вторник, 31 мая 2016 г.

Почему архивы хотят уничтожить свои горы бумаги, не боясь риска «цифровых тёмных веков»


Весьма спорная статья Тома Джеффри (Tom Jeffreys) была опубликована 18 мая 2016 года на британском сайте iNewshttps://inews.co.uk/ ), который перепечатал её из онлайн-журнала об инновационных идеях «The Long + Short»http://thelongandshort.org/ ).

Читальный зал Национальных Архивов Финляндии в Хельсинки (Фото: Национальные Архивы Финляндии / Marko Oja)

Затраты на хранение тонн и погонных километров бумажных документов приводят к тому, что идёт процесс изгнания их из государственных архивов. На вопрос о том, насколько это рискованно, пытается ответить Том Джеффрис (Tom Jeffreys).

За величественным неоклассическим фасадом здания Национальных Архивов Финляндии в центре Хельсинки разыгрывается странная и вызывающая противоречивые чувства сцена. Человек в темной футболке берёт старую книгу из лежащей на полке стопки. Вооружившись ножницами и острым ножом, он разрезает корешок книги, вскрывает переплёт и отделяет страницы. Затем страницы подравниваются электрическим резаком-«гильотиной», складываются и помещаются в светло-голубые картонные коробки. Остатки переплёта бесцеремонно выбрасываются в пластиковый мусорный бак, в то время как страницы готовятся к обработке на машине для оцифровки.

Для тех, кто был воспитан на вере в книги как вершину цивилизации, это сцена ужасает – особенно с учётом того, где всё это происходит. Архив, в конце концов, это место сохранения, а не уничтожения, но, похоже, так будет продолжаться недолго. Национальные Архивы Финляндии в настоящее время отмечают свой 200-летний юбилей. Одновременно завершается подготовка законодательства, которое позволит архивам не просто оцифровать свои документы, но также и уничтожить бумажные оригиналы. Это радикальный шаг. Но необходим ли он?

Чтобы ответить на этот вопрос, важно сначала понять логику архивной профессии. Архивы не музеи, и их приоритеты иные. «Задача Национальных Архивов заключается в сохранении не бумаги, а зафиксированных на ней данных», - говорит заместитель генерального директора Маркку Ненонен (Markku Nenonen). Хотя в Национальных Архивах действительно хранится ряд редких и красивых объектов - таких, как датированное 1316 годом письмо короля Швеции «Женщинам Карелии», всё же его «хлебом и маслом» является информация.

Эта информация поступает от государственных учреждений, частных граждан, общин, корпораций и организаций «третьего сектора» (имеется в виду волонтерская деятельность – Н.Х.) - по большей части, на бумаге. Сегодня это преимущественно листы белой бумаги формата А4, изготовленные из древесной целлюлозы. Однако Национальные Архивы также хранят информацию на пергаменте, микроплёнке, а теперь и в виде электронных файлов. Если исходить из того, что первостепенное значение имеет сама информация, то вид носителя играет второстепенную роль. Основными движущими силами являются долговечность, доступность и экономичность. Швеция и Венгрия тоже режут свои книги.

Кроме того, стоит отметить (пусть это звучит извращенно), что данные тома на самом деле книгами не являются. Они не были ни задуманы как книги, ни переплетены высокопрофессиональными или хотя бы просто умелыми переплетчики. Многие из них состоят из листов отдельных документов, объединенных вместе спустя годы после их создания. Многие содержат хрупкие бумаги 20-го века, изготовленные из древесной целлюлозы, которая особенна подвержен повреждениям от того самого клея, который скрепляет листы. После освобождения от переплёта эти документы могут в дальнейшем храниться в горизонтальном положении. Новые голубенькие короба сделаны из бескислотного картона. То, что выглядит как вандализм, в действительности способствует долговечности документов.

Величественный неоклассический фасад Национальных Архивов Финляндии (Фото: Национальные Архивы Финляндии / Marko Oja)

Но все это вот-вот изменится, поскольку Финляндия переходит на новую систему архивации. Проблема с обеспечением сохранности всей этой бумаги в том, что нужно где-то её складывать, и это стоит денег. В Национальном Архиве Финляндии в настоящее время хранится более 100 погонных километров документов (не так уж и много – Н.Х.). Ожидается, что в течение следующих 35 лет на хранение поступят документы, требующие ещё 130 погонных км полок. Для того, чтобы справиться с этим наплывом, в городе Миккели (Mikkeli), расположенном 140 милях к северо-востоку от Хельсинки, строится новое хранилище. Согласно данным Министерства образования и культуры, 40% бюджета Национальных Архивов уходит на кирпичи и цемент. Главной мотивацией для оцифровки является экономическая эффективность, которая особенно важна в период резкого сокращения государственных расходов. Финляндия уже пятый год находится в состоянии рецессии.

