Для надлежащей защиты интересов архивов архивистам необходимо хорошо знать свои фонды и проблемы своих хранилищ.
Хотя и другие сотрудники могут быть знакомы с архивными материалами, однако именно те, кто ежедневно с ними работает, должны лучше знать конкретные проблемы своего хранилища и, что наиболее важно, понимать, как эти проблемы влияют на политику и процедуры архивной работы. Следует также иметь хорошее представление о ресурсах, услугах и пользователях.
Понимание текущих практик в данной области необходимо для того, чтобы своевременно актуализировать знания архивистов. Мир информации быстро меняется, и архивам следует идти в ногу с тем, как работает хранилище. Кроме того, архивистам следует проводить оценку своей работы, с тем, чтобы убедиться, что они делают всё необходимое для обеспечения долговременной сохранности материалов, - а также чтобы понять, использование каких методов и практик они могут сократить или полностью прекратить. Ежеквартальное выделение времени на анализ достигнутого прогресса позволяет архивистам определить, какие направления деятельности следует сделать приоритетными и какую отдачу они дают организации.
Распространение идей как инструмент продвижения бренда
Сотрудники архивов должны подумать об том, какие идеи хранилище продвигает на своём веб-сайте, а также в рамках виртуального и личного взаимодействия. Архивная группа может определить информационно-пропагандистский контент, использование которого уместно в рамках деятельности службы поддержки клиентов, и который отражает как точку зрения архива, так и его потребности. Даже самый опытный пользователь может не понимать основ архивной работы, поэтому архивистам следует использовать возможности для информирования общественности о полезности своей работы.
Архивы нередко могут восприниматься пользователями как недружественные и пугающие. Посмотрите на то, как пользователи впервые знакомятся с архивами посредством их веб-сайта, онлайн-материалов и личного общения. Что можно изменить, чтобы снизить «входной порог» для пользователей и создать положительное впечатление, который также будет работа в рамках корпоративной культуры?
Персонал справочной группы как союзники
Архивисты справочной службы имеют наибольший опыт взаимодействия с пользователями. Они могут выбрать подходящие моменты для того, чтобы поговорить об интересах архива. Лучшие мастера пропагандистско-информационной работы учатся определять подходящие моменты для продвижения интересов архивов, «читая» пользователей и оценивая их интересы. Они также умеют пользоваться возможностями, позволяющими им лучше узнать своих пользователей. Хорошее архивное планирование включает в себя изучение условий деятельности, которое позволяет получить профили пользователей, помогающие в планировании ресурсов, услуг и программ. Профили помогают найти сторонников, а также определить потенциально более успешные способы взаимодействия между архивистами и пользователями. Архивисты могут использовать процедуры реагирования на замечания и предложения для продвижения положительного образа архивов. Архивисты – что ещё лучше - могут подумать о том, как можно усовершенствовать все их взаимодействия с пользователями, чтобы обеспечить позитивное впечатление.
Работа с общественностью
Архивисты должны передавать заинтересованным сторонам комментарии пользователей, как позитивные, так и негативные. Им следует отслеживать комментарии и информировать своих руководителей о жалобах и комплиментах пользователей. Кроме того, они должны передавать вопросы пользователей. Наконец, архивисты могут отслеживать комментарии и сообщать своим руководителям о вопросах, касающихся проблем и инициатив, связанных с отстаиванием интересов архива.
Архивистам следует постоянно помнить об отстаивании интересов архивов, обсуждая проблемы на собраниях персонала. Нужно вместе с коллегами-архивистов договориться о распределении усилий в рамках информационно-пропагандистской работы, с тем. чтобы повысить авторитет архивов. Кроме того, можно наладить распространение информационно-пропагандистских материалов, способствуя тем самым созданию развитой сети сторонников и спонсоров.
В качестве поддержки устного общения, архивистам следует предоставлять заинтересованным пользователям актуальный контент по конкретным вопросам, а впоследствии - дополнительную информацию по мере её появления. Можно повышать осведомленность пользователей о проблемах архивов во время разговоров в ходе деловой деятельности. Создание разветвлённой сети сторонников также требует переписки, инструкций и последующих управленческих действий.
При продвижении своих архивных услуг, организации могут рассмотреть:
- Подготовку брошюр с объяснением архивных ценностей;
- Выступления на форумах целевого сообщества;
- Проведение семинаров, интересных для широкой общественности;
- Написание статей о коллекциях;
- Разработку информационных пакетов для распространения или представления на мероприятиях целевого сообщества.
По мере того, как бюджеты становятся всё более ограниченными, архивисты ищут способы расширить использование своих материалов, осведомляя широкую общественность о своих услугах и о своей деятельности. Архивистам следует проявлять инициативу, объясняя полезность своей работы. Информационно-пропагандистская деятельность является неотъемлемой частью управления архивами и помогает архивистам влиять на реакцию пользователей на свои усилия и на восприятие своей работы.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/advocating-for-archives-tips-for-archivists/
Комментариев нет:
Отправить комментарий