении и содержащих описания архивных фондов и документов, выполненные по единой методике».

«Важным новшеством является предусмотренное проектом размещение этой информации в сети Интернет на сайтах Росархива и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, что обеспечит расширение доступа к сведениям об объеме, составе, содержании и месте хранения документов Архивного фонда Российской Федерации.

… В настоящее время ведется работа по более детальной проработке вопросов, связанных с учетом электронных документов в соответствии с замечаниями Министерства юстиции Российской Федерации.»

Мой комментарий: Слава богу! Если это действительно произойдет, архивам будет дан новый импульс для развития посредством перевода допотопного бумажного учета на современные электронные рельсы.

В Регламент Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации также планируется включить положения о порядке представления предложений о включении документов в Государственный реестр в электронном формате.

«... Установлен порядок представления предложений о включении документов в Государственный реестр в электронном формате, оговорены вопросы авторизации для ftp-доступа, предоставляемого с целью совершенствования передачи электронных образов архивных документов, даны рекомендации по оцифровке уникальных документов и ведению Государственного реестра в электронном формате.»

Выступая на заседании Совета, директор ВНИИДАД М.В.Ларин в свою очередь отметил, что необходимо более четко очертить полномочия и ответственность архивной службы, «чтобы не было такой ситуации, когда архивистов считают ответственными буквально за все проблемы, связанные с использованием документов, начиная с зарождения документов в делопроизводстве, уничтожения документов, хранения документов, а теперь и за электронные документы, базы данных, интернет и т.д. и т.п.».

Михаил Васильевич считает, что это неправильно, и что эти сферы архивистам «не подвластны и не должны быть подвластны».

Мой комментарий: Я категорически не согласна с курсом руководства отрасли на максимальную изоляцию архивов от электронных документов. Вал электронных документов все равно в ближайшее время захлестнет архивы, а как показывает опыт наших зарубежных коллег, если не позаботиться об организации хранения электронных документов в момент из создания, то через 5-10 лет в архивы порой просто уже нечего будет передавать.

Что касается мнения о том, что архивы не должны заниматься вопросами обеспечения сохранности таких электронных документов, как базы данных, официальные сайты, электронная почта, аккаунты в социальных сетях, то она идет в разрез с позицией всего мирового архивного сообщества. Архивы разных стран мира не только занимаются архивацией национального электронного наследия, но и активно разрабатывают законодательную и нормативную базы для проведения этих работ.

То, что в нашей стране ведущее научное учреждение отрасли не горит желанием заниматься этими вопросами, совершенно не означает, что эти виды электронных документов после проведения экспертизы ценности не могут быть отнесены к составу Архивного Фонда РФ и им не могут быть установлены длительные, а то и постоянные сроки хранения.

Архивы во все времена принимали на хранение документы вне зависимости от того, на каких носителях те были созданы. Ключевым принципом отбора всегда было содержание документов, и то, как они отражают историю нашей страны.

С моей точки зрения, сайты органов государственной власти, их официальные аккаунты в социальных сетях – ценнейший деловой ресурс и исторический источник, и отказ заниматься обеспечением их сохранности – ошибка, которая может привести к утрате нашего исторического цифрового наследия.

Источник: Сайт Росархива

• Текст доклада А.Н. Артизова ( http://archives.ru/reporting/report-artizov-2015-sovet.shtml );


• Резолюция Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве ( http://archives.ru/press/22-09-2015-sovet.shtml );


• Видеозапись XI заседания Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве ( http://archives.ru/press/22-09-2015-sovet.shtml ).