Мы все время бросаемся словом «документ» (record) как существительным – но это также и глагол «документировать».
Во многих организациях мы как-то ухитряемся определить понятие «документ, документировать» таким образом, который позволяет нам забыть, что 98% полезной отдачи создаётся в тот момент, когда информация документируется для использования теми людьми, которые её документируют.
Документы – это наш способ помнить, а также способ дать другим людям возможность понять то, что только мы испытали. В конечном счёте, документы – это наш способ организовать себя. То, насколько хорошо организованы наши организации, во многом определяется качеством документов, и в этом заключается их «суперсила».
Без документов мы не можем организовать ничего такого, что длится дольше десяти минут или включает достаточно много людей, и качество документов оказывает очень сильное влияние на качество организации деятельности. Где же место качества документов в «современной» практике управления документами? Мой ответ: нигде.
Современные практики управления документами обычно означают, что мы получаем хорошо упорядоченный и тщательно описанный мусор. Это всё равно мусор, но у него имеются хорошие метаданные, и мы знаем, где это мусор находится.
Современная практика управления документами, судя по всему, в значительной степени строится на предположении о том, что очень хорошо описывая создаваемый сотрудниками мусор, мы сможем как-то компенсировать тот факт, что это мусор.
Саймон Фруд (Simon Froude, генеральный директор Национальных Архивов Австралии) недавно упомянул качество документов в своём выступлении на одном из мероприятий Ассоциации специалистов Австралазии по управлению документами и информацией (Records and Information Management Professionals Australasia, RIMPA) в Южной Австралии.
По его словам (в моём пересказе - надеюсь, я точно уловил дух того, что он сказал), проблемой является отсутствие стандартов качества для управления документами. Он также отметил, что текущие документы отражают качество государственного управления.
Эти слова действительно задели меня за живое.
Итак, что мы можем использовать в качестве моделей того, как представители различных профессий обеспечивают качество документов? Я бы начал с юристов и бухгалтеров.
Вместе они шли от успеха к успеху, признавая, что качество организации деятельности в значительной степени может определяться качеством понимания организацией своих финансов и своих обязательств.
Для бухгалтеров этот процесс начался тысячи лет тому назад, однако сделало заметный рывок вперёд более 500 лет назад, когда Лука Пачоли (Luca Pacioli) написал свою книгу о венецианском способе бухгалтерского учета - то, что мы сейчас называем «двойной записью».
Юридическая профессия также почти полностью опирается на документы. Все, что делают юристы, - это документируют созданные законы, интерпретирует их формулировки, документируют эти интерпретации, - а затем использует эти интерпретации в качестве основы для действий и для обязательств по документированию. Затем они зарабатывают кучу денег, ведя споры вокруг интерпретаций и того, сколько должны стоить «неверные интерпретации».
Вместе бухгалтера и юристы они помогают организации понять, какие обязательства она взяла на себя и сколько у неё денег. Организация, которая понимает обе эти вещи, может работать эффективно, будучи уверенной в том, что она навряд ли выйдет за рамки своих возможностей и вряд ли не исполнит взятые на себя обязательства.
Суть обеих этих профессий заключается в том, что обе они являются «документными», но, в отличие от нас, основное внимание они уделяют другим вещам. Основное внимание они обращают не на то, какие имелись документы, а на то, какую информацию необходимо задокументировать - и они сформировались как профессии в процессе установления того, какую информацию необходимо было задокументировать.
Если задокументированная информация не соответствует этим требованиям - они об этом знают и принимают меры, потому что в таком случае их деятельность окажется дезорганизованной, и они не могут выполнять свою работу.
Документы - это суперсила, которая позволяет нам организовываться, быть организованными и оставаться организованными.
Качество документов во многом определяет качество организации, и именно с качеством документов людям сейчас больше всего нужна помощь. И это не качество «ведра» / контейнера, в котором держат документы.
Людям нужна помощь с определением того, какую информацию необходимо задокументировать, а также где и как она будет задокументирована – с тем, чтобы они могли организовать себя и свою деятельность, и в этом суперсила документов.
И пока мы не сосредоточим своё внимание на качестве, у нас практически нет возможности на него повлиять.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/the-real-superpower-of-records-and
Комментариев нет:
Отправить комментарий