Семинар в Гааге в октябре 2010 года: Воображаемые сценарии внедрения стандартов менеджмента документов серии ISO 30300 - часть II

Вторая часть статьи Карлоты Бустело (Carlota Bustelo Ruesta – на фото) была опубликована 9 марта 2011 года на испанском блоге, посвященном стандартам системы менеджмента документов (СМД). Карлота Бустело является координатором одной из двух рабочих групп подкомитета TC46/SC11 Международной организации по стандартизации, разрабатывающих эти стандарты.

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2011/03/2010-iso-30300.html )

Во второй части нашего доклада на организованном голландской  организацией по стандартизации NEN семинаре, посвященном обсуждению стандартов серии ISO 30300,  мы с моей коллегой Джудит Эллис (Judith Ellis)  провели вымышленное консультирование наших клиентов, которые могли бы внедрить стандарты менеджмента документов (СМД).

Я, со своей стороны, выбрала старого клиента, Управление по контролю над рынком ценных бумаг в Коста-Рике (Superintendencia General de Valores de Costa Rica), - пример, позволяющий в полной мере предположить ход внедрения стандартов СМД. В Управлении, как и во всех регулирующих органах, созданная и полученная информация о финансовых рынках – это то сырье, с которым работают его сотрудники. Со времени его создания Управления в 1999 году – мне повезло именно тогда начать работать с ним - это сильно автоматизированная организация, в которой хорошо поставлено интегрированное управление информацией и документами. На настоящий момент там не внедрен ни один из стандартов менеджмента (ISO 9000, ISO 14000 …). Хотя я и поддерживаю контакты с коллегами из Управления, глубокого знания текущего положения дел у меня нет. Мое упражнение в консультировании исходит из положения дел, существовавшего десять лет тому назад, когда наше внедрение модели управления документами и информацией было в самом разгаре.

Аргументы в пользу того, чтобы рекомендовать Управлению внедрение стандартов СМД,  вертятся вокруг центральной идеи: систематический подход, обеспечивающий постоянное совершенствование, весьма рекомендуется для этой организации, которая, вследствие особенностей своей деятельности, не может позволить себе никаких поблажек в этой области. Эта центральная идея дополняется и усиливается другой – о возможности получения от внедрения СМД следующей отдачи:

• Демонстрация различным заинтересованным сторонам – участникам рынка ценных бумаг того, что регулирующий  орган хорошо контролирует документы и информацию, что усиливает уверенность в надлежащем функционировании этого рынка.
  
  
• Невозможность использовать соответствующую информацию в качестве надлежащих доказательств могла бы стать причиной неопределенности и неуверенности, поэтому Управлению в полной мере годится подход, помогающий уменьшать подобные риски.
  
  
• Использование систематического подхода для контроля над доказательствами и документами дает возможность закрыть наиболее слабые места в управлении ими, такие, как, например, установление сроков хранения и контролируемое уничтожение документов, уже утративших свою ценность.

Центральная идея, лежащая в основе этого этапа внедрения, состоит в том, что в подобных организациях, в которых уже налажено хорошее управление информацией и документами, введение системы менеджмента документов означало бы добавление к уже имеющимся мерам контроля и управления ряда новых. Значительные результаты можно получить, приложив умеренные усилия.

Продолжая гипотетическое консультирование, далее были перечислены основные задачи, которые необходимо решить для внедрения СМД:

• Разработка и утверждение политики управления документами, и ознакомление с ней персонала.
  
  
• Выяснение того, какие процессы и меры контроля и управления документами из списка, приложенного к стандарту ISO 30301, уже реализованы, а какие - нет. Внедрение недостающих процессов и мер контроля.
  
  
• Определение целей и планов, как оперативных, так и стратегических, с использованием анализа рисков.
  
  
• Формальная регламентация ролей и ответственности каждого подразделения организации в плане управления документами.
  
  
• Установление того, какие документированные процедуры управления информацией и документами уже есть, и каких недостаёт. Разработка и внедрение порядка утверждения таких процедур.
  
  
• Создание системы оценки эффективности и непрерывного совершенствования,  путем внедрения процедур для выявления недостатков, выполнения корректирующих действий и проведения аудита.

Таким образом, внедрение в этой организации стандартов СМД способствовало бы выполнению ею своих задач в качестве регулирующего органа, благодаря укреплению доверия и повышению эффективности. Конечно, все организации отличаются друг от друга, но идея заключалась в том, чтобы из этого гипотетического примера сделать определенные выводы о возможных сценариях внедрения СМД.

Карлота Бустело (Carlota Bustelo Ruesta)

Дополнительная информация: Презентация доклада Карлоты Бустело и джудит Эллис доступна по адресу http://www.nen.nl/web/file?uuid=f7d2afa5-d492-4e36-b36c-ca0de058cf08&owner=c6808251-0858-425e-9b2e-78e99210d954

Источник: блог ISO 30300
http://www.iso30300.es/seminario-de-la-haya-del-mes-de-octubre-de-2010-imaginando-escenarios-de-implantacion-de-la-norma-iso-30300-parte2/