Семинар в Гааге в октябре 2010 года: Воображаемые сценарии внедрения стандартов менеджмента документов серии ISO 30300

Данная заметка Карлоты Бустело (Carlota Bustelo Ruesta – на фото) была опубликована 23 февраля 2011 года на испанском блоге, посвященном стандартам системы менеджмента документов (СМД). Карлота Бустело является координатором одной из двух рабочих групп подкомитета TC46/SC11 Международной организации по стандартизации, разрабатывающих эти стандарты.

В октябре прошлого года, голландская организация по стандартизации (NEN) организовала семинар,  на котором были представлены стандарты серии ISO 30300, и прошло их обсуждение. Пользуясь тем, что одновременно в Голландии проходила встреча членов технического комитета ИСО TC 46/SC 11 (Управление документами и архивное дело), организаторы попросили Джудит Эллис (Judith Ellis) и меня, как координаторов рабочих групп, разрабатывающих первые два стандарта серии, выступить на семинаре и рассказать об СМД. Презентация нашего доклада выложена на сайте NEN на странице http://www.nen.nl/web/Werken/NEN-Managementseminar-Informatiehuishouding.htm , прямая ссылка на PDF-файл http://www.nen.nl/web/file?uuid=f7d2afa5-d492-4e36-b36c-ca0de058cf08&owner=c6808251-0858-425e-9b2e-78e99210d954 .

Нас попросили рассказать о том, как на практике внедрять стандарты СМД. Поскольку стандарты пока ещё официально не опубликованы, вряд ли можно было говорить о каком-то реальном опыте, поэтому мы решили пофантазировать о возможных сценариях их внедрения.

В первую очередь мы попытались понять, что есть общего у всех возможных сценариев внедрения этих норм, - а тем временем на YouTube нам попалась сделанная одной компанией видеопрезентация, которая, как нам показалось, дает возможность объяснить эти сценарии в занимательной форме:

В этом видеоролике в виде сказки рассказывается о проблемах управления информацией в организациях. В процветающей деревне поселился дракон, который рос и рос (в видео дракона звали Качество Данных, а в нашем случае его можно было бы назвать Управление Электронными Документами), и стал угрозой спокойствию и благосостоянию жителей. Жители деревни обратились к благородному рыцарю, эксперту по борьбе с драконами, чтобы взять дракона под контроль и даже превратить его в достопримечательность для туристов. Чтобы переделать эту историю в рассказ о внедрении СМД, мы использовали слова из сказки:

• Драконы, от которых страдают наши организации, могут принадлежать к различным семействам, но у всех у них есть кое-что общее: наша способность создавать в крупных масштабах информацию, которой нужно управлять – и постоянная тенденция всё это запутывать.
  
  
• С драконами могут биться как собственные рыцари, так и приглашённые со стороны, и они могут добиться успеха, если будут следовать хорошей стратегии и использовать подходящее оружие.

В сказке рыцарь побеждает дракона благодаря следующему:

• Использованию старинной мудрости, которой в нашем случае оказывается такая дисциплина, как управление документами и архивное дело;
  
  
• Умная стратегия -  в нашем случае это интеграция управления документами с целями и задачами организации;
  
  
• Хитрое маневрирование, которым в нашем случае может быть внедрение стандартов серии ISO 30300.

И поскольку мы с Джудит являемся консультантами, специализирующимися в области управления документами, то решили поупражняться в консультировании вымышленного клиента, которому мы рекомендуем внедрить СМД. Рассказ об этом - в следующих постах.

Карлота Бустело (Carlota Bustelo Ruesta)

Дополнительная информация: см. http://rusrim.blogspot.com/2010/06/ii.html

Источник: блог ISO 30300 / YouTube
http://www.iso30300.es/seminario-de-la-haya-del-mes-de-octubre-de-2010-imaginando-escenarios-de-implantacion-de-la-norma-iso-30300/
http://www.youtube.com/watch?v=TbzQvswrOTw