Мой комментарий: Плохо, когда те, кто продвигает подобные смелые программы, не в состоянии толком сформулировать аргументы в пользу перехода на хранение в электронном виде. Для них может стать неприятным сюрпризом тот факт, что для хранения электронных документов тоже нужны здания, так что на кирпичи и цемент всё равно придётся раскошелиться – несмотря на рецессию или спад в экономике :) Никто не спорит, что стоимость хранения единицы информации в электронном виде довольно низкая и постоянно снижается. В то же время объёмы подлежащей хранению электронной информации растут настолько быстро, что в целом создание и поддержание электронных архивов оказывается совсем не дешёвым делом (это не говоря уже о затратах на миграцию информации из устаревших форматов и систем в новые).

Именно поэтому сейчас готовится новое законодательство, которое даст возможность  Национальным Архивам Финляндии разрешать уничтожение бумажных оригиналов после их оцифровки. Какие именно документы можно будет уничтожать - и как это будет  происходить - еще предстоит определить. «Существующее законодательство устарело», - говорит советник Министерства образования и культуры Юха Хаатайя (Juha Haataja). «Оно не даёт нам двигаться вперед».

Оцифровка – это не только вопрос эффективности. «В конечном счете, это будет выгодно гражданам», - говорит Хаатайя. «Им станет гораздо проще получать доступ к информации».  Исследователям оцифровка позволяет использовать новые методы поиска, систематизации и анализа информации. В феврале 2016 года был открыт доступ к  беспрецедентному по объему набору финских культурных данных. Как отмечалось в опубликованном в 2014 году отчете Финского института (Finnish Institute) в Лондоне, доступность электронного контента в Интернете оказалась полезной для исследователей  и «может способствовать географическому и социально-экономическому равенству».

Конечно, есть и поводы для беспокойства. Учитывая то, что ряд бумажных документов скоро будет уничтожен, растет озабоченность точностью процесса оцифровки. Впервые складывается ситуация, когда ошибки или упущения могут оказаться необратимыми. У каждого способа хранения информации есть свои сильные и слабые стороны.

Тома на полках в Национальном Архиве Финляндии (Фото: Национальные Архивы Финляндии / Marko Oja)

Например, в отсутствие возможности получить поддержку со стороны высококвалифицированных сотрудников архива, электронные архивы делают основной акцент на функциональные возможности базы данных. Уже сейчас в Финляндии появляется целый ряд различных систем, в каждой из которых используются слегка отличающиеся механизмы поиска. К их числу относятся система Astia для дел ограниченного доступа, к которым не может быть предоставлен онлайн-доступ; система Finnia, охватывающая музеи и библиотеки; и система Vakka – интерактивный каталог на основе базы данных. Такое разнообразие ни в коем случае не является особенностью одной только Финляндии. В исследовании, проведенном британским университетом Лавборо (Loughborough University), также выражена озабоченность в связи с «увеличением числа стандартов и форматов». На практике на протяжении всей истории архивного дела всесторонняя стандартизации всё время оставалась ускользающей целью.

Сегодня мы склонны молчаливо предполагать, что электронные файлы являются неизменными, не деградируют и о них не нужно заботиться в той же степени, как о физических материалах, таких, как пергамент или микроплёнка. Но это иллюзия: мало что устаревает так быстро, как технологии.

Многие архивисты и ИТ-аналитики предостерегают о возможности «цифровых темных веков» - сценарии будущего, в котором сегодняшние тщательно оцифрованные файлы стали недоступными, поскольку морально устарела необходимая для их отображения технология. Вспомните о своих собственных мини-дисках, VHS-видеокассетах и дискетах. Для снижения такого риска в Финляндии каждый документ оцифровывается в трех форматах (два разных формата JPEG и «мастер-копия» в формате TIFF, который, по мнению архивистов, вряд ли устареет). Каждый из созданных TIFF-файлов сохраняется на двух различных лентах, хранящихся в разных местах государственной некоммерческой организацией, базирующейся во втором по величине финском городе Эспоо (Espoo). Обычный пожар по-прежнему остается серьезной угрозой, хотя - в отличие от дней Александрийской библиотеки - оцифровка, как и печатный станок, повысила защищённость документов посредством создания нескольких копий и хранения их в нескольких территориально-удаленных местах.

На данный момент преимущество электронной формы хранения над бумажными архивами кажется неоспоримым. К электронным материалам проще получить доступ и ими дешевле управлять. Оцифровка помогает защитить хрупкие документы и может даже стимулировать новые идеи и методы исследования. Как отмечает Реко Этелявуори (Reko Etelävuori), отвечающий в Национальных Архивах за научную работу, «Метаданные станут тем новым клеем, который будет скрепляет наши документы воедино».

