Что означает стратегически подходить к управлению документами и информацией? Сделать это одновременно и просто, и невероятно сложно.
Я думаю, что самый простой способ конкретизировать данный вопрос – это рассмотреть разницу между документами оперативной деятельности и стратегическими документами.
Люди, которые компетентно работают с оперативными документами, знают свою роль и чего от них ожидают, и выполняют её. Быть компетентным оператором - чрезвычайно ценное качество. Хорошо работающие организации опираются на компетентных операторов. У них есть информационная система, они знают, какую роль в ней играют - и оперируют этой системой.
Однако подходить к управлению документами стратегически - это нечто иное.
Ни одна система не является идеальной.
Разница между низкооплачиваемыми и более высокооплачиваемыми сотрудниками частично заключается в том, что высокооплачиваемые сотрудники видят элементы системы, которые функционируют не вполне корректно, и знают, как справляться с проблемами, которые эти элементы системы создают.
Службы управления документами почти полностью состоят из подобных людей, потому что большинство организаций пишут политику, в которой говорится, что «эта система - документная», а затем предоставляют своим службам управления документами разбираться с тем фактом, что на практике эти слова ничего не значат.
Так что насчет специалистов-стратегов? Если говорить просто, то у стратегов есть представление о том, как система должна измениться, и они работают над тем, чтобы это произошло. Стратеги прислушиваются к обратной связи, которую даёт им система, в которой они работают.
«Не совсем правильные» элементы системы, о которых я упоминал выше, являются сигналами о том, что что-то не вполне подходит, - и если в краткосрочной перспективе пожары необходимо быстро тушить, то в долгосрочной перспективе, если один и тот же «огонь» появляется в одном и том же месте, Вам, вероятно, следует поработать над тем, что может этот огонь вызывать, чтобы он перестал быть проблемой.
Хороший стратег выявляет подобные элементы, изучает их, а затем продумывает, как нужно изменить систему, чтобы эти проблемы исчезли. В число изменений могут входить многие различные вещи - это может быть более четкое определение услуги, корректировка процесса, установка новой системы и т.д.
Разница между стратегом и хорошим решающим проблемы специалистом, занимающимся непрерывным совершенствованием, заключается в том, что стратеги также понимают, как действия и делаемый выбор усиливают друг друга (или подрывают друг друга).
В целом они понимают ценность набранного разгона и прочного фундамента, - а также то, что невозможно сформировать программу для выполнения большого объема работ, не имея под ней прочного фундамента, который позволит Вам упорядочить большие объемы работ (часто новых) и управлять ими.
Что отличает хорошего стратега от плохого?
Хорошие стратеги внедряют то, что работает, и используют взаимозависимости для того, чтобы полученная от каждого изменения отдача усиливала то, что уже было сделано - это означает, что обычно им приходится делать сложный выбор.
Посредственные стратеги тоже внедряют то, что работает - но, как правило, упускают возможности для того, чтобы выбранные ими решения закрепляли успех будущего выбора; и часто они упускают базовые возможности, которые могут показаться несвязанными, но имеют критически-решающее значение для быстрой работы сервиса.
Плохие стратеги внедряют вещи, которые не работают.
Конечно, есть здесь градации и полутона, но сказанное отражает суть.
Что мне интересно, так это то, что у нас как у отрасли имеется, суда по всему, набор стратегий, которые не работают. Интересно также и то, что это фрактальный узор - он снова и снова повторяется в разном масштабе.
У нас есть регуляторы, выбравшие не работающую стратегию регулирования (я имею в виду органы управления архивным делом; ведь никто не будет сомневаться в успешности деятельности таких регуляторов, как AUSTRAC), но они, тем не менее, бодро продолжают свою регулирующую деятельность, несмотря на многочисленные свидетельства того, что терпят в этом жалкую неудачу.
Мой комментарий: Австралийский центр отчетности и анализа транзакций (Australian Transaction Reports and Analysis Centre, AUSTRAC) - это орган финансовой разведки правительства Австралии, который отвечает за мониторинг финансовых транзакций с целью выявления случаев отмывания денег, финансирования организованной преступности, уклонения от уплаты налогов, мошенничества с социальными пособиями и финансирования терроризма. (Источник: Википедия, https://en.wikipedia.org/wiki/Australian_Transaction_Reports_and_Analysis_Centre ).
Для меня это означает, что по-настоящему стратегическим для отрасли является вопрос: «Почему мы продолжаем выбирать стратегии, которые не работают?»
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/what-does-it-mean-to-be-strategic?sd=pf
Комментариев нет:
Отправить комментарий