От деятельности служб (программ) управления документами и архивами организации получают как материальную, так и нематериальную выгоду.
Цель архива заключается в том, чтобы обеспечить сохранность и сделать доступными различные материалы, имеющие непреходящую, в том числе историческую ценность, и относящиеся к деловой деятельности, организации, органу государственной власти, семье или иному лицу. В число значимых материалов входят дела, фотографии, переписка, юридические документы, вырезки из газет и широкий спектр промежуточных информационных материалов.
Нематериальная выгода
В некоторых случаях наибольшее влияние могут оказать нематериальные и неизмеримые выгоды. Например, архив может способствовать достижению цели учреждения по продвижению социальной ответственности. Предположим, что организация существует для того, чтобы приносить пользу сообществу - своим клиентам, регулярным посетителям, покупателям и коллегам – и для того, чтобы улучшать социальные, культурные или политические условия. В этом случае ведение архива может быть проявлением социальной ответственности. Кроме того, архив сохраняет информацию об организации, документируя её прошлое. Эта документация бесценна, информативна и имеет образовательную ценность для различных потенциальных пользователей.
Архив вносят свой вклад в поддержание чувства собственного достоинства и гордости организации, и улучшает моральный дух её членов и заинтересованных лиц. Материалы из архива иллюстрируют историю учреждения, стимулируют энтузиазм и побуждают его членов поддерживать ценности и будущее организации. Чувство гордости организации создает атмосферу силы и надежды.
Осязаемая отдача
Контроль над старыми, текущими и будущими документами также даёт практические преимущества, которые понимают принимающие решения лица на руководящих должностях.
В ходе повседневной оперативной деятельности часто требуются по-прежнему сохраняющие ценность неактивные документы. Например, юбилейную публикацию, в которой описываются достижения организации, легче и быстрее подготовить при наличии архива, чем путём поиска сведений в других источниках или полагаясь на корпоративную память. Кроме того, при наличии архива необходимая для публикации информация будет легко доступна для создания точного отчёта о деятельности организации.
Наличие реализованных на практике систем, политик и процедур помогает сохранять документы в упорядоченном виде, что облегчает их поиск и извлечение. Всякий раз, когда возникает потребность в документах, сотрудники подтверждают их существование, определяют их местонахождение и извлекают их.
Архив организации поддерживает деятельность в области маркетинга, рекламы и связей с общественностью. Прошлые успехи учреждения привлекают интерес, вызывают желание приложить усилия и внести свой вклад. Обсуждение, документирование и иллюстрирование прошлой деятельности создаёт доверие к недавним усилиям организации. Архив сохраняет историю достижений учреждения и превращают былую славу в текущий политический капитал. Успешные архивные программы демонстрируют надежность, силу и долговечность организации.
Наличие архива способствует стратегическому планированию. Принимающие решения лица получают возможность оглянуться на историю своей организации, чтобы узнать, какие усилия увенчались успехом и почему. В некоторых случаях изучение неудач по прошествии определённого времени «через призму истории» также может подсказать идеи, касающиеся текущих действий. Понимание как прошлых ошибок, так и успехов, определяет будущую стратегию. Архив показывает, какого рода усилия помогли организации и ее бенефициарам. Текущие сферы интересов сопоставляются с прежними усилиями и оцениваются на предмет их будущего потенциала.
Архивы также полезны в юридических целях. Защищаясь в рамках начавшегося или потенциального судебного разбирательства или выступая в качестве истца, организация может положиться на усилия своей программы управления документами и архивами. В судебных разбирательствах информация является силой, и архив может поддерживать юридическую стратегию, на которую опирается организация.
Польза для сообщества
Общественность выигрывает от того, что организации хранят архивные документы, поскольку эти документы имеют образовательную и историческую ценность. Документы всех типов организаций могут быть доступны для использования в хранилищах архивов.
Исследователи изучают архивные документы организаций не только для того, чтобы узнать о самом учреждении, его членах, руководстве, структуре и деятельности. Они также могут узнать многое о важных для организации вопросах и проблемах. Общественные организации, например, участвуют и продвигают массовые политические акции, участие граждан в государственном управлении, добровольное участие и социальную активность.
Обязательство заботиться о своих документах
Организации приносят пользу и себе, и обществу, направляя усилия на обеспечение сохранности своих документов, их систематизации и доступности для заинтересованных лиц внутри и вне учреждения. Приверженность надёжному документированию начинается с хранения документов.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/archival-program-advantages/
Комментариев нет:
Отправить комментарий