Мы считаем, что полезность деятельности служб управления документами и их способность улучшить результативность поиска (findability) являются самоочевидными.
Но сколько программ управления документами не смогли получить финансирование из-за расплывчатости своих обещаний повысить эффективность и производительность? Как мне кажется, это большинство из них.
Как можем мы убедительно говорить о повышении эффективности и производительности, если мы не в состоянии представить его в терминах «от x к y» - и объяснить людям, как именно мы собираемся этого добиться, причём так, чтобы они и понимали нас, и верили нам?
Чтобы сделать это, мы должны знать числа, а единственный способ достать их – это пойти и получить их самостоятельно:
- от x - здесь мы измерили показатели;
- к y - здесь мы приблизились, насколько это возможно, к измерению показателей.
В предложениях, бизнес-кейсах и прочей маркетинговой чепухе я постоянно статистику от фирм IDC, Gartner и др., касающуюся того, сколько часов теряется на поиск информации, с усреднением данных по неизвестному эталонному набору организаций.
У меня никогда нет полной уверенности в том, как получаются эти данные, однако я знаю одну вещь: руководители высшего звена не могут принимать на их основе инвестиционные решения, потому что эти цифры не характеризуют их организацию.
Насколько им известно, их организация вообще может оказаться образцовой, особенно когда Вы работаете на них - и они знают, что у них есть служба управления документами, внедрившая технологии и процессы работы с документами на основе передовой практики. Сюда входят функциональная классификация, соответствующие стандартам ИСО схема метаданных и документная система, охватывающая всю организацию политика управления документами.
Эти руководители тратят сотни тысяч или миллионы долларов в год на свою программу управления документами, - поэтому логично, что такая статистика вряд ли соответствует положению дел в их организации.
Даже если это и так, и если есть потенциал для огромных улучшений, единственным способом подтолкнуть руководителей к тому, чтобы поверить в подобное – это чтобы кто-нибудь пришёл и показал им, что такое действительно можно сделать, - в очень специфической области, в очень специфическом деловом процессе или наборе процессов, «от x к y».
Нужные реальные измерения, имена сотрудников, подписи руководителей подразделений, удостоверяющие их согласие с замеренными текущими уровнями эффективности и производительности, и их доверие к тому, что планируемый целевой показатель y является реальным.
Высшее руководство просто выжидает, очень надеясь на то, что подчинённые придут и скажут, где именно в их организации они смогут улучшить ситуацию, в какой степени и за какие деньги. Высшее руководство ждёт, когда кто-то придет к нему с проектами, подкреплёнными измерениями, сделанными в их собственной организации.
Почему бы этим «кем-то» не стать нам?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/how-to-make-findability-numbers-worth
Опять это пресловутое наделение руководства рациональным началом. Как будто с практикой не сталкивался человек.
ОтветитьУдалитьЭкономика давно отказалась от концепции рационального агента. Пора бы и другим отраслям к этому приходить, хотя это и так очевидно.
Сейчас, чтобы повлиять на мнение руководства, нужны просто цифры, статистика, презентации, дашборды и вот эти все новомодные красивые штуки. Красота нужна. Все.
Все эти данные в большинстве случаев берутся с потолка, я в этом абсолютно убежден. Сама статистика даже может ничего не говорить. Просто ничего. Это просто красивый дашборд/презентация, которые созданы, чтобы автор дашборда получил деньги, а руководители с умным видом мотали или кивали головой. Вопросы обычно поверхностные или с желанием поддеть; сути они не затрагивают.
Но форма, подача, даже если в этой статистике заложена ложь, сделают свое дело. Никто даже не задумается, ради чего собрались, ради чего делались эти графики, насколько нужно именно проталкиваемое решение.
Все решают форма и эмоции, людей, способных осуществлять логические операции, анализировать, размышлять, в принципе мало.
Пора бы документоведам и архивистам это понять и сделать выводы. Вот на примере Росархива мои тезисы можно либо подтвердить, либо опровергнуть. Думаю, все всё понимают.
Карл - романтик, поэт. Читать его приятно, но я ни разу не увидел никаких конкретных предложений для практики, примеров.
Про высшее руководство ждет я вообще молчу. В крупной организации много людей, читающих комментарий, работает? Как все устроено в них? Какая структура социальных связей и отношений? Как принимаются решения?
Да, про выводы.
ОтветитьУдалитьВыводы такие: эпоха профессионализма как такового прошла. Когда отрасль зарождается, в ней много идейных людей, горяих профессионалов. Если она разрастается, получает ресурсы, в нее стремятся все, чтобы эти ресурсы получить. Участников становится больше, голосов больше, содержания - все меньше и меньше, зато больше - пустого звука.
Выигрывает в итоге тот, кто громко кричит, когда надо, и молчит, когда надо.
Вот если мы примем эту ситуацию за отправную точку, можно что-то думать и решать.
Можно сколько угодно говорить о важности и статусе, но в системе социальных отношений делопроизводствель, документовед (или новомодное "управляющий документами") архивист, - это сектор услуг и обслуживания, обслуга.
Это универсальная ситуация. Сервисизация отрасли работы с документами, превращение в обслугу - это общий тренд сервисизации экономики. То же касается и других отраслей - врачебной, когда врач обслуживает (отношение потребителей соответствующее), преподавательской и тд.
Если готовы с этим мириться - разрабатывайте инструменты для обслуживания. Если нет, то то все равно разрабатывайте, пч какой у вас выход, работать-то надо.
Вот в таких условиях мы работаем, товарищи.