суббота, 27 июля 2013 г.

Архивно-документационная служба штата Новый Южный Уэльс (Австралия) отвечает на очередные вопросы, часть IV


(Продолжение, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/07/iii.html )

Какие метаданные следует использовать для описания нашей корпоративной коллекции графических образов?

Как и в отношении любых других аспектов управления документами и информацией, все зависит от Ваших специфических деловых потребностей.

Что касается фотографий и любых других форм документов, следует убедиться, что Ваши метаданные достаточны для решения поставленных задач и соответствуют деловым потребностям организации в плане использования графических образов.

Для каких целей, например, Вы собираетесь использовать Вашу коллекцию графических образов? Будет ли она в первую очередь источником иллюстраций, размещаемых на сайте организации или в корпоративных публикациях? Если это так, то используйте те элементы метаданных, которые помогут добиться при этом максимальной эффективности. Можно создавать элементы метаданных или теги, идентифицирующие те направления деловой деятельности, которым эти изображения лучше всего соответствуют; или, например, указывающие на размер или уровень качества изображения (для различных типов изданий).

Или, возможно, вы хотите использовать базу графических образов для управления  авторскими правами на изображения, их продажами и лицензированием? В этом случае убедитесь, что у Вас имеются хорошие метаданные, которые помогут выполнять эту работу максимально легко и эффективно.

Если Ваши графические образы используются в основном для целей мониторинга или в правоохранительной деятельности, то потребуются качественные метаданные о дате и времени, местоположении и об операторе. Метаданные для таких графических образов должны также способствовать эффективному поиску на основе деловых требований – вряд ли Вы хотите, чтобы Вашим пользователям пришлось искать нужные материалы среди сотен фотографий с названиями типа image001, image002...

Решая вопрос о метаданных, следует всегда учитывать вопросы интероперабельности и коллективного использования. Широко применяются простые стандартные элементы метаданных типа тех, что содержатся в стандарте AS 5044:2010 «Стандарт метаданных Австралийской государственной поисковой службы (Australian Government Locator Service, AGLS, см. http://www.agls.gov.au/ )» - это прекрасная стартовая точка, если основной для Вас задачей является делиться своими фотографиями с другими, и упростить доступ к своим материалам и их использование.

Наборы метаданных типа набора AGLS являются расширяемыми, и Вы можете добавить к ядру AGLS свои собственные специфические элементы метаданных об авторских правах или продажах, или же добавленные пользователями теги (folksonomy tags).

В стандарте по управлению электронными документами (речь идёт о стандарте штата Standard No. 10 on Digital Recordkeeping, 2008, http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeeping-manual/files/rules/standard-on-digital-recordkeeping  - Н.Х.) установлены следующие минимальные требования к метаданным, применимые и в отношении графических образов (см.  http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeeping-manual/rules/standards/digital-recordkeeping/standard-on-digital-recordkeeping#requirements ) :
  • Название,

  • Дата создания,

  • Кто создал документ,

  • Деловая функция/процесс, к которой документ относится;

  • Приложение, использованное для создания документа,

  • Тип документа (например, письмо / меморандум / отчет / контракт / факс / схема / блог, или локальные типы документов).
Для графических образов особенно важны такие элементы метаданных, как название и дата, и их следует включить в свои типовые требования к метаданным.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/07/v.html )

Кейт Камминг (Kate Cumming)

Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
http://futureproof.records.nsw.gov.au/digital-recordkeeping-qa-at-state-records-nsw-in-may-and-june-2013-usbs-metadata-dodgy-emails-and-office-365/

Комментариев нет:

Отправить комментарий