На мой взгляд, Крис Аргирис (Chris Argyris, американский теоретик деловой деятельности, о нём см. https://en.wikipedia.org/wiki/Chris_Argyris - Н.Х.) был одним из самых умных мыслителей в сфере управленческой деятельности.
Он был участником движения за организационное обучение (organisational learning, см. также Википедию: https://ru.wikipedia.org/wiki/Организационное_обучение - Н.Х.), и многое мог сказать о факторах, не дающих организациями учиться, - особенно когда речь идет о способах обращения с идеями, которые организация считает невыносимыми.
По словам Криса Аргириса, «ошибка - это любое несоответствие между тем, что мы намереваемся получить в результате действия, и тем, что на самом деле происходит, когда мы выполняем действие».
Обучение – это процесс обнаружения и исправления ошибок. По сути, обучение – это способ обеспечения соответствия между тем, что мы намереваемся получить, и тем, что мы получаем на самом деле.
Вот несколько ошибок, которые я регулярно наблюдаю:
- Внедрение документной системы в надежде, что это приведёт к высокому качеству управления документами, - когда на деле это ведёт к тому, что мусор будет храниться в каком-то новом месте (но при этом с отличными метаданными).
- Внедрение деловой классификационной схемы (business classification scheme, BCS) в надежде, что это упростит правильное размещение документов в дела, - когда на деле эта схема сбивает людей с толку и приводит к тому, что они либо неправильно размещают документы в рамках деловой классификационной схемы, либо размещают их где-то ещё.
- Внедрение схемы метаданных, учитывающей все возможные будущие способы использования информации, в надежде, что это упростит поиск документов, - тогда как на самом деле это приводит к тому, что люди вообще отказываются от использования документной системы.
Такого рода ситуации превращаются в проблемы не потому, что они случаются, а из-за тех объяснений причин случившегося, что мы придумываем для себя. Обычно это звучит примерно так: «пользователи не станут делать то, что от них ожидается».
Иногда такие объяснения бывают правдивыми. Иногда, однако, объяснение перестает выполнять роль инструмента для перехода от несоответствия между тем, что мы намеревались получить, и тем, что получили, - к соответствию.
Крис Аргирис также отлично разбирался в «оборонительных мерах». «Оборонительные меры» - это то, что происходит, когда у нас есть объяснение и сложившаяся практика, которые мешают нам увидеть правду.
Правда заключается в том, что многие наши практики ведут к ошибкам, и мы продолжаем эти ошибки делать. Мы оказываемся неспособными учиться.
За каждым действием стоит теория, которая утверждает: «Если я сделаю x, произойдет y». Например, если я реализую деловую классификационную схему, то материалы легко будет размещать и отыскивать.
Однако многие наши теории не дают результатов, - но мы продолжаем действовать в соответствии с ними.
Первый шаг в диагностике ошибок управления документами - научиться видеть объяснения, которые мы сами себе рассказываем.
Второй шаг – распознавание тех случаев, когда объяснение не соответствует действительности, поскольку действие не приводит к желаемому результату.
Тогда нам останется лишь сделать выбор - взять на себя ответственность за ошибку и измениться, или же придумать для себя объяснение, согласно которому это всё чужая вина.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/how-to-diagnose-records-management
Комментариев нет:
Отправить комментарий