В антропологии есть такое понятие, как «базовое предположение» (basic assumption). Базовые предположения - это такие предположения, которые настолько укоренились в культуре, что мы даже не осознаём их существование. Классический способ объяснить это - сказать, что рыбы не знают, что такое вода.
Самое важное, к чему ещё не приспособилось управление документами, это то, что документы используются и важны для известных целей прямо сейчас – когда они находятся под контролем службы управления документами.
Вместо этого существует базовое предположение о том, что к тому времени, когда документы доходят до нас [специалистов по управлению документами – Н.Х.], период их полезного использования уже закончился, и наша задача заключается в том, чтобы сохранить их.
Это предположение исходит из практики ответственного хранения документов (custodial records practice), которая ещё 40 лет тому назад применялась повсеместно, а сейчас сфера её применения составляет лишь мизерный процент.
Эта практика, однако, невероятно живуча.
В результате базовое предположение о том, что мы занимаемся хранением неактивных документов, присутствует во всех наших профессиональных инструментах и предпринимаемых нами действиях, - и это настолько трудно понять, что в большинстве случаев мы даже не осознаем существования такого предположения.
Возьмем использование деловых классификационных схем (родственных нашим номенклатурам дел – Н.Х.) - для классификации документов в каких целях они спроектированы? Они созданы как инструменты управления жизненным циклом документов, - что означает уничтожение документов. Первое взаимодействие сотрудника с документной системой обычно связано с деловой классификационной схемой, и тут оказывается, что основная задача того, с чем он взаимодействуют, заключается в том, чтобы облегчить уничтожение материалов, над которыми он работает.
Как мы разрабатываем эти системы классификации? Конечно же, с использованием функционального подхода! (Следует отметить, что в российской практике функциональный подход до сих пор не нашёл ни официального признания, ни широкого применения, и у нас по-прежнему доминирует давно уже устаревший структурный подход – Н.Х.) Функциональная классификация предполагает, что за то время, пока сохраняется потребность в документе, структура организации, вероятно, изменится. Затем мы подталкиваем сотрудников к помещению своих документов в систему, как только они их создадут или используют, - потому что мы знаем, что заставить их сделать это впоследствии не удастся. Когда сотрудники пытаются разместить документы в системе, им предлагается структура, построенная в предположении, что организация, в которой они работают, и их работа больше не существуют, - поэтому они запутываются и действуют как-то иначе.
Мой комментарий: Функциональная классификация действительно хорошо работает в случае частых организационных перемен. Никто, однако, не заставляет организацию придерживаться идейно-чистого только-функционального, только-структурного или какого-то ещё «единственно верного» подхода. Работоспособные деловые классификационные схемы обычно сочетают в себе разумно сбалансированные элементы функционального и структурного походов. Конечно, в организациях с достаточно сложной организационной структурой и/или структурой деловой деятельности классификационные схемы могут оказаться очень сложными – и тогда, чтобы упростить жизнь сотрудникам, могут понадобиться соответствующая настройка документных систем и/или добавление функциональных возможностей, упрощающих жизнь сотрудникам.
Когда сотрудники регистрируют документ в системе, хорошая практика побуждает нас [специалистов по управлению документами – Н.Х.] запросить у них метаданные с учетом всех возможных будущих вариантов использования документа; а не его текущего использования, которое, вероятно, составит 100% всего использования документа на протяжении всего его жизненного цикла (не считая уничтожения).
Что произойдет, если мы изменим базовое предположение о документах, и начнём исходить из того, что наша работа заключается в том, чтобы помогать сотрудникам работать лучше? Что если мы действительно откажемся от предположения, которое сегодня лежит в основе всех наших инструментов и методов – о том, что полезность документа уже исчерпана к тому моменту, когда он к нам поступает?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/the-basic-assumption-of-records-management
Комментариев нет:
Отправить комментарий