Одна из вещей, беспокоящих меня в существующей длительное время практике управления документами, заключается в том, что мы систематически игнорируем важную часть определения ИСО для понятия «управление документами» и продолжаем на практике управлять документами так же, как это делалось в бумажную эпоху.
Полное определение ИСО термина «управление документами» из стандарта ISO 15489 описывает управление документами как «область управления, обеспечивающая эффективное и систематическое создание, получение, сохранение, использование, передачу на хранение или уничтожение документов, включая процессы ввода в систему и сохранения доказательств и информации о деловой деятельности и транзакции (обмене информацией) в виде документов» (перевод по ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы», п.3.15, http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=224713 – Н.Х.).
Когда я смотрю на специализированную EDRMS-систему управления документами и контентом, я вижу там хранение документов и их уничтожение либо передачу на архивное хранение.
Когда я обращаюсь к деловой системе, я вижу в ней эффективный и систематический контроль над созданием, получением, сохранением и использованием, а также процесс захвата и сохранения свидетельств/доказательств и информации о деловой деятельности и транзакциях.
Это связано с тем, что деловые системы ограничивают входящие данные и представляют документированную информацию людям таким, целенаправленно спроектированным образом, чтобы поддерживать управление деловым процессом и ту работу, которую выполняют сотрудники.
С моей точки зрения, деловые системы работают в лучшем духе принципов экспертизы ценности стандарта ISO 15489.
Как правило, те, кто создаёт деловые системы, рассматривает риски, которые процесс представляет для организации, и возможности снизить эти риски посредством документирования информации в системе. Затем они предлагают сотрудникам формы документирования этой информации.
Благодаря тому, как представлены эти формы, - в том случае, когда руководители хотят понять текущее состояние процессов, с которыми имеет дело их организация, и наличие каких-либо рисков, у них имеется информация, необходимая для лучшего понимания – при этом не требуется прочесть каждый документ, и не нужно отрывать от работы сотрудников, чтобы расспросить их о каждом процессе, над которым они работают.
В целом, мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] как профессиональная группа, до сих пор игнорировали деловые системы.
Сначала мы поступали так в силу нашей привычки управлять физическими объектами, и привычки наших организаций к тому, что мы управляем физическими объектами. Идея о том, что нам придётся управлять электронными объектами, которые начали быстро вытеснять физические, означала для нашей профессии необходимость включиться в процесс обучения, который привел бы к изменению нашей практики – непростая вещь для любой профессиональной группы.
На мой взгляд, выглядит всё это так, словно мы решили, что наше определение понятия «документ» позволяет нам делать вид, что люди не создают, не получают и не хранят информацию в качестве доказательств в деловых системах - всё сводилось к утверждению, что в этих системах есть только «данные», поэтому нам не нужно было управлять ими (даже если любой тупица, глядя на деловую систему, сказал бы, что это данные в контексте).
Ситуация стала действительно интересной, когда к «документам» начали относиться с предубеждением. Многие из нас изменили названия своих должностей на что-то «информационное» вместо чего-то «документационного».
С моей точки зрения, в этот момент нам следовало расширить сферу охвата своей деятельности и начать уделять повышенное внимание деловым системам, - однако мы до сих пор этого не сделали. Мы по-прежнему ищем себе оправдание - на этот раз говоря слова вроде «эта система не соответствует стандарту ISO <какому-то там> (например, ISO 16175), поэтому мы напишем политику, в которой говорится, что системы не являются документными системами».
Результатом этого является то, что управление документами разломалось на две части.
Та часть, которая в наибольшей степени способна повлиять на эффективность и производительность, находится под управлением ИТ-службы - она анализирует, как можно снизить деловые риски, сосредоточив внимание на систематическом создании, получении, хранении и использовании документов. Именно здесь содержится почти весь потенциал повлиять на эффективность делового процесса.
Та часть, которая наименее полезна, - это как раз то, что мы делаем, захватывая крошечную часть всей информации, которую организация создает и использует, с тем, чтобы мы могли управлять её жизненным циклом.
Единственный способ вернуть себе престиж и влияние, которыми должно обладать управление документами, - это признать, что мы отказались от значительной части приносимой нашей профессией пользы, как ее видит ИСО, и вернуть её.
Для этого нам придется признать, что всё, чем занимается ИТ-служба, это создание и обслуживание вещей таким образом, чтобы информация могла быть задокументирована и коллективно использована вместе с другими людьми.
А затем мы должны вернуть себе ответственность за документирование и проследить за тем, чтобы мы присутствовали везде, где оно осуществляется, обеспечивая, чтобы оно выполнялось систематически и такими способами, чтобы снизить деловые риски.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/business-systems-and-edrms-whos-doing
Комментариев нет:
Отправить комментарий