DGI: Какие проблемы управления документами из числа тех, с которыми приходится сталкиваться федеральным органам власти, являются наиболее сложными?
JB: Сразу же хочу подчеркнуть, что я высказываю здесь свои собственные взгляды.
Я считаю главной ту проблему, с которой правительство уже борется в течение определенного времени, - а именно, переход от бумажного мира 20-го столетия в электронный мир 21-го века. К сожалению, происходящее нередко напоминает мне День сурка (Groundhog Day – весёлый весенний праздник, отмечаемый в США и Канаде 2 февраля – Н.Х.), особенно когда я слышу, что какое-то ведомство считает своими официальными документами только документы на бумаге, а не в электронных форматах.
Второй ключевой проблемой является электронная почта. Мы так до сих пор до конца и не разобрались, что делать с электронной почтой, несмотря на то, что наступило время, когда проблемой становится уже мир «веб 2.0». Похоже, что никто не может предложить идеальное решение, обеспечивающее эффективную архивацию всех материалов. Есть, конечно, новое поколение программного обеспечения, способное помочь (например, с архивацией электронной почты). Со временем, все больше и больше государственных органов будут внедрять электронное управление документами, в том числе решения, обеспечивающие автоматизированный захват (сбор, ввод и регистрацию документов в электронной системе – Н.Х.), - а конечные пользователи будут чувствовать себя увереннее и комфортнее при применении современных технологий. Это будут перемены, связанные со сменой поколений.
DGI: Повлияли ли на делопроизводство в государственных органах судебная практика в целом, и процессы поиска и выемки электронных документов и информации (e-discovery) - в частности?
JB: Опыт судебных споров сильно повлиял на Белый дом, где сообщения электронной почты сейчас сохраняются как документы постоянного срока хранения. Что же касается остальных органов федерального правительства, то различные учреждения по-разному решают задачи исполнения своих обязательств по обеспечению сохранности документов и представления электронных документов в случае судебных споров и расследований. Во многом всё упирается в имеющиеся у них технологии и, конечно, бюджетные ограничения. Я хотел бы призвать ИТ-директоров и ведущих руководителей ИТ-служб всех агентств поговорить с юрисконсультами своих агентств о том, какие цели являются достижимыми. Существуют способы перехода на такие формы электронного делопроизводства и на использование автоматизированных решений, обеспечивающих захват документов, которые вписываются в бюджеты учреждений, не разоряя их.
DGI: Каким образом стремление администрации Президента заставить государственные органы двигаться в направлении облачных вычислений влияет на их обязанности по управлению документами?
JB: Администрация ставит своей целью заставить государственные органы двигаться в сторону облачных вычислений. В рамках этих усилий, важно помнить, что основные обязанности и ответственность государственных органов по сохранению документов никуда не исчезают в том случае, если документы агентства находятся «в облаке». Национальные Архивы сотрудничает с другими государственными органами в рамках пилотных проектов по управлению электронной почтой на облачных платформах. В этой работе мы находимся пока на начальной стадии этого, и очень важно всё сделать правильно.
DGI: Что Вы могли бы в этой связи посоветовать государственным органам?
JB: Я бы посоветовал агентствам сформировать, по сути, «группу быстрого реагирования» и продумать новые вопросы, возникающие в связи с длительным хранением электронных документов и с представлением электронных документов в случае судебных споров и расследований. Всегда есть возможность улучшить общение друг с другом и взаимный обмен мнениями, и не замыкаться в своих офисах и кабинетах.
Подводя итоги, я хотел бы сказать следующее: Я хочу верить в то, что следующее поколение государственных служащих сделает для американского народа полезное дело, управляя изначально электронными государственными документами, обеспечивая их сохранность и непрерывный доступ к ним, с тем, чтобы история 21-го века была должным образом сохранена.
Источник: сайт «Институт электронного правительства»
http://www.digitalgovernment.com/News/Executive-Insight-Jason-R.-Baron--Governments-Record-Keeping-Challenges.shtml?sms_ss=blogger&at_xt=4d7ae77c96e8aaf0%2C0
Комментариев нет:
Отправить комментарий