За последние несколько лет я кое-что заметил. Мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] ждём, что кто-то придет и спасет нас - и заставит сотрудников действовать правильно.
Мы также тратим много времени, указывая пальчиком на Королевские комиссии (создаются в Австралии для расследования высокопрофильных дел – Н.Х.) и расследования случаев коррупции, в материалах которых упоминается ведение документации, - и приговаривая: «Смотрите! Смотрите! Документы действительно важны!».
По сути, мы превратились в дисциплину, которая, желая вернуть своё значение и востребованность, надеется на то, что у кого-то случится «плохой день».
Бесспорно, мы должны в максимальной степени использовать в своих интересах случающиеся кризисы.
Однако путать управление документами с чем-то таким, что существует исключительно для предотвращения «плохих дней», означает неиспользование примерно 98% стратегической силы управления документами.
Основная и самая важная причина, по которой мы ведем документацию, заключается в том, что наши воспоминания ненадежны, и мы не можем ими поделиться. Попытки хоть что-нибудь организовать, опираясь только на память людей, очень быстро приводят к проблемам.
Для меня - и я уверен, что и для многих других - самый важный документ, который я веду, это мой календарь в Outlook/Gmail.
Следующими наиболее важным видом документов, вероятно, является повестка дня совещаний - потому что тогда мы все знаем, зачем мы приходим на совещание, и не возникает путаницы в отношении того, что мы должны делать.
Стратегическая сила записей заключается в простых принципах организации работы и управления ею. Огромная часть организационно-управленческой деятельности просто невозможна без документирования какой-либо поддерживающей её информации.
Мы не должны допускать, чтобы кризисы пропадали для нас впустую, но мы также должны позиционировать управление документами как нечто большее, чем просто предотвращение плохих ситуаций.
Мы должны восстановить стратегическую силу документов - и она целиком и полностью связана с тем, как сотрудники организуют свою работу и управляют ею.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/hoping-people-have-a-bad-day-and
Комментариев нет:
Отправить комментарий