4 мая 2023 года мы опубликовали (в официальном бюллетене правительства США «Федеральный реестр» (Federal Register) – Н.Х.) новые федеральные правила, устанавливающие стандарты оцифровки федеральных документов постоянного срока хранения. Правила включены в раздел 36 CFR 1236, подраздел E Свода федеральных нормативных актов (см. https://www.federalregister.gov/documents/2023/05/04/2023-09050/federal-records-management-digitizing-permanent-records-and-reviewing-records-schedules , прямая ссылка на PDF-файл: https://www.govinfo.gov/content/pkg/FR-2023-05-04/pdf/2023-09050.pdf ). Данные правила вступят в силу с 5 июня 2023 года.
Мой комментарий: Я уже рассказывала на блоге о подготовки этих правил, см. http://rusrim.blogspot.com/2020/12/blog-post_50.html
Содержание раздела, посвященного оцифровке федеральных документов постоянного срока хранения
Правила устанавливают стандарты для оцифровки бумажных документов и фотоотпечатков постоянного срока хранения. В настоящее время они не содержат стандартов для оцифровки документов на плёнках.
Федеральные органы исполнительной власти, следующие этим стандартам, смогут передавать оцифрованные документы на архивное хранение в Национальные Архивы США (NARA) и уничтожать оригиналы. Тем не менее, возможность уничтожения оригиналов зависит от наличия у федеральных органов исполнительной власти утвержденных указаний по срокам хранения документов и действиям по их истечении (перечней), авторизующих уничтожение/передачу документов.
Мы выпустим новый типовой перечень документов с указанием сроков хранения (General Retention Schedule, GRS) GRS 4.5, который будет охватывать оцифровку документов. Типовой перечень и правила будут работать в тандеме. Правила содержат указания и рекомендации о том, как проводить оцифровку документов постоянного срока хранения, чтобы оцифрованные документы можно было передать на хранение в Национальные Архивы, а типовой перечень является нормативным документом, авторизующим уничтожению исходных документов.
Мы создали веб-сайт ( https://www.archives.gov/records-mgmt/policy/digitization ), на котором будет предоставляться информация об оцифровке федеральных документов. Мы сейчас разрабатываем дополнительные продукты и учебные ресурсы с целью помочь федеральным органам исполнительной власти внедрить введенные Национальными Архивами стандарты оцифровки документов постоянного срока хранения. По мере их разработки мы будем добавлять их на эту страницу.
Раздел сайта Национальных Архивов США по вопросам оцифровки федеральных документов
Мы понимаем, что эти правила существенно повлияют на то, как федеральные органы исполнительной власти управляют своими документами. Мы ожидаем, что у людей возникнет много вопросов по мере ознакомления с этими новыми требованиями. Пожалуйста, не пропустите возможность принять участие в предстоящем вебинаре, чтобы более подробно обсудить эти новые правила оцифровки. Тем временем, если Вам нужна дополнительная информация, обращайтесь по адресу rmstandards@nara.gov .
Ариан Раванбакш (Arian Ravanbakhsh)
Источник: блог «Records Express» на сайте NARA
https://records-express.blogs.archives.gov/2023/05/04/release-of-regulations-for-digitizing-permanent-records/
Комментариев нет:
Отправить комментарий