USB-накопители, метаданные, «неформальные» сообщения электронной почты и Office 365 - Архивно-документационная служба штата Новый Южный Уэльс (Австралия) отвечает на очередные вопросы, часть I

Статья Кейт Камминг (Kate Cumming) было опубликована 16 июля 2013 года на сайте Управления государственных документов австралийского штата Новый Южный Уэльс, посвящённом инициативе «Выдержать проверку временем – защитить наше электронное будущее» (Future Proof – Protecting our digital future).

Сотрудники Управления государственных документов штата в мае-июне получили множество «вкусных» вопросов :)

Допустимо ли сохранять старые документы на USB-накопителях с флеш-памятью?

Нет, нельзя.

Управление государственных документов рекомендует применять USB-накопители и карты памяти только для кратковременного использования или доступа к документам. Их также не следует использовать в качестве единственного способа хранения какой-либо деловой информации.

Некоторые органы государственной власти штата сообщили, что они копируют подлежащую среднесрочному или длительному хранению информацию на несколько флеш-накопителей, которые затем складывают в коробку и отправляют на хранение.

При использовании подобного подхода эти государственные органы вряд ли смогут в будущем снова получить доступ к этой информации. Для этого есть ряд возможных причин:

• Флеш-накопитель представляет собой физический носитель информации. Если его повредить, то к содержащейся на нем информации будет невозможно получить доступ и прочитать её;


• Флеш-накопитель использует определенное оборудование для доступа к содержащейся на нем информации. Если, скажем, за те 2 - 5 лет, что накопитель пролежал в ящике на полке, Вы успели обновить всё Ваше компьютерное оборудование, то может так случиться, что это новое оборудование не сможет прочитать информацию с этого накопителя.


• Предположим, что прошло 2-5 лет, флеш-накопитель физически в полном порядке и  старое оборудование все еще работает. Плохой новостью может быть то, что работающее на Ваших компьютерах программное обеспечение, скорее всего, изменилось. И какие бы программы Вы ни использовали для создания помещённых на флеш-накопитель документов, может случиться, что эти документы не будут читаться новым программным обеспечением.


• Если только у Вас нет способности писать четким мелким почерком, Вы вряд ли отмаркируете флеш-накопитель таким образом, чтобы идентифицировать всё его содержимое (можно, конечно, положить в ящик с накопителями распечатанную опись накопителей и их содержимого, но эпоху поголовного увлечения безбумажными технологиями разве кто-нибудь станет это делать? – Н.Х.). Маловероятно, что спустя 5 или 10 лет кто-нибудь сядет и начнет просматривать содержимое всех накопителей в ящике в надежде найти необходимую ему информацию.


• Как правило, документы на флеш-накопителях хранятся в отрыве от их контекста. На накопитель переносятся лишь самые минимальные сведения о документе - базовые метаданные, содержащие название, дату и автора, и мало что ещё. Или же на накопителе может быть записан фрагмент контента сетевого диска в определенный момент времени, и не более того. Доступность и пригодность к использованию контента на флеш-накопителе также зависит от того, насколько понятными Ваша сетевая структура и система присвоения имен файловой титулов будут через 2-5 лет. Скорее всего, с этим будут  проблемы.

По всем этим причинам действительно важно понимать, что флеш-накопители являются устройствами для оперативной работы и не подходят в качестве инструментов для долговременного хранения (С моей точки зрения,  главная слабость приведенной аргументации в том, что ровно то же самое можно сказать о любом съёмном носителе информации, – а в принципе выступить против хранения информации на съёмных носителях австралийское коллеги не решились! – Н.Х.).

Вам нужно, чтобы Ваша имеющая долговременную ценность информация была легкодоступной, защищённой, управляемой, пригодной к использованию, понятной, чтобы по ней удобно было вести поиск и чтобы она была связана с описывающей её информацией. Вам нужно хранить её в системе или среде, обеспечивающей все эти возможности. Вам следует защищать и ценить свою важную деловую информацию, и хранение ее на USB-накопителях – неподходящий для этого способ.

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/07/ii_25.html )

Кейт Камминг (Kate Cumming)

Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
http://futureproof.records.nsw.gov.au/digital-recordkeeping-qa-at-state-records-nsw-in-may-and-june-2013-usbs-metadata-dodgy-emails-and-office-365/