Почему вопрос защиты персональных данных будет решающим для дальнейшей судьбы управления документами

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 28 марта 2023 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Особенность реальных штрафов заключается в том, что они способны «пробивать» многие границы.

Согласно новому законодательству о защите неприкосновенности частной жизни (персональных данных), люди будут получать штрафы, которые по разным причинам окажутся реально болезненными.

Если службы управления документами примут участие в решении задачи обеспечения защиты персональных данных, у них действительно будет шанс на серьёзные успехи, потому что это важная ветвь нормативно-правового регулирования, к исполнению которого наделенные властью и авторитетом люди будут относиться очень серьёзно.

Организациям придется проводить масштабные программы преобразований, в фокусе которых будет то, как они управляют своей информацией - что будет означать финансирование, авторитет, власть, престиж, множество отличных проектов и многое другое.

Здесь также есть и риск - потому что принимающие решения лица не потерпят установления искусственных границ вокруг вещей, которыми они пытаются управлять.

Штрафы будут «пробивать» все эти границы:

• Никого не будет волновать, соответствует ли система стандарту ISO 16175 – всех будет заботить лишь то, чтобы не оказаться оштрафованными;
  
  
• Никого не будет волновать, являются ли эти данные структурированными или неструктурированными – всех будет заботить лишь то, чтобы не оказаться оштрафованными;
  
  
• Никого не будет волновать, потребует ли Совет австралазийских уполномоченных органов в области управления документами и архивного дела (Council of Australasian Archives and Records Authorities, CAARA, https://www.caara.org.au/ ) предпринимать какие-либо дополнительные усилия – всех будет заботить лишь то, чтобы не оказаться оштрафованными.

Штрафы покажут, что многие установленные нами границы не имеют никакого смысла для наших организаций. И когда границы исчезнут, выиграет тот, кто будет наиболее прагматично относиться к той работе, которую необходимо будет выполнить.

Когда граница вот-вот исчезнет, всегда есть два способа отреагировать на такую ситуацию.

• Можно самостоятельно уничтожить эту границу, проявив инициативу и просто осознав, что эта граница была создана Вами самими – что она плод Вашего воображения, который существует лишь до тех пор, пока вы этого хотите;
  
  
• Можно подождать, пока граница не исчезнет, а только потом попытаться справиться с последствиями.

Меня всерьёз беспокоит дальнейшая судьба управлении документами, потому что в большинстве случаев, когда я вижу, как появляется новая система, несомненно содержащая документы – я также наблюдаю отрицание этого факта представителями нашей профессии.

Обычно это приводит к тому, что специалисты по управлению документами управляют одной-единственной «документной системой», в то время, как в организациях имеются сотни содержащих документы систем.

Если это продолжится, проблема защиты персональных данных «сломает» управление документами, потому что организация знает, что большая часть риска будет исходить от тех сотен систем.

Положительной стороной ситуации является то, что в настоящее время этими сотнями систем управляют ИТ-специалисты, которые обычно не понимают, что нужно делать на уровне контента – а мы это знаем.

Все, что нам нужно сделать, это взять на себя ответственность, отбросить искусственные барьеры, которые мы создали, и делать то, что всегда было предназначением нашей профессии - управлять документами.

Если мы это сделаем, это приведёт к подъёму роли и статуса управления документами - потому что защита персональных данных требует в первую очередь стратегического подхода к управлению, и никто другой этим не занимается.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/why-privacy-will-make-or-break-records