(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2022/12/1_0202432904.html )
«Возрасты» документов согласно Иву Перотену
В начале своей статьи Перотен сознательно даёт «упрощенное представление о вещах»:
Менее информированный наблюдатель увидит два этапа («возраста») в жизненном цикле государственных документов. Прежде всего, это этап административного использования документов: офисы сохраняют свои недавние документы в своём распоряжении (регистры и хорошо сформированные дела - полезные, практичные, и в то же время обыденные и прозаичные). Затем наступает этап исторических документов: архивы хранят в своих хранилищах старые бумаги, изготовленные на более или менее качественной бумаге и покрытые тем тонким слоем пыли, что можно видеть на бутылках лучшего марочного вина.
[…] В этот момент наблюдения «живые» и архивные документы кажутся совершенно однородными, что делает трудноразличимым переход от одной стадии к другой, - переход, который, тем не менее, должен быть сделан. Менее информированного наблюдателя не смущает эта загадка, поскольку проблем здесь не возникает. Однако, если мы будем практиковать последовательный сократовский метод установления истины, то мы обнаружим, что существует промежуточная стадия между (очевидным) порядком дел офисов и (очевидным) порядком архивных коробов.
[…] Таким образом, выявляется промежуточный, непризнаваемый этап («возраст») документов, этап «кип документов», неприятного перехода между административным использованием и использованием в качестве исторических материалов.
[…] В этот момент наблюдения «живые» и архивные документы кажутся совершенно однородными, что делает трудноразличимым переход от одной стадии к другой, - переход, который, тем не менее, должен быть сделан. Менее информированного наблюдателя не смущает эта загадка, поскольку проблем здесь не возникает. Однако, если мы будем практиковать последовательный сократовский метод установления истины, то мы обнаружим, что существует промежуточная стадия между (очевидным) порядком дел офисов и (очевидным) порядком архивных коробов.
[…] Таким образом, выявляется промежуточный, непризнаваемый этап («возраст») документов, этап «кип документов», неприятного перехода между административным использованием и использованием в качестве исторических материалов.
Это первое наблюдение завершается следующими словами:
Однако, если в сводных наблюдениях, которые я только что резюмировал, имеется признание трёх фундаментальных возрастов архивных документов, то всё прочее ничего не стоит. Анализ полностью ложен. Если нет реального порядка в начале, не будет реального порядка и в конце, не бывает чудесного преобразования одного в другое: есть лишь прискорбные факты, за которые администрации и архивисты более или менее несут ответственность.
Мой комментарий: Перотен, по сути дела, говорит о том, что упорядоченность находящихся на постоянном архивном хранении документов совсем не такая, как у документов на этапе активного использования – следовательно, должен существовать промежуточный этап, в рамках которого происходит такое переупорядочивание.
В остальной части своей статьи Перотен ищет метод (сам он использует слово «доктрина»), позволяющий лучше управлять этими неконтролируемыми кипами документов на промежуточном этапе. Таким образом он приходит к описанию «различных возрастов архивных документов», - при этом каждый «возраст» начинается с операции по уничтожению документов с истекшими сроками хранения, - с использованием следующей терминологии:
Первый возраст: текущие документы (archives courantes) (после первого отбора на уничтожение, осуществляемого администрацией). Продолжительность этого первого этапа оценивается в диапазоне от одного до четырех лет.
Второй возраст: документы на депозитарном хранении (archives de dépôt), в течение от двадцати до ста лет (после второго отбора на уничтожение «документов, переставших быть полезными для целей деловой деятельности и не имеющих исторической ценности»). Ответственность за это хранение, осуществляемое под контролем архивных служб [страны и регионов – Н.Х.], несёт администрация.
Третий возраст: архивные документы на хранение в архиве (после третьего отбора на постоянное хранение и на уничтожение, проводимого архивистами).
Второй возраст: документы на депозитарном хранении (archives de dépôt), в течение от двадцати до ста лет (после второго отбора на уничтожение «документов, переставших быть полезными для целей деловой деятельности и не имеющих исторической ценности»). Ответственность за это хранение, осуществляемое под контролем архивных служб [страны и регионов – Н.Х.], несёт администрация.
