четверг, 29 декабря 2022 г.

Двухэтапный жизненный цикл документов, часть 4

(Окончание, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.com/2022/12/3.html )

Кроме того, за последние десятилетия доля административных документов в структуре архивных фондов сократилась. Материалы, полученные вне рамок обычного процесса передачи документов на архивное хранение (entrées par voie extraordinaire - данное выражение восходит к середине 20 века или даже более раннему периоду [9] - речь идёт о материалах, переданных на депозитарное хранение, купленных, полученных дар или по завещанию и т.п. – Н.Х.) уже не так «экстраординарны»; они даже пользуются благосклонностью архивистов в эпоху, когда набирают обороты «новые архивные документы», то есть те, что не являются побочным продуктом административной деятельности, а создаются для себя. С этой точки зрения, какой смысл говорить о промежуточном возрасте:

Существуют две реальности: реальность создателя документов как действующего лица, оставляющего следы своей деятельности; и реальность культурно-исторического наследия как общего блага. Переход из одной реальности в другую не подчиняется какой-то единой схеме. Он варьируется в плане качества, интенсивности, продолжительности и сложности, в зависимости от цели создания документов, от характера производимой информации, от приписываемой ей культурно-исторической ценности (ещё одна тема, которая недостаточно обсуждается ...). И мы не должны забывать, что дола попадающей в исторические архивы информации от её общего объема весьма невелика (1%?), поэтому лучше сосредоточить свою энергию на выявлении этого 1%, который необходимо сохранить, а не на уничтожении 99%. Разве наше время не является эпохой экономии энергии? [10].

Хотя экономные «промежуточные хранилища» остаются техническим ответом на проблему хранения, понятие «отстойника» нельзя обобщать на всё, что сегодня собирает государственная архивная служба. С точки зрения администрирования, хранение данных стало гораздо более беспорядочным, чем когда-либо было хранение документов, а спектр соответствующих инструментов расширился (приложения, серверы, облако, полуперсональные инструменты...). Техническая возможность сбора экземпляров (не копий, а именно экземпляров подлинников – Н.Х.) файлов для целей сохранения исторического наследия используется слишком мало, а услуги поставщиков (издателей, интеграторов, хостинг-провайдеров...) можно было бы скорректировать с учётом критериев архивирования или пригодности к использованию в течение длительного времени, приведенных в технических заданиях на разработку приложений – сейчас такое встречается редко. С точки зрения государственных архивных служб, занимающихся сохранением культурно-исторического наследия, реальный вопрос заключается не в организации хранения, а в том, чтобы понимать, что именно мы хотим собрать, в зависимости от того, для какой политики какие средства у нас имеются, что может привести к расстановке приоритетам, параллельно с определением возможностей.

Столкнулся с массой, потенциально наделенной интересом наследия (даже когда она представляет 1 % от общего производства), сегодня он представляется более актуальной для составления панорамы архивных групп для сбора, а не систематически применяться к целой линейной схеме На трех хронологических этапах. Другими словами, чтобы составить карту архива, настраивает кандидатов на сбор, характеризующуюся аспектами информации: юридические и документальные ценности (еще одна формулировка первичной и вторичной ценности), репрезентативность реальности, осуществимость и стоимость сохранения, и т. д., затем вывести реалистичный план действий. Преимущество состоит в том, чтобы показать производство, а не проходить лоты. Это видение предлагает возможность определения того, что мы хотим, чтобы удерживать и вмешиваться вверх по течению, либо восстановив копию документов (цифровой), либо путем введения правила в инструменте управления производителями, либо путем введения периодической процедуры по сохранению и управлению разрушениями, либо процедуры контроля сохранения и разрушения, либо Официально делегируя контроль категории торговле или поставщику услуг и т. Д., Так много правил, подтвержденных производителем и применимых ко всей организации. Идея также состоит в том, чтобы способствовать идентификации и выбору архивов наследия вверх по течению (с гипотезами из -за отсутствия перспективы, но компенсируется положениями пересмотра и удержанием архивной панели), а не в надежде иметь один день, чтобы разобраться с информированными Массы, которые наиболее мудрые не могут иметь дело с актуальностью (Перотин уже отметил это [11]).

Глядя на массивы документов, потенциально представляющих исторический интерес (даже если он составляет 1% от общего объема создаваемых документов), сегодня представляется более актуальным составить панораму групп подлежащих сбору архивных документов, а не систематически применять ко всему подряд линейную схему жизненного цикла из трёх хронологических этапов. Иными словами, следует составить карту совокупностей архивных документов, являющихся кандидатами для передачи на постоянное архивное хранение и характеризующихся следующими аспектами информации: юридическая и документальная ценность (альтернативная формулировка – имеющих первичную и вторичную ценность), репрезентативность реальности, осуществимость и стоимость долговременного хранения и т.д., - а затем на основе этого выработать реалистичный план действий.

