Федеральное агентство воздушного транспорта (Росавиации) приказом от 30 ноября 2022 года № 874-П утвердило «Инструкции по учету, использованию, хранению и уничтожению электронных носителей информации для обработки и хранения электронных копий документов, содержащих сведения/информацию ограниченного распространения». Приказ вступает в силу с 1 января 2023 г.
Содержание документа следующее:
I. Цели и назначение. Область применения
II. Перечень нормативных правовых актов
III. Порядок организации работы на автоматизированных рабочих местах
IV. Порядок работы с документами категории ДСП на электронных носителях
Инструкция устанавливает требования к:
- Учету, использованию, хранению и уничтожению электронных носителей информации для обработки и хранения электронных копий документов, содержащих сведения/информацию ограниченного распространения (далее - категория ДСП), и
- Порядку работы на автоматизированных рабочих местах с документами категории ДСП независимо от вида носителя информации.
В Росавиации применяется смешанная технологическая система обработки документов категории ДСП, совмещая традиционную (бумажную), электронные и цифровые технологии (п.1.2).
Обработка и оформление документов категории ДСП осуществляется в структурных подразделениях центрального аппарата Росавиации (п1.3).
Документы категории ДСП, находящиеся в распоряжении Росавиации, направляются в другие органы государственной власти и организации в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации по защите охраняемой законом конфиденциальной информации (п.1.4).
Запрещается обсуждать содержание документов категории ДСП по любым незащищенным каналам связи, а также давать справочную информацию по ним (п.1.5).
Требования Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, составляющими государственную тайну (п.1.6).
Порядок организации работы на автоматизированных рабочих местах
Обработка и хранение документов категории ДСП, созданных с использованием средств вычислительной техники, разрешается только на АРМ, находящихся в отдельных помещениях, выделенных для чтения/записи, редактирования и хранения документов категории ДСП, не подключенных к сети «Интернет» (не связанных с локальными и внешними сетями) (3.1).
При работе с документами категории ДСП присутствие посторонних лиц в служебных помещениях должно быть исключено (п.3.2).
Подключение к АРМ личных цифровых носителей информации, электронных устройств и приборов (телефон, фотокамера и другое) запрещено (п.3.3.).
Регистрацию, учет и выдачу электронных носителей для использования в работе на АРМ, осуществляет отдел делопроизводственного обеспечения и контроля Управления цифровой трансформации и обеспечения Росавиации (п.3.4).
Выдача электронных носителей структурным подразделениям для работы на АРМ, осуществляется ответственным работником за ведение делопроизводства (п.3.5).
Возврат электронного носителя осуществляется структурным подразделением с соответствующей его передачей ответственному работнику за ведение делопроизводства в случае перевода или увольнения сотрудника, обладающего электронным носителем (п.3.6).
В случае технической неисправности электронного носителя, его фактической порчи/поломки и необходимости замены, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении обращается в отдел делопроизводственного обеспечения и контроля Управления цифровой трансформации и обеспечения Росавиации для его замены (п.3.7).
Мероприятия по уничтожению информации на электронных носителях осуществляются отделом цифровой трансформации и информационного обеспечения Управления цифровой трансформации и обеспечения Росавиации в течение трех рабочих дней с момента передачи указанного носителя(п.3.8):
- При помощи специальных программ, исключающих возможность восстановления информации на АРМ;
- Либо при необходимости путем механического разрушения носителя.
Порядок работы с документами категории ДСП на электронных носителях
Регистрация и хранение документов категории ДСП независимо от формы носителя осуществляется в соответствии с правилами, определенными «Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства воздушного транспорта», утвержденной приказом Федерального агентства воздушного транспорта от 29 сентября 2011 г. №576 (п.4.1).
Входящие документы категории ДСП должны иметь на самом документе или на сопроводительном письме (либо в тексте сопроводительного письма) пометки «Для служебного пользования», свидетельствующие о наличии в документах сведений/информации категории ДСП (п.4.2).
При наличии приложений к входящим документам в виде электронных носителей информации регистрационный номер основного документа наносится либо на имеющиеся бумажные наклейки носителя-приложения, либо специальным маркером на его нерабочую поверхность. В этом случае в разделе «Приложение» документа по порядку указываются эти носители с указанием их регистрационных номеров и дат, количества листов, штук, экземпляров и ограничительной пометки.
Документы категории ДСП, независимо от формы носителя, выдаются исполнителю в работу под подпись в журнале передачи документов, содержащих сведения/информацию ограниченного распространения (п.4.3).
После регистрации документа категории ДСП работник, ответственный за ведение делопроизводства, при необходимости, возвращает ответственному исполнителю зарегистрированный документ независимо от формы материального носителя информации с проставленными на всех экземплярах номерами для отправки (п.4.4.).
Передача документов категории ДСП независимо от формы носителя в рамках Росавиации осуществляется только через работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, с обязательной регистрацией фактов передачи в соответствующих журналах подразделений (п.4.5).
Пересылка документов, дел и изданий категории ДСП в центральный аппарат Росавиации, в территориальные органы Росавиации и в другие органы государственной власти может осуществляться (п.4.6):
- Курьером;
- Заказными или ценными почтовыми отправлениями;
- Нарочным (с сопроводительным реестром);
- По телекоммуникационному каналу ViPNet системы МЭДО.
По истечении сроков хранения, установленных утвержденной номенклатурой дел, документы категории ДСП независимо от формы носителя с установленным сроком хранения подлежат уничтожению в порядке, определенном Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате Росавиации (п.4.7).
Мой комментарий: Вообще говоря, вопрос о том, как работать с электронными документами с информацией ограниченного распространения, становится всё более актуальным. Слава богу, органы государственной власти не настаивают на том, чтобы вести работу с такой информацией исключительно на неэлектронных носителях. Но, как мне кажется, даже съёмные электронные носители сейчас уже устарели и перестают применяться в оперативной работе. Ведение же бумажных журналов регистрации документов ДСП, с моей точки зрения, – это пережиток прошлого века…
В первую очередь, конечно же, нужно выдать «пару горячих» нашим ленивым законодателям и заставить их законодательно закрепить, наконец, статус и порядок работы с документами, содержащими служебную тайну (ДСП) – что формально защитит их от раскрытия на основании существующего у нас (хотя пока что не используемого на практике) законодательства о свободе доступа к государственной информации.
Далее, должна быть поставлена задача проработать вопрос о том, каким специфическим функциональным и организационным требованиях должна удовлетворять информационная система, в т.ч. СЭД, для того, чтобы наши компетентные органы дали добро на её использование для работы с ДСП.
Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=434248
Комментариев нет:
Отправить комментарий