Третий возраст: архивные документы на хранение в архиве (после третьего отбора на постоянное хранение и на уничтожение, проводимого архивистами).
В 1964 году, после поездки в Англию с целью обучения, Перотен опубликовал в «Архивной газете» (Gazette des archives) статью под названием «Управление документами и управление архивными документами в Великобритании» (Le records management et l’administration anglaise des archives, https://www.persee.fr/doc/gazar_0016-5522_1964_num_44_1_1753 ) , в которой, среди прочего, он описал британскую практику промежуточного депозитарного хранения.
После констатации положения дел, которое не улучшилось, он полагается, используя слова американца Т.Р.Шелленберга (T.R. Schellenberg, https://en.wikipedia.org/wiki/T._R._Schellenberg ), на представления о первичной ценности (valeur primaire - ценность для деловой деятельности) и вторичной ценности (valeur secondaire – ценность для исторических исследований) образующих архивные фонды бумаг, и делает следующий вывод: «Таким образом, в силу обстоятельств возникает понятие «промежуточного возраста», соответствующее той стадии, когда оба вида ценности бумаг одновременно низки, но когда по крайней мере одна из них не является незначительной – хотя бы потенциально. Вполне естественно, что мы пришли отсюда к понятию «промежуточного депозитарного хранения», то есть хранения в недорогих помещениях, менее дорогостоящих, чем офисные площади или площади архивохранилищ».
Немного далее промежуточное депозитарное хранение характеризуется как «отстойники» для деловых бумаг. Наконец, Перотен описывает в общих чертах идею нескольких подэтапов в промежуточном возрасте (трёх, если быть точными), коррелирующих с потребностями в доступе к документам и со сроками их хранения.
Интересно отметить, что Перотен ни разу не использует термин «промежуточные архивные документы» (archives intermédiaires) - ни в первой своей статье «Управленческая деятельность и «три возраста» документов», 1961 год), ни в статье, опубликованной в 1964 году в «Архивной газете», ни в «Руководстве по архивному делу». В первом тексте прилагательное «промежуточный» встречается пять раз - дважды в сочетании со словом «статус», один раз вместе с «возрастом» и дважды – вместе с «депозитарным хранением». В статье «Управление документами …» прилагательное «промежуточный» встречается 12 раз в составе словосочетания «промежуточные депозитарные хранилища» (dépôts intermédiaires). В «Руководстве по архивному делу» речь идет о «промежуточном возрасте» или особенно о «промежуточных депозитарных хранилищах».
Перечитывая эти тексты спустя полвека после их публикации и сопоставляя их с тем, что говорится и пишется сегодня об этой священной теории трёх возрастов документов, я говорю себе, что определённые вопросы не были поставлены либо разрешены:
- У Перотена концепция «текущих документов» более точная, чем во французском законодательстве.
Данное в законодательстве базовое определение («Архивы - это совокупность документов, включая данные, независимо от их даты, места хранения, формы и носителя, созданных или полученных любым физическим или юридическим лицом, а также любой государственной или частной службой или организацией при осуществлении их деятельности.», статья L211-1 Кодекса культурно-исторического наследия, см. https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000032860025 ) очень широкое, и к «архивам» можно отнести всё что угодно.
В своей статье 1961 года Перотен относит к «текущим документам» (archives courantes) дела, которые уже прошли первый отбор на уничтожение (premier tri) пользователями (офисами), что сближает понятие «текущих документов» у Перотена с англосаксонским термином «документы» (records), - т.е. это дела, очищенные от ненужных бумаг (другими словами, от «не-документов» (non-records)). Однако определение французского законодательства относит к архивам всё, как «документы», так и «не-документы».
Мой комментарий: Мари-Анн Шабен использует устаревшую трактовку англосаксонского понятия «документ» (record), переставшую применяться где-то после 2005 года. Ныне используемая, значительно более широкая трактовка понятия records очень близка как раз к определению, содержащемуся во французском законодательстве! - Термин «архив» используется Перотеном во множественном числе (archives); это совокупность дел службы-создателя, сгруппированных в определённом месте. Перотен описывает ряд этапов хранения этих документов в различных местах хранения, включая понятие «отстойника» - промежуточного хранилища между хранением в офисах и хранилищами исторических архивов. Он говорит о «жизни», в кавычках, («vie») архивных документов и, хотя он однажды использует словосочетание «второй возраст документов» (deuxième âge des documents), он ни разу не использует термин «жизненный цикл» (cycle de vie) архивных документов (попутно можно отметить, что сегодня этот «цикл» часто представляют в виде линейной последовательности этапов [5]).
