воскресенье, 28 июля 2013 г.

Архивно-документационная служба штата Новый Южный Уэльс (Австралия) отвечает на очередные вопросы, часть V


(Окончание, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/07/iv.html )

Посылаемые нашими сотрудниками сообщения электронной почты всегда выглядят как официальные документы. Следует ли мне создавать вместо них официальные резюме со сводной информацией?

Ваша организация должна определить, как и когда должны захватываться сообщения электронной почты. Как правило, сообщение должно быть захвачено и сохранено в качестве документа, если:
  • Оно утверждает или санкционирует действия;

  • Оно представляет собой часть официальной переписки между сотрудниками по связанным с работой вопросам;

  • Оно говорит об изменении/введении политики;

  • Оно обязывает организацию соблюдать условия соглашения или сделки;

  • Оно содержит советы, указания или является частью официальной переписки с людьми внутри и вне организации;

  • Получатель на его основании обязан предпринять действия;

  • Это часть связанной с работой внешней переписки;

  • Оно было послано в деловых целях

  • На его основе принимаются связанные с работой решения;

  • Содержащаяся в нем информация может потребоваться членам рабочей группы / коллегам для продолжения работы над вопросом, проектом и т.д.

  • Оно относится к вопросу, по которому впоследствии могут быть проведены контрольные мероприятия или аудит.
Если сообщение соответствует одному или нескольким из перечисленных критериев, то его следует захватить и сохранить в качестве документа.

Опасность создания записи в деле взамен захвата сообщения заключается в том, что человеческая ошибка может привести к тому, что такая запись не будет являться полным и точным документом о деловой транзакции. Кроме того, такой подход требует от сотрудника дополнительных действий, - а опыт показывает, что сотрудники с большей вероятностью захватывают документы, когда  необходимые для этого усилия сведены к минимуму. Как правило, проще / быстрее / эффективнее захватить сообщение электронной почты непосредственно в документную систему, чем документировать содержимое сообщение сначала в виде журнальной записи, а затем захватывать эту запись.

Если Вашу организацию беспокоит попадание неофициальной «болтовни» в корпоративные документы, то подумайте об уведомлении всех сотрудников о том, что электронная почта является корпоративной деловой системой, и созданные и полученные с помощью почтовой системы сообщения могут быть отнесены к числу корпоративных документов.

Управление государственных документов рекомендует организациям разработать шаблоны электронных писем, - как для того, чтобы побудить сотрудников фиксировать в сообщении всю необходимую информацию, так и чтобы напомнить им о необходимости выбирать выражения при написании деловых писем. Шаблоны помогают различать официальную переписку и личные сообщения. Примеры шаблонов можно найти на веб-сайте Управления, см. http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeeping-manual/guidance/guidelines/guideline-13/guideline-13#4-3-example-templates .

Мы оказываем услуги клиентам от имени правительства штата. Есть ли какие-либо требования сохранять документы о предоставляемых нами услугах на бумажных носителях?

Закон о государственных документах (State Records Act) не содержит каких-либо требований о сохранении документов именно на бумажном носителе. Нет также каких-либо общих законодательно-нормативных требований, предусматривающих обязательное управление документами в бумажном виде.

Основная идея стандарта штата по управлению электронными документами (Standard on digital recordkeeping, 2008, http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeeping-manual/rules/standards/digital-recordkeeping - данный стандарт является обязательным для государственных органов штата – Н.Х.) заключается в том, что если документ создан в электронном виде, то от таким и должен оставаться в дальнейшем.

Пока Ваши электронные документы остаются аутентичными, надежными, пригодными к использованию и доступными до тех пор, пока в этом сохраняется необходимость, - нет никакой необходимости в том, чтобы сохранять или создавать бумажные копии клиентских дел.

Если от вас требуется передать соответствующие клиентские дела государственной организации по окончании контракта на обслуживание или тогда, когда клиент перестает пользоваться Вашими услугами, - необходимо иметь в виду, что государственная организация должна быть в состоянии управлять этими делами и обеспечивать доступ к ним в течение определенного, возможно, достаточно длительного времени. Поэтому Ваши электронные документы должны быть «живучими», в широко используемых или открытых форматах, с возможность экспорта, а также поиска и использования сотрудниками, не принимавшими непосредственного участия в предоставлении соответствующих услуг.

Если же в Вашем контракт с правительством на оказание услуг сказано, что Вы и впоследствии продолжите управлять клиентскими делами от имени правительства, то Вам следует убедиться в том, что эти электронные дела остаются подотчетными, доступными, защищёнными и пригодными к использованию.

Могу ли я изменить заголовок электронного сообщения при его регистрации в нашей системе управления электронными документами и информацией (EDRMS)?

При использовании большинства EDRMS-платформ регистрация электронного письма с измененным заголовком, делающим его более понятным и доступным для пользователей, на самом деле не приводит к изменению заголовка/темы сохраненного в качестве документа сообщения.

EDRMS-система сохраняет электронное почтовое сообщение в его первозданном виде, вместе с защищенными от изменений метаданными об отправителе, дате и теме сообщения. Создаваемые в EDRMS-системе регистрационные метаданные являются отдельными и дополнительными по отношению к метаданным из заголовка сообщения электронной почты, и это можно использовать для того, чтобы сделать более доступной и удобной для использования содержащуюся в электронной почте информацию. Вы можете добавить в регистрационные метаданные EDRMS-системы имена, ключевые слова, названия проектов, имена вложений и целый ряд дополнительных сведений, если это помогает повысить доступность информации и облегчает сотрудникам отыскание необходимой им информации.

Как обычно, ваши отзывы о наших советах всячески приветствуется и ценятся.

Кейт Камминг (Kate Cumming)

Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
http://futureproof.records.nsw.gov.au/digital-recordkeeping-qa-at-state-records-nsw-in-may-and-june-2013-usbs-metadata-dodgy-emails-and-office-365/

Комментариев нет:

Отправить комментарий