Архивисты вносят ясность в архивные коллекции. Они помогают пользователям разобраться в документах, имеющие непреходящую ценность: что это такое, кто их создал и какие события они отражают.
Для этого архивисты выделяют группы документов. Затем они объясняют агрегацию документов посредством экспертизы ценности, обработки и описания. В ходе архивного процесса архивисты преобразуют сложные группы первоисточников в краткую полезную информацию посредством проведения упорядочения и описания.
Взаимосвязь между создателями документов (в российской традиции используется термин «фондообразователи» - Н.Х.) и их деятельностью раскрывается через то, как создатели вели документацию. При выявлении групп взаимосвязанных документов, их следует сохранять - в противном случае может быть потеряна информация о том, как документы были созданы. Стандартные методы агрегирования начинаются с общих группировок, после чего осуществляется дальнейшая детализация.
Первоначальный порядок
Какой бы метод ни использовали создатели документов для организации своих документов, это упорядочивание должно быть сохранено в архивах. Архивисты исправляют ошибки в размещении документов и восстанавливают порядок в разделах, которые со временем стали неорганизованными. В то же время реструктуризация фондов не нужна и нецелесообразна. Архивисты предпочитают хранить документы в их первоначальном порядке, поскольку этот порядок определяет интерпретацию и понимание документов, выявление событий, процессов и других органичных действий. Архивисты сохраняют эти свидетельства для будущих пользователей.
Мой комментарий: Прежде, когда порядок определялся физическим размещением документов, он был единственным. В настоящее время при ведении электронного учёта архивных документов появляется возможность одновременно поддерживать несколько вариантов упорядочивания, представляющих интерес для различных групп пользователей, что открывает ряд новых интересных возможностей как для архивистов, таки для пользователей архивных документов.
Происхождение и уважение к фондам (respect des fonds)
Ещё один архивный принцип, связанный с первоначальным порядком, - это принцип происхождения, также известный как «уважение к фондам». Принцип происхождения требует, чтобы упорядочение документов отражало структуру создавшей их организации. Документы организуются таким образом, который раскрывает иерархию создателя документов. Соблюдение данного принципа позволяет сохранить доказательную силу документов как свидетельства структуры и функций организации.
Уважение к фондам (respect des fonds) - это французский термин, обозначающий тот же принцип, который запрещает смешение документов разных создателей. Таким образом, принцип происхождения препятствует массовой реорганизации архивных фондов. Вместо этого архивисты могут выделять информацию по взаимосвязанным вопросам и темам, не теряя при этом из виду основную задачу архивов, которая заключается в документировании учреждения, его структуры и деятельности.
Хранение документов одного создателя отдельно от документов других создателей - физически и интеллектуально (через описание) - обеспечивает сохранение контекста создания и хранения документов.
Группы документов
Применение принципа происхождения облегчает создание групп документов - «строительных блоков» архивного упорядочивания. Группа документов (record group) представляет собой набор материалов, связанных с определенными видами деятельности или создателями. Например, в организации может быть группа документов, включающая материалы, созданные советом директоров.
Подгруппы
Подгруппы являются следующим уровнем архивной иерархии. В рамках группы документов имеются подгруппы для каждого функционального направления деятельности. Например, в группе документов совета директоров существуют подгруппы для контролируемых советом направлений деятельности, таких как комитеты, сбор средств или важные проекты.
Серии и подсерии
В рамках группы документов и подгрупп документов, серии представляют собой следующий подчиненный уровень группировки документов, где документы сгруппированные на основе особенностей их создания, вида деятельности, использования или формы. Серии в группе документов совета директоров могут включать годовые отчеты, протоколы заседаний и переписку. При необходимости серии могут подразделяться на подсерии. Например, серия переписки может разделяться на подсерии для входящей и исходящей корреспонденции.
Мой комментарий: В российской практике делопроизводства ближайшим аналогом серии являются дела, относящиеся к одной позиции в номенклатуре дел.
Единица хранения (уровень короба или папки)
Для серий и подсерий архивисты могут иметь описания, содержащие сведения о коробах или папках. Это единицы, в которые элементы сгруппированы для хранения. В случае бумажных документов, папки могут содержать несколько документов или объектов. Например, единицей хранения (filing unit) для документов совета директоров может быть папка с перепиской за определённый год.
Мой комментарий: В глоссарии Общества американских архивистов (SAA) термин «единица хранения» (filing unit) определяется как «группа взаимосвязанных документов, рассматриваемых как единый объект для целей классификации, хранения и извлечения».
Отдельный документальный материал (уровень отдельного объекта)
Документальный материал (document) представляет собой отдельный объект, такой как фотография, меморандум или годовой отчет.
Архивисты редко уделяют большое внимание материалам на уровне отдельных объектов, если только те не имеют особой важности. Одним из примеров может быть учредительный документ совета директоров, который будет иметь значительную историческую ценность для организации.
Уровни упорядочения позволяют архивистам создавать физический и интеллектуальный порядок в коллекциях. Применение архивных принципов и уровней упорядочения сохраняет контекст коллекций и представляет документы во времени так, как их понимает архивист.
Марго Ноут (Margot Note)
Мой комментарий: Зарубежные подходы к архивному упорядочению имеют отличия от российской традиции, отраженной в формуле «фонд – опись – дело». Этот опыт может оказаться полезным для российских коллег в ходе неизбежного пересмотра принципов и методов отечественного архивного дела :)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/archival-arrangement-principles/
Комментариев нет:
Отправить комментарий