Подход Перотина - это подход к управлению массивами документации с целью оптимизации сохранения документов до поведения отбора на уничтожение либо на постоянное архивное хранение в качестве исторических архивов, - а не теория этапов жизненного цикла отдельного документа. С этой точки зрения, семантический сдвиг, произошедший в последние десятилетия, не является безобидным. Данное в Википедии определение трёх возрастов архивов (см. выше) также довольно далеко от точки зрения Перотена [6]. - Свою концепция «трёх возрастов» архивных документов Ив Перотен сформулировал, столкнувшись с острой проблемой нехватки мест хранения в здании архивов департамента Сены в начале 1960-х годов. Ему нужно было найти место для хранения документов, и ему пришлось убеждать руководство в необходимости это сделать. Его подход прежде всего экономический. Понятие «промежуточного депозитарного хранения» направлено на «хранение в недорогих помещениях, менее дорогостоящих, чем офисные площади или площади архивохранилищ» (см. выше).
С этой точки зрения, хранение промежуточных архивов в хранилищах государственных архивных служб - плохая практика. Конкретный ответ (экономные помещения) был дан поставщиками услуг внеофисного хранения документов – профессиональной деятельности, появившейся в 1980 -х годах, - а Ив Перотен выглядит здесь как её идейный предшественник, с его идеологией организации «промежуточного хранения».
В этой связи можно пожалеть о том, что не было проведено более глубокого обсуждения данного вопроса поставщиками услуг и архивными учреждениями. Правда, пришлось ждать до 2009 года ( https://francearchives.fr/section/24437377/ ) получения этими компаниями права на управление государственными документами, несмотря на то, что многие организации уже давно пользуются их эффективными услугами.
Мари-Анн Шабен (Marie-Anne Chabin)
Примечания
[4] Ежеквартальный журнал, публиковавшийся в период с 1975 по 1975 год, сохраняемый, в частности, в парижских архивах под условным обозначением PER39, https://archives.paris.fr/_depot_ad75/_depot_arko/ead/INV2000.pdf
[5] Должна признаться, что прежде чем приступить к размышлениям о жизненном цикле архивных документов, я долгое время использовал это понятие «линейного жизненного цикла», которому меня учили (кавычки подчеркивают парадоксальность этого выражения...). На рубеже 2000-х я даже создала схему, иллюстрирующую жизненный цикл архивных документов и, более конкретно, различие между «архивными документами» (archives) » и «документами» (records), с отметками времени T0 для создания документов, T2 для момента утраты юридической или информационной ценности интереса для создателя документов и перемещающийся отметкой времени T1 для момента перехода на более или менее удаленное хранение, - чтобы объяснить логистический характер концепции «промежуточных архивов». Кстати говоря, эта схема оказалась в какой-то степени удачной, поскольку впоследствии я нашла её на многих сайтах, включая Википедию, иногда без ссылок на автора… Я хотел бы поблагодарить Ассоциацию французских архивистов (l’Association des Archivistes Français), которые на странице «Что такое архивные документы?» (Que sont les archives?), использует две мои схемы с надлежащей ссылкой на источник: https://www.archivistes.org/Que-sont-les-archives
[6] Теорию трёх возрастов иногда противопоставляют продвигаемой австралийцами теории «континуума документов» (records continuum). Но эти два подхода вряд ли сопоставимы, поскольку, если говорить коротко, теория трёх возрастов в первую очередь связана с вопросами хранения, в то время как теория континуума документов в первую очередь связана с содержанием документов, см. https://123dok.net/article/mod%C3%A8le-records-continuum-archive-approche-dialectique-exploitation-artistique.9yn2jepy
Источник: блог Мари-Анн Шабен
https://www.marieannechabin.fr/2022/11/les-deux-ages-des-archives/
Комментариев нет:
Отправить комментарий