пятница, 26 июля 2013 г.

Архивно-документационная служба штата Новый Южный Уэльс (Австралия) отвечает на очередные вопросы, часть III


(Продолжение, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/07/ii_25.html )

Какие в штате Новый Южный Уэльс существуют требования к информационной безопасности и к классификации документов и информации?

Требования к информационной безопасности в отношении электронной информации для органов и учреждений государственного сектора штата установлены Политикой правительства штата в области информационной безопасности, см. http://www.finance.nsw.gov.au/ict/sites/default/files/Digital%20Information%20Security%20Policy.pdf .

Министерство финансов и услуг также выпустило «Руководство по информационной безопасности» (Information Security Guideline, http://www.finance.nsw.gov.au/sites/default/files/Information%20Security%20Guideline%202011.pdf ) с целью помочь государственным органам штата в создании и поддержании своих систем менеджмента информационной безопасности в соответствии с международным стандартом ISO 27001.

Кроме того, на посвященном ИКТ-стратегии штата веб-сайте ( http://www.finance.nsw.gov.au/ict/ ) есть страница ответов на часто задаваемые вопросы  по информационной безопасности, см. http://www.finance.nsw.gov.au/ict/priorities/managing-information-better-services/information-security/faq .

Управление государственных документов также опубликовало ряд советов общего плана по информационной безопасности в рекомендации «Коротко о делопроизводстве 58: Как методы и навыки в области управления документами могут содействовать достижению целей информационной безопасности» (Recordkeeping in brief: How records management techniques and skills can contribute to information security objectives,  http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeeping-manual/guidance/recordkeeping-in-brief/recordkeeping-in-brief-58 ).

Если некоторые из моих документов нужно хранить лишь в течение короткого периода времени, нужно ли мне их сканировать?

Сканирование на самом деле весьма дорогостоящий процесс, и если у Вас в организации  есть программа сканирования, то нет необходимости (и нет требований) сканировать абсолютно всё. Из-за связанных с этим процессом расходов, следует убедиться, что сканирование дает отдачу, и сканировать лишь те документы, которые действительно необходимо оцифровать.

Решение о том, какие документы сканировать, должно приниматься исходя из интересов деловой деятельности и экономической эффективности.

Чтобы определить, можно ли получить деловую отдачу от сканирования документов, создаваемые в ходе определенных бизнес-процессов, можно задать себе такие вопросы, как:
  • Требуется ли доступ к данной информации в масштабе всей организации или для сотрудников нескольких деловых подразделений?

  • Предполагается ли регулярно обращаться к этой информации на протяжении ближайших лет?

  • Регулярно ли ведётся поиск этой информации?

  • Даст ли более удобный доступ к этой информации какую-либо деловую отдачу?

  • Возможно ли повторное использование / использование в иных целях этой информации, если она будет переведена в электронный вид?
Кроме того, если Вы считаете, что от более широкой доступности оцифрованных документов в масштабе организации можно получить деловую отдачу, то, прежде чем сканировать, подумайте, способна ли сканированная версия собственно документа наилучшим образом удовлетворить деловые потребности, и не может ли какой-то вариант резюме или сводки (типа сводок по базе данных о запросах, комментариях, регистрациях) оказаться более эффективным способом обеспечения доступности этой информации.

Срок хранения документов в интересах удовлетворения потребностей деловой деятельности – это ещё один очень важный фактор. Если определенные документы нужно хранить лишь год-два, то за этот короткий промежуток времени может быть сложно окупить усилия и затраты, связанные с их сканированием и последующим управлением, если только они не запрашиваются очень часто сотрудниками самой организациями, клиентами и т.п.

Таким образом, если принять во внимание все факторы, то программа тотального сканирования далеко не всегда будет наиболее эффективным подходом. Вместо этого программа сканирования, как и любой другой проект, должно быть стратегической и разрабатываться с прицелом на то, чтобы наилучшим образом соответствовать деловым потребностям конкретной организации.

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/07/iv.html )

Кейт Камминг (Kate Cumming)

Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
http://futureproof.records.nsw.gov.au/digital-recordkeeping-qa-at-state-records-nsw-in-may-and-june-2013-usbs-metadata-dodgy-emails-and-office-365/

Комментариев нет:

Отправить комментарий