Для организаций всё более важным вопрос о том, необходимо ли и желательно ли размещать архивные коллекции в том же помещении, где располагается сама организация.
Традиционно все архивные материалы хранились в одном месте. Однако, по мере роста объёмов коллекций и деловой деятельности, некоторые организации начали искали дополнительные места хранения, которое первоначально часто рассматривалось как временное решение. Организация может организовать хранение в собственных более удалённых зданиях или же найти поставщиков, специализирующихся на предоставлении таких услуг. Многие организации осознали, что внеофисное хранение будет трудно или невозможно заменить хранением на собственной площадке (локальным хранение), учитывая нехватку дорогостоящей земли для строительства. Часто бывает трудно решить, следует ли объединить воедино все коллекции или же официально принять модель внеофисного хранения.
В прошлом внеофисное хранение часто представляло собой разовые решения, с использованием низкокачественных хранилищ, или же воспринималось как запертый и заброшенный бункер - из-за чего внеофисное хранение приобрело дурную славу. Однако в настоящее время существует множество примеров того, как располагающие технологически передовыми хранилищами большие и малые организации предлагают высококачественные пощади хранения и отличное вспомогательное пространство, начиная от необходимых вещей, таких как погрузочные доки, и до консервационно-реставрационных лабораторий, специализированных проектных комнат и офисов.
Преимущества хранения на собственной площадке
Когда архивные коллекции хранятся на площадке организации, то предполагается, что все капитальные затраты на строительство и эксплуатационные расходы относятся к одному зданию. Эффективность работы персонала повышается за счет сокращения поездок за пределы здания и ожидания доставки материалов. Коллекции реже подвергаются воздействию внешней среды и рискам, связанным с перемещением материалов. Что самое главное, коллекции легко доступны для исследований и совместных проектов.
Недостатки хранения на собственной площадке
С другой стороны, ремонт и модернизация систем здания более сложны на одном объекте. По мере старения здания условия хранения могут ухудшаться, в результате чего возможно повреждение материалов. Эффективность персонала снижается, если локальное хранилище переполнено и оборудование устарело; архивные коллекции становятся менее доступными в переполненных хранилищах; перегруженность хранилищ также может привести к повреждению материалов. При локальном хранении хранилища конкурируют за место с помещениями, выделяемыми для посетителей и для учебных целей, и коллекции нередко перемещаются в менее качественные части здания.
Преимущества внеофисного хранения
Возможно, хотя это и дорого, предоставление помещения, специально построенного для целей хранения документов, без каких-либо компромиссов с иными потребностями здания. Хранилище может поддерживаться специализированными помещениями, такими как лаборатории и рабочие комнаты, которым часто трудно найти место при локальном хранении.
Стоимость здания внеофисного хранилища может быть ниже, чем стоимость зданий на собственной площадке организации из-за различия в стоимости земли, применения иных методов строительства, а также из-за более эффективной совместной компоновки помещений для хранения и вспомогательных помещений.
Внешнее хранилище может снять нагрузку с основного хранилища на площадке организации и обеспечить большую гибкость в распределении пространства под меняющиеся задачи архивной службы. Внеофисное пространство также может предложить больше возможностей для будущего расширения, особенно если дополнительная земля была приобретена изначально.
Для многих учреждений создание специализированного под их нужды решения для хранения архивных материалов непосильно. Вместо этого они могут отправлять материалы на внеофисное хранение у поставщика услуг. Кроме того, они выигрывают от того, что поставщик берёт на себя ответственность за хранение, транспортировку и управление. Поставщики также могут сканировать документы и предоставлять организации возможности для отслеживания местоположения материалов.
Благодаря отправке материалов на внеофисное хранение высвобождается офисные площади в организации. [Внеофисные] хранилища документации используют меры безопасности для обеспечения защиты документов от неавторизованного доступа. Они также используют для защиты документов средства управления микроклиматом для поддержания температуры и влажности, огнестойкие конструкции и системы пожаротушения.
Недостатки внеофисного хранения
При использовании внеофисного хранения требуется регулярное перемещение персонала, грузов и коллекций между географическими точками, а любое перемещение коллекций всегда связано с определенным уровнем риска. Для зданий внеофисных хранилищ требуется определённое дублирование вспомогательных сооружений и систем. Более удалённое расположение может приводить к дополнительным рискам безопасности и к использованию иных стратегий безопасности.
Внеофисное хранение также может оказаться на удивление дорогостоящим. Поставщики устанавливают низкие расценки за хранение короба с документами, поощряя тем самым организации отправлять свои материалы на внеофисное хранение. Однако удаление впоследствии ненужных коробов или уничтожение дел после истечения сроков хранения обходится намного дороже. Если организации отправляют документы на внеофисное хранение без хорошего делового обоснования, без их чёткого описания и ясно установленных сроков хранения, то они будут платить за услуги хранения больше, чем необходимо.
Выбор приоритетных вариантов хранения
Ряд организаций столкнулись с тем, что, хотя крупномасштабные внеофисные хранилища являются наилучшим вариантом для большей части их коллекций, они могут оказаться не лучшим выбором для некоторых коллекций. Наиболее ценные и часто используемые коллекции, возможно, необходимо будет разместить «ближе к дому». Таким образом, можно продумать комбинированное решение, когда отдельные коллекции хранятся на площадке организации, а большая часть коллекций находится на внеофисном хранении.
Внеофисное хранение предлагает отличные возможности для повышения способности учреждения или организации обеспечить своим коллекциям высококачественное хранилище и вспомогательное пространство. Использование внеофисного хранения становится всё более актуальным в условиях резкого роста стоимости земли и строительства во многих городских районах. Однако для того, чтобы внеофисное хранение действительно было наилучшим решением и обеспечивало оптимальные условия для коллекций, его использование необходимо планировать с той же тщательностью, что и к любой иной проект. Кроме того, эффективность внеофисного хранения определяется не одними только условиями хранения, и внеофисное хранение следует сопоставлять со всеми прочими вариантами с тем, чтобы найти уникальную комбинацию методов хранения, отвечающее текущим и будущим потребностям организации.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/offsite-storage-for-organizational-archives/
Комментариев нет:
Отправить комментарий