Том Джеффри (Tom Jeffreys)

Мой комментарий: Идея оцифровывать архивные документы и затем уничтожать те бумажные носители информации, которые сами по себе особой исторической ценности не представляют – далеко не нова и, безусловно, при грамотном использовании полезна. Не думаю, впрочем, что на этом пути удастся что-то сэкономить на хранении – скорее можно будет получить выигрыш на том, что резко расширятся возможности для работы с информацией (и, соответственно, увеличится получаемая от неё отдача), и благодаря этому ценность информационных массивов может порой резко возрасти.

Ключевым здесь становится вопрос о критериях ценности и о том, кто установит эти критерии и насколько безошибочно они будут затем использоваться на практике.

Наверняка немалых усилий потребует обеспечение и поддержание необходимого качества оцифровки. В любом случае я бы не слишком спешила с уничтожением оригиналов, пока в хранилищах ещё есть резервы мест хранения (или, скажем, переводила оцифрованные бумажные оригиналы на какое-то время на режим дешёвого внеофисного хранения). Кроме того, можно было бы вспомнить «макулатурные кампании» в дореволюционный период, когда определенные документы, если были на них желающие, продавались или передавались в дар – что всё-таки лучше, чем тотальное уничтожение. Также полезно было бы в качестве одного из «предохранителей» использовать механизм запретных дат и видов документов, который, к сожалению, исчез из отечественной архивной практики.

Источники: сайт iNews / сайт «The Long + Short»
https://inews.co.uk/essentials/news/technology/national-archives-destroying-books-disposable-data-finland/
http://thelongandshort.org/society/future-of-archiving

7 комментариев:

  1. Анонимный1 июня 2016 г., 15:09

    Для меня, как замшелого архивиста, эта статья звучит почти как кощунство. И к документам, которые хранятся в России, я бы не рискнула это применить. Мне кажется, здесь возникает несколько проблем: 1.юридическая сила отсканированных документов, 2.большие трудозатраты на перезапись и контроль за ними 3. Ответственность и компетентность тех, кто будет принимать решения об уничтожении 4. Это из области эмоционального - не возможность прикоснуться к истории (кстати, иногда в силу разных причин, даже бумага на которой написан документ, интереснее самого текста). По моему глубокому мнению, документы надо хранить на том носителе, на котором они созданы: т.е. если это не электронный документ, то с него делается электронная копия, которая не может заменить оригинал.
    Хотя для документов созданных в 1990-х годах, этот способ может и был бы приемлем т.к. они уже начинают исчезать (отвратительные бумага и картриджи).
    А вот интересно, можно ли с цифровых копий будет делать 3D печать?
    С уважением, Елена

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. С моей точки зрения, отбор неэлектронных документов на постоянное архивное хранение – это оптимизационная задача: как в ограниченные площади мест хранения и в условиях ограниченного бюджета «утоптать» максимально ценные документы. Площади хранения невозможно наращивать до бесконечности (хотя на тех же площадях можно удвоить объём хранимых документов за счёт применения современных технологий); бумажные документы тем временем продолжают передаваться на хранение и создаваться в прежних, если не в больших, объёмах. Рано или поздно потребуется прекратить приём некоторых видов менее ценных физических документов и/или пожертвовать некоторыми уже принятыми в архивы менее ценными бумажными оригиналами – теми, где всё-таки ценна информация, а не носители (отдельные образцы физических документов при этом можно сохранить на память). Другой вопрос, что в этом деле следует проявлять предельную осторожность…

      Удалить
    2. Трехмерную цифровую модель документа сделать можно. Однако – при нынешнем уровне технологий – при 3D-печати получится пластиковый «слепок», который может передать визуальное представление, но не воспроизведет фактуру материала.

      Удалить
    3. Анонимный14 июня 2016 г., 14:52

      Вышеуказанных проблем нет. 1. В настоящее время действует закон об архивном деле от 1994 года и Положение о государственной архивной службе Финляндии от 1994 года (23.9.1994/832, доп. редакция от 2004 года (173/2004). Все понятия закреплены на законодательном уровне. С 2015 года ведется работа по обновлению нормативной базы, необходимой для реализации современных потребностей использования и определения понятий в электронном управлении информацией в органах государственной власти, а также определения полномочий государственной архивной службы в целостном планировании управления жизненным циклом электронных документов.2. Большие трудозатраты? о чем Вы? Все процессы регламентированы, установлены критерии качества, нормы по оцифровке на каждого работника и т.д.3. Экспертизу ценности никто не отменял. 4. Оцифрованный документ находится в Электронном архиве государственной архивной службы Финляндии (www.digi.narc.fi), это НЕ СКАН, НЕ ПДФ-Файл, это электронная копия документа, идентичная подлиннику. Каждый документ имеет персональный технический номер (AY-tunnus), метаданные гарантируют его аутентичность. Перед оцифровкой переплеты режут, документы чистят, карты моют..Оцифрованные документы не выдаются в читальный зал, как правило значительная часть документов доступна через Электронный архив на домашних компьютерах (с возможностью сохранения образа), документы ограниченного использования доступны по внутренней сети Электронного архива в читальных залах. Если есть научно обоснованная необходимость потрогать, понюхать документ - никто не лишит этой возможности. Когда речь идет об уничтожении оцифрованного документа, то это больше касается бумажной версии электронного документа или документа не представляющего научного значения, что и будет установлено новым законодательстом.

      Удалить
  2. Анонимный14 июня 2016 г., 11:36

    Статья не дает полного представления о деятельности Национального архива Финляндии (в единственном числе. Источник всегда можно найти, http://www.arkisto.fi/ru/Glavnaja-stranitsa) и его функциях в цифровом пространстве и допускает формирование однобокого представления об архиве, который режет, цифрует и выкидывает артефакты. В статье допущены неточности в формулировках, названиях ифнормационных систем, должностей (в том числе, господин Ненонен не работает в Национальном архиве). Финляндия работает с цифрой - цифровыми форматами, регистрами-реестрами достаточно давно, архивное законодательсто обновляется в соответствии с потребностями жизни современного архива. Зачем хранить бумагу, текст на которой через 10 лет не будет виден, тем более если документ был рожден электронным? Использование электронных данных создает больше возможностей для исследований, в том числе подключая другие электронные ресурсы. Другое дело документ 1316 года, оцифрован один раз и не выдается в читальный зал, доступен в Электронном архиве всегда http://digi.narc.fi/digi/slistaus.ka?ay=50491 (коллекция Pergamentti-kokoelma). Для работы с подобными документами разрабатываются свои проекты и программы http://www.arkisto.fi/en/the-national-archives-service/projects./read-3.

    ОтветитьУдалить
  3. Неточности - если таковые есть – пусть остаются на совести автора статьи :) Ключевым, однако, является вопрос: можно ли (и если да, то при каких обстоятельствах) оцифровать, а затем уничтожить бумажные подлинные документы и книги? Является ли это допустимой архивной и библиотечной практикой? Лично я считаю такой подход в принципе допустимым, однако требующим предельной осторожности (и его желательно использовать при наличии определенного консенсуса заинтересованных сторон – самих архивистов, фондообразователей, исследователей и широкой общественности). С моей точки зрения, у скандинавских коллег сейчас период детского восторга перед возможностями современных безбумажных технологий, и в результате они могут наломать дров.

    ОтветитьУдалить
  4. Уважаемый (-ая) коллега, приведенная Вами информация по Финляндии очень интересна – и мне жаль, что здесь, в комментариях, её увидит всего лишь несколько человек. Наверное, всё это стоило бы опубликовать в виде статьи в одном из читаемых журналов и/или рассказать на конференции! Но всё же позвольте мне немного «покрохоборстовать».

    Ваш п.1 о нормативной базе – ровно то же можно сказать практически о любой стране.

    П.2 «Большие трудозатраты? о чем Вы?» - Регламентированность процессов и наличие норм не означает незатратность работ, не так ли? Зачем же лукавить – весь мир знает, что качественная оцифровка, предусматривающая подготовку документов к сканированию, контроль качества, пересканирование сбойных листов, индексирование, приведение документов в первоначальное состояние и возврат их на место, а также обеспечение электронной сохранности во времени, стоит дорого и требует больших трудозатрат :)

    П.4 Термин «скан» - это о технологии, термин «электронная копия, идентичная подлиннику» - уже вопрос права. Есть ли в Финляндии правовые нормы, официально устанавливающие идентичность этих копий подлинникам и равную правовую силу, - или это просто мнение архивистов? «Метаданные гарантируют аутентичность» - это Вы неудачно выразились, гарантии, как говорил О.Бендер, дает только страховой полис, да и то не всегда. Какие конкретно метаданные будут надёжно подтверждать аутентичность в случае судебного спора? Что произойдет, если сами метаданные будут оспорены? Проверено ли это судебной практикой, или пока только теория?

    Меня не очень волнуют бумажные версии электронных документов. Беспокоит то, что сегодня финны могут уничтожить малозначимые бумажные подлинники, которые завтра – а сейчас всё довольно быстро меняется, в т.ч. критерии ценности – вдруг окажутся очень даже ценными. IMHO не настолько много у финнов исторических документов, чтобы ими разбрасываться…

    ОтветитьУдалить