понедельник, 1 июля 2013 г.

Национальные Архивы США прорабатывают новый подход к обеспечению сохранности электронной почты, часть II


(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/06/i_30.html )

Во второй части поста я предлагаю вниманию читателей цитату, взятую их проекта адресованного главам федеральных органов исполнительной власти бюллетеня Национальных Архивов США «Руководство по новому подходу к управлению электронной почтой» (Guidance on a New Approach to Managing Email Records, http://blogs.archives.gov/records-express/files/2013/06/Capstone-Email-DRAFT-NARA1.pdf  ).

В данном бюллетене федеральным органам исполнительной власти предлагается новый метод управления документами, известный как «Вершина пирамиды» (Capstone), для управления их сообщениями электронной почты в электронном виде.

Данный подход был разработан ввиду сложностей с применением на практике традиционных методов управления документами в отношении огромных объемов электронной почты, производимых федеральными органами. Подход Capstone предлагает государственным органам более работоспособные решения проблем, связанных с управлением электронной почтой как документами, особенно в том случае, если они рассматривают возможность использования облачных решений.

Кроме того, данный подход поддерживает президентский меморандум об управлении государственными документами от 28 ноября 2011 года (о нем см. http://rusrim.blogspot.ru/2011/11/blog-post_7838.html - Н.Х.) и дает федеральным органам возможность выполнить содержащееся  в совместной директиве Административно-бюджетного управления президентской администрации (OMB) и Национальных Архивов М-12-18 «Управление государственными документами» (см. мой пост http://rusrim.blogspot.ru/2012/08/i_27.html - Н.Х.) требование «управлять сообщениями электронной почты как постоянного, так и временного срока хранения в доступном электронном формате» к 31 декабря 2016 года.

Метод Capstone предлагает федеральным органам исполнительной власти вариант  использования упрощенного автоматизированного подхода к управлению электронной почтой, - в отличие как от распечатывания сообщений и последующего их хранения в делах в бумажном виде; так и использования программных приложений для управления документами, когда от сотрудников требуется регистрировать документы в системе поштучно.

Используя данный подход, государственный орган может классифицировать электронную почту и устанавливать ей срок хранения на основе выполняемых функций и/или служебного положения владельца соответствующей учетной записи. Данный подход позволяет обеспечить захват подлежащих постоянному хранению документов из учетных записей высшего руководства организации и руководителей крупных структурных подразделений. Агентство может включить в число охватываемых подходом  Capstone  учетные записи электронной почты и других сотрудников в тех случаях, когда они в ходе исполнения своих обязанностей создают или получают в электронной почте документы, предположительно имеющие постоянный срок хранения. Следуя этому подходу, государственный орган может установить всем сообщениям, имеющимся в соответствующих учетных записях, срок хранения «постоянно». После этого государственный орган может рассматривать прочие учетные записи как содержащие документы временного срока хранения, и сохранять их в течение фиксированного периода времени, определяемого на основании деловых потребностей этого органа.

Хотя такой подход имеет определенные преимущества, есть также и риски, которые орган исполнительной власти обязан принять во внимание, и связанные, например, с отбором покрываемых подходом Capstone учетных записей, с возможной необходимостью исполнять иные требования к управлению документами, а также с неумышленным накоплением сообщений электронной почты, содержащих персональные данные либо не являющихся документами.

Использование подхода Capstone упрощает для государственных органов электронное управление документами в электронной почте и может дать следующие преимущества:
  • Сокращает зависимость от методов, опирающихся на добросовестность и подготовленность пользователей, таких как распечатывание электронной почты и формирование в бумажные дела или регистрация пользователем почтовых сообщений в специализированной документной системе;

  • Оптимизирует доступ к документам, отвечающим запросам на э-раскрытие в ходе судебных разбирательств или раскрытие в соответствии с законом о свободе доступа к государственной информации (FOIA);

  • Обеспечивает сохранность сообщений электронной почты постоянного срока хранения для последующей передачи в Национальные Архивы;

  • Предлагает практичный подход к управлению унаследованными учетными записями электронной почты;

  • Снижает нагрузку по управлению электронной почтой, ложащуюся на конечного пользователя;

  • Представляет собой упрощенный подход по окончательному определению судьбы (уничтожению либо передаче на архивное хранение)  сообщений электронной почты временного и постоянного срока хранения;

  • Снижает риск несанкционированного уничтожения сообщений электронной почты, а также

  • Позволяет использовать технологии, которые уже используются государственными органами для других целей - например, архивы электронной почты / защищённые электронные хранилища (e-vaults), применяемые для целей э-раскрытия, - в том числе на облачных платформах.
Прежде, чем внедрять метод Capstone, государственный орган должен определить, пригоден ли он для использования в рамках конкретных программ, выполняемых этим органом. Внутри конкретного государственного органа метод Capstone может использоваться одновременно на нескольких уровнях организационной структуры. Возможно и несколько  реализаций метода Capstone - в зависимости от деловых функций выполняемых государственным органом программ. При использовании метода Capstone следует, в частности, принять во внимание следующее:
  • Совместим ли подход Capstone с существующими электронными почтовыми системами и другими системами для управления / архивации документов, используемыми государственным органом?

  • Захватывает ли используемое хранилище электронной почты метаданные в соответствии с нормативными требованиями ( 36 CFR 1236,22 ), а если нет, то можно ли его соответствующим образом сконфигурировать?

  • Все ли сообщения электронной почты постоянного срока хранения содержат необходимые метаданные в момент их передачи в Национальные Архивы?

  • Все ли документы доступны авторизованным сотрудникам для использования в интересах деловой деятельности?

  • Снабжено ли используемое государственным органом хранилище электронной почты надлежащими средствами контроля и обеспечения безопасности,  предотвращающими несанкционированный доступ, модификацию или удаление сообщений электронной почты?

  • Является ли приемлемым компромиссное решение в рамках Capstone, при котором потенциально возможен захват писем личного характера и не имеющих ценности сообщений?

  • Какие внутренние нормативные документы следует разработать для внедрения Capstone?

  • Какое специальное обучение необходимо для внедрения Capstone?

  • Не будут ли документы храниться слишком долго или недостаточно долго, с точки зрения потребностей государственного органа, в случае использовании сроков хранения, разработанных для охватываемых подходом Capstone учетных записей электронной почты?

  • Будет ли охватываемые подходом Capstone документы дублироваться в других документных системах?

  • Существуют ли законодательно-нормативные требования, во исполнение которых некоторые охватываемые подходом Capstone документы должны быть уничтожены по истечении определенного времени?
После рассмотрения этих вопросов, государственный орган сможет определить, будет ли метод Capstone полезен в рамках его программы управления документами. Если принимается решение об использовании данного подхода, то государственный орган  должен определить охватываемые им учетные записи электронной почты и установить для них соответствующие сроки хранения.

Прежде, чем устанавливать сроки хранения, государственным органам рекомендуется проконсультироваться с курирующими их архивистами Национальных Архивов для определения надлежащей стратегии управления создаваемой государственным органом электронной почты. Государственный орган также должен описать в устанавливающем сроки хранения документе те содержащиеся в электронной почте документы, которые не могут быть выведены из-под действия подхода Capstone ввиду относящихся к ним специфических законодательно-нормативных требований.

Мой комментарий: Сам подход и особенно практика его применения заслуживают внимательного анализа. Пока я бы отметила следующее:
  • Впервые почтовые системы фактически признаются надлежащим инструментом управления документами и снимается «классическое» требование о миграции содержащихся в электронной почте документов в специализированные документные системы.

  • Принципиальным является переход от управления отдельными сообщениями к управлению учетными записями, что несоизмеримо менее трудоемкое дело.

  • По сути дела, подход Capstone является разновидностью широко обсуждающегося подхода «больших корзин», в котором предлагается устанавливать единые сроки хранения большим группам видов документов, сходных по своему функциональному назначению и срокам хранения.

  • Подход Capstone связан с существенными рисками утраты ценных документов, откладывающихся в учетных записях рядовых сотрудников и руководителей среднего звена. И чем более развито в организации делегирование полномочий, тем эти риски выше, а управление сроками хранения в рамках Capstone – сложнее.

  • Применение подобных подходов не является альтернативой обучения сотрудников базовым правилам управления проходящими через их руки корпоративными документами. С моей точки зрения, подход Capstone в первую очередь хорош как «аварийный» метод, позволяющий хоть как-то решить за разумное время и при разумных затратах вопрос с сохранением/уничтожением уже накопленных в электронной почте документов.

Комментариев нет:

Отправить комментарий