Я полагаю, что важно признать, что служба управления документами - это слуга, а не хозяин.
Слишком часто мы пытаемся навязать людям определённые барьеры и ограничения, из-за чего кажется, что служба управления документами - это хозяин, а не слуга.
Реалии жизни заключаются в том, что документация ведётся должным образом только в том случае, если их «надлежащее» управление документами означает, что они способствуют выполнению той работы, которую должны исполнять сотрудники.
Всякий раз, когда работа с документами отвлекает сотрудников от исполнения их основных обязанностей, она просто не выполняется - или, как мы могли бы сказать, документация не ведётся «должным образом». Это означает, что основой успешности деятельности служб управления документами всегда является повышение эффективности и продуктивности выполняемой сотрудниками работы.
Здесь, конечно, есть своё место и для законодательно-нормативного регулирования.
Если Ваш регулирующий орган как следует выполняет свою работу, то организации осознают, что большие их усилия могут пропасть впустую, если они не будут надлежащим образом работать с документами, ведь любая полученная прибыль может быть впоследствии потеряна [из-за плохих документов – Н.Х.]
Это также работает и в государственном секторе – государственные органы знают, что усилия по взаимодействию со СМИ важны для того, чтобы заручиться твёрдой поддержкой их проектов общественным мнением; а когда это не получаются, переговоры становятся более сложными, потому что колеблющиеся нередко не видят ничего плохого в том, чтобы проголосовать «против» - и ничто так этого не провоцирует, как неспособность постоянно «спотыкающихся» государственных органов донести до СМИ убедительные «истории».
Однако в реальной жизни не все регуляторы приходят с проверками; и пока они не придут, осуществляйте управление документами как поддерживающую, вспомогательную деятельность.
Если управление документами действительно улучшает основную деятельность, то оно осуществляется «должным образом». Если же оно не способствует повышению эффективности и продуктивности основной деятельности, то мы, вероятно, обманываем себя, и тогда нам, вероятно, лучше поискать такое определение «надлежащего» ведения документации, которое бы помогало работать лучше, - иначе мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] просто будем выглядеть как люди, которые не слишком хороши в своей профессиональной деятельности.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/records-as-servant
Комментариев нет:
Отправить комментарий