Почти десятилетний проект по модернизации ИТ-систем, используемых федеральными органами исполнительной власти для установления сроков хранения и передачи электронных документов на архивное хранение в Национальные Архивы США (NARA), близок к тому, чтобы воплотиться в реальность.
Работа над версией 2.0 «Архива электронных документов» (Electronic Records Archives, ERA – основная архивная информационная система Национальных Архивов США; используется, в частности, для согласования сроков хранения и графика передачи документов постоянного срока хранения на архивное хранение – Н.Х.) идёт с 2014 года (см. https://www.archives.gov/files/preservation/electronic-records/nara-era-2.0-2016.pdf ). Цель проекта - заменить используемую в настоящее время систему ERA (это централизованная система на собственной площадке Национальных Архивов – Н.Х.) современным облачным набором инструментов для обработки и передачи электронных документы в архивы для долгосрочного хранения и каталогизации.
Национальные Архивы уже используют ERA 2.0 для внутренних целей с конца 2018 года, решая задачи обработки электронных документов. Однако теперь Национальные Архивы готовят федеральные органы исполнительной власти к тому, чтобы впервые начать использовать этот новый набор инструментов.
«Мы надеемся запустить ERA 2.0 в промышленную эксплуатацию в конец февраля - начале марта 2023 года», - отметил руководитель программы ERA в Национальных Архивах Дэвид Лейк (David Lake) во время состоявшейся 18 октября 2022 года встречи группы BRIDG (Bi-monthly Records and Information Discussion Group, https://www.archives.gov/records-mgmt/meetings/index.html#bridg - организованная Национальными Архивами США дискуссионная группа по вопросам управления документами и информацией, проводящая встречи один раз в два месяца. В работе группы регулярно участвует более 80 специалистов - Н.Х.). «Сопоставление с план-графиком нашего проекта показывает, что на данный момент мы идём по графику. Если только не возникнут непредвиденные проблемы в самой системе ERA или же проводимой в настоящее время работе по миграции, то это те временные рамки, который мы видим сейчас».
Развёртывание ERA 2.0 происходит на фоне того, что федеральным органам исполнительной власти приходится управляют постоянно растущими объёмами электронных документов (см. https://federalnewsnetwork.com/open-datatransparency/2022/09/nara-looks-to-double-down-on-email-records-approach-with-texts-other-messages/ ). Федеральные органы также занимаются оцифровкой всех документов, которые они передают на хранение в Национальные Архивы (см. https://federalnewsnetwork.com/management/2022/10/nara-looks-to-extend-e-records-deadline-by-18-months/ ).
По словам Лейка, основным фактором перехода от «базовой» системы ERA к ERA 2.0 является осуществляемая Национальными Архивами миграция в новую систему текущих указаний по срокам хранения документов и запросов на передачу документов на архивное хранение.
«На данный момент мы продемонстрировали, что способны перевести любую форму, над которой Вы работаете и которая имеет определенный статус - в эквивалентный статус в системе ERA 2.0», - сообщил Лейк.
Национальные Архивы также развёртывают программу онлайн-обучения и оказания помощи в работе, а также процесс подготовки учетной записи пользователя, - прежде чем сделать ERA 2.0 доступной для федеральных органов исполнительной власти.
По словам Лейка, в начале 2023 года Национальные Архивы отключат базовую систему ERA на срок до четырех недель, чтобы завершить миграцию данных в ERA 2.0. Национальные Архивы предоставят более подробную информацию о предполагаемой дате отключения по мере приближения к завершению процесса переноса данных.
Основные улучшения в ERA 2.0
По словам Лейка, одним из ключевых улучшений, которое федеральные органы должны ожидать в версии ERA 2.0, - это улучшенный пользовательский интерфейс.
«Я знаю, что базовая система ERA была не слишком хороша с точки зрения пользовательского интерфейса», - сказал он. «Но мы потратили немало времени, работая над тем, чтобы сделать этот интерфейс более интуитивно понятным, более удобным для навигации и более простым для использования пользователями - наподобие веб-форм, которые Вы используете для других процессов».
В ERA 2.0 также появится новая информационная панель (dashboard), которую федеральные органы смогут использовать для отслеживания статуса утверждаемых Национальными Архивами указаний по срокам хранения и запросов на передачу документов на архивное хранение, по мере прохождения ими процесса утверждения.
«Цель данной информационной панели заключается в том, чтобы предоставить Вам необходимую информацию о Ваших формах, проходящих процесс утверждения, как можно быстрее и эффективнее, организовав её, как мы надеемся, образом, осмысленным для Вас и для операций, которые Вы выполняете в связи с запросами на передачу документов и указаниями по срокам хранения», - отметил Сэм Маклюр (Sam McLure), директор программы электронных документов Национальных Архивов в ходе встречи группы BRIDG.
В сентябре 2022 года Национальные Архивы заключили с подрядчиком - компанией Fearless Solutions из Балтимора, штат Мэриленд, - потенциально пятилетний контракт на сумму 65,7 млн. долларов на предоставление управляемых услуг и средств автоматизации технологических процессов сборки, настройки и развёртывания программного обеспечения (DevOps – см. также https://ru.wikipedia.org/wiki/DevOps - Н.Х.) для ERA 2.0.
«В рамках нашего 5-летнего контракта с Национальными Архивами мы будем поддерживать, эксплуатировать, улучшать и развивать набор приложений ERA 2.0 для ряда групп», - написала компания Fearless в посте на блога, объявляющем о заключении контракта (см. https://fearless.tech/blog/2022/11/02/paperless-government-nara ). «С помощью процессов DevOps и непрерывной интеграции/непрерывного развертывания (Continuous Integration / Continuous Deployment, CI/CD) мы поможем Национальным Архивам провести развёртывание быстрее и эффективнее. Мы также работаем над тем, чтобы обеспечить возможности для масштабирования текущих функциональных возможностей и функций с целью обработки растущего числа передаваемых на архивное хранение документов. Мы также разработаем новые функциональные возможности для поддержки системы и её пользователей».
Национальные Архивы уже присматриваются к нескольким возможным будущим усовершенствованиям системы ERA 2.0. Они планируют вместе с избранными федеральными органами провести пилотный проект «прямой загрузки» в систему ERA 2.0. По словам Маклюра, Национальные Архивы также проведут пилотную передачу документов в ERA 2.0 типа «из облака в облако» (т.е. ведомства, хранящие свои документы в облачных системах, попробуют передать их в ERA 2.0 прямо из этих систем – Н.Х.).
«Итак, то, что Вы увидите в начале марта 2023 года, - это лишь начало, а не конец», - отметил он. «Мы надеемся продолжить итерации улучшения этого продукта, чтобы обеспечить больше усовершенствований, особенно в качестве реакции на наблюдения, отзывы и критику, получаемые нами от пользователей системы, - чтобы быть уверенными в том, что мы делаем лучший продукт из возможных».
Джастин Даблдей (Justin Doubleday)
Источник: сайт «Сеть федеральных новостей» (Federal News Network).
https://federalnewsnetwork.com/open-datatransparency/2022/11/nara-preps-agencies-to-move-to-new-e-records-system-in-early-2023/
Комментариев нет:
Отправить комментарий