Архивы рассматривают варианты выполнения проектов по оцифровке как собственными силами, так и с использованием аутсорсинга.
Оцифровка собственными силами подразумевает, что учреждение захватывает графические образы, предоставляет оборудование, программное обеспечение, персонал и покрывает накладные расходы. Аутсорсинг означает использование услуг поставщика для передачи материалов, их преобразования и возврата оригиналов вместе с электронными файлами.
Решение принимается в зависимости от охвата, характера, хрупкости и уникальности материалов, наличия бюджета и ресурсов.
Анализ вариантов
С учётом стоимости сканирования и соответствующего оборудования, аутсорсинг выгоден, - и к тому же поставщики привносят свой опыт, накопленный в аналогичных проектах. Лишь немногие учреждения могут оснащать себя новейшим аппаратным и программным обеспечением. В то же время поставщики услуг сами обеспечивают наличие новейшего оборудования и нанимают специалистов.
Однако использование аутсорсинга вместо создания собственных сервисов внутри компании не всегда является лучшим решением. Архивисты могут захотеть инвестировать в необходимые для оцифровки помещения, рабочую силу, обучение и оборудование. Кроме того, учреждение может инвестировать в наработку опыта и приобретение компетенций, которыми могут воспользоваться другие сервисы. Изготовление графических образов своими силами позволяет экспериментировать без оформления технических спецификаций и контрактов.
Выполнение работ собственными силами уместно в нескольких ситуациях: когда проект небольшой, если в учреждении имеются квалифицированный персонал или же мотивированные обучиться сотрудники, административная поддержка для обучения, а также оборудование (или финансирование для его приобретения). Кроме того, если организация накапливает собственный опыт, то она создает условия для оцифровки коллекций собственными силами в будущем.
Оборудование, программное обеспечение и системы хранения должны быть готовы в организации до начала оцифровки. Учреждениям нужны сканеры, фотокамеры, копировальные стенды и иное оборудование; аппаратная инфраструктура; а также программное обеспечение для захвата графических образов, их обработки, создания метаданных и контроля качества. Кроме того, рабочая среда должна соответствовать оцифровываемому материалу, особенно в плане освещённости и влажности.
Хотя аутсорсинг обычно предполагает доставку материалов поставщикам услуг на площадки, находящиеся за пределами учреждения, некоторые поставщики могут выполнять сканирование «на месте». Этот вариант обеспечивает ряд преимуществ внутренних проектов, таких как надзор и контроль, - но по-прежнему потребуются выделение рабочей зоны, обеспечение безопасности и страхование.
Кадровое обеспечение проекта и управление проектом
Потребность в персонале зависит от размера и сложности проекта. В отсутствие имеющих соответствующий опыт сотрудников, потребуется провести обучение персонала. Одни навыки и компетенции, - например, связанные с использованием технологий, - можно освоить по ходу выполнения работ. Другие же, - такие как обработка материалов, - требуют продвинутого обучения. Предпочтительнее иметь небольшое кадровое «ядро», чем большую по численности группу, состав которой может часто меняться.
Кадровое обеспечение инициатив по оцифровке охватывает заинтересованные стороны, имеющие опытом в различных областях. Например, для проекта оцифровки может потребоваться менеджер проекта, куратор, техник по сканированию, техник по контролю качества, специалист по каталогизации и веб-менеджер. Круг обязанностей может быть сокращён или расширен в зависимости от проекта.
В некоторых учреждениях функции управления проектом выполняет совет, в который входят архивисты, каталогизаторы и специалисты по направлению деловой деятельности. Консультативный комитет даёт консультации по вопросам основных целей и направленности проекта. В его состав могут входить члены управляющего комитета и назначенные внешние эксперты, привносящие в проект знания в определённых областях. Могут быть созданы подкомитеты, оказывающие более целенаправленную техническую, научную или редакционную поддержку. Управляющий комитет может состоять из представителей высшего руководства, а в консультативный совет могут быть включены члены совета директоров.
Преимущества союзов
Для осуществления местных, национальных и международных инициатив часто требуется сотрудничество. Партнерства могут расширить доступ к материалам, обеспечить техническое обслуживание, создать возможности для распределения доходов, максимизировать имеющиеся ресурсы, и могут создать отличные возможности для связей с общественностью.
Совместная работа является ценным способом, позволяющим сделать успешными более крупные партнерства. Использование поддерживающих сотрудничество структур и понимание преимуществ союзов способствует успеху. Партнерства всегда должны поддерживать миссию, видение и ценности всех сторон.
У институционального «духовного родства» имеется много преимуществ, поскольку опытные специалисты-практики делятся стандартами и передовым опытом. Сотрудничество может облегчить передачу знаний, создавая возможности для наращивания ресурсов. Кроме того, путем партнерства с теми, кто может поделиться своими навыками и компетенциями, создаются возможности для повышения профессиональной квалификации персонала.
Совместные инициативы могут расширить возможности для получения финансирования. Многие предоставляющие гранты учреждения поощряют партнерские отношения, в особенности те, которые закладывают основу для обмена знаниями. Интеграция коллекций и ресурсов позволяет сформировать воссоединенные распределённые коллекции, потенциально способные охватить более широкую аудиторию и достичь более широких педагогических и научных целей. Взаимные механизмы доступа к метаданным и предоставления доступа к материалам также облегчают поиск информационных ресурсов. Может быть получена экономия от совместного участия в расходах, поскольку более крупные проекты могут быть более экономически эффективными.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/digitization-labor-options/
Комментариев нет:
Отправить комментарий