Преимущество такого подхода состоит в том, чтобы видеть процесс создания документов, а не разбирать кучи впоследствии. Данный подход позволяет определить, что именно мы хотим сохранить, и действовать на опережение, либо захватив экземпляр (цифровых) документов, либо введя правило в инструмент управления создателя документов, либо введя процедуру периодического контроля над сохранением и уничтожением, либо путем официального делегирования контроля над определённой категорией профессий или поставщиков услуг и т.д., - все такие правила должны быть утверждены производителем документов и должны применяться ко всей организации. Идея также заключается в том, чтобы способствовать опережающей идентификации и отбору имеющих историческую ценность документов (на основе допущений, ввиду отсутствия обратной связи, что компенсируется положениями о пересмотре и ведении архивной системы показателей), - вместо того, чтобы надеяться, что однажды у нас будет время разобраться и рассортировать бесформенные массивы документов, с которыми самый здравомыслящий человек не смог бы справиться адекватно (Перотен уже отмечал это [11]).

Поступая таким образом, мы отказываемся от идеи управления промежуточными архивами как специфическим массивом документов и от представления о нём как об отдельном этапе, поскольку эта концепция продемонстрировало свою неспособность решить как проблему хранения, так и проблему отбора.

Именно это я и хотела сделать, создав метод Arcateg ™ (о нём см. также пост http://rusrim.blogspot.com/2018/05/blog-post_23.html - Н.Х.) [12]: это «карта» 100 возможных видов ценности информации на момент её создания, при этом каждый вид ценности (или «категория сохранности» - catégorie de conservation) привязан к анализу рисков, кодифицирован и сопровождается описанием методов управления (носитель, место хранения и ответственность за хранение, правила доступа, правила обеспечения сохранности и уничтожения...), - что позволяет, - среди прочего, - более реалистично, чем линейная модель жизненного цикла, моделировать переход от первого возраста (реальность создателя документов) ко второму возрасту (реальность культурно-исторического наследия).

Мне бы очень хотелось обсудить метод Arcateg ™ с Ивом Перотеном …

Примечания

 [9] См. статью Жака Леврона (Jacques Levron) «Интеграция и экспертиза ценности документов, принятых в архивы департаментов в особом порядке» (L’intégration et la cotation des documents entrés par voie extraordinaire dans les Archives départementales), «Архивная газета» (La Gazette des archives), 1958 год, номер 23, стр. 46-53, https://www.persee.fr/doc/gazar_0016-5522_1958_num_23_1_1496

[10] В целом, речь идет об инверсии практики отбора (tri), и замене отбора на уничтожение в качестве основной цели на отбор на сохранение. Я предложил такой поворот в 2014 году в статье о сообщениях электронной почты, растущие объёмы которых хорошо демонстрируют проблему неархивируемой массы документов: https://www.marieannechabin.fr/2014/11/gestion-des-mails-jai-change-de-formule/

[11] В статье 1961 года мы можем прочитать: « ... поэтому архивисты, когда у них остается хоть малейшее свободное место, чаще всего смиряются с тем, что хранят груды хлама ради того, чтобы спасти жемчуг. Бедные жемчужины! Какие процедуры отбора, какие классификации смогут когда-либо высвободить их из мусора? Мы сделаем всё, что в наших силах - то есть очень немногое; лишь небольшая партия документов будет тщательно обработана и тщательно очищена, и из неё будет составлена скудная группа полунепригодных документов, - а всё прочее захламит архивы».

[12] Мари-Анн Шабен (Marie-Anne Chabin), «Архивные документы на электронных трассах. Выявление и обеспечение сохранности тех из них, что налагают на организации ответственность и обязанности – Метод Arcateg» (Des documents d’archives aux traces numériques. Identifier et conserver ce qui engage l’entreprise – La méthode Arcateg™), 2018, издательство KLOG, см. https://www.editionsklog.com/product/des-documents-d-archives-aux-traces-numeriques-identifier-et-conserver-ce-qui-engage-l-entreprise-la-methode-arcateg . Текст введения доступен онлайн по адресу: http://fr.calameo.com/read/0005936512f21cbb51459

Мари-Анн Шабен (Marie-Anne Chabin)

Источник: блог Мари-Анн Шабен
https://www.marieannechabin.fr/2022/11/les-deux-ages-des-archives/

Автор: на
Ярлыки: , , , , , ,

Комментариев нет:

Отправить комментарий

Подписаться на: Комментарии к сообщению (Atom)