Административно-бюджетное управление при Президенте США выпустило указания по управлению документами и их архивному хранению

Карен Эванс (Karen S. Evans - на фото), руководитель отдела по вопросам электронного правительства и информационных технологий Административно-бюджетного управления администрации Президента США (Office of Management and Budget, OMB), 31 марта 2008 года подписала меморандум, разосланный руководителям ИТ-служб федеральных агентств.

В меморандуме говорится:

«Для обеспечения доступности, как сейчас, так и будущем, информации, собираемой и создаваемой федеральным правительством, необходимо систематическим образом управлять федеральными документами. Экономически эффективные программы управления информационными ресурсами способствуют созданию ориентированного на граждан государства, за счет предоставления доступа к государственной информации на протяжении всего её жизненного цикла.

При планировании и приобретении информационных систем и услуг, агентства должны включать в планы проектирования, разработки и внедрения информационных систем функциональные возможности по управлению документами и их архивному хранению, в том числе – расходы на реализацию и техническую поддержку этих функциональных возможностей»

В меморандуме перечисленные некоторые возможности и ресурсы, которые могут помочь агентствам в следующих областях:

• Обеспечение экономически-эффективного постоянного доступа к государственной информации, и её распространение;
  
  
• Включение вопросов управления документами в процессы финансового планирования и контроля над инвестициями;
  
  
• Упрощение действий, систем и процессов создания, поддержания и использования документов; и
  
  
• Планирование жизненного цикла информации, включаю передачу документов постоянного срока хранения в Национальные Архивы (NARA).

В частности, меморандум намекает на желательность закупки соответствующего программного обеспечения через осуществляемую Управлением общих услуг Администрации программу SmartBUY. Журналисты тут же не без яда отметили, что на настоящий момент в этой программе участвует только один продукт, поддерживающий управление документами, разработанный компанией Meridio (которая сейчас принадлежит фирме Autonomy); и нет ни одного продукта, решающего вопросы архивного хранения документов.

В меморандуме подчеркивается, что «OMB ожидает от агентств применения существующих требований при приобретении и внедрении информационных систем и услуг. OMB, совместно с Национальными Архивами США, будет контролировать исполнение агентствами этой политики, как элемент общего надзора за программами агентств в области управления информационными ресурсами».

Агентствам предлагается использовать в качестве руководств следующие публикации и ресурсы:

• Программа "Управление документами в рамках электронного правительства" (E-Government Electronic Records Management Initiative), веб-сайт программы: http://www.archives.gov/records-mgmt/initiatives/erm-overview.html
  
  В рамках данной программы разрабатываются руководства, которыми агенства могут воспользоваться при управлении своими электронными документами. Руководства и своды хорошей практики по управлению электронными документами, созданные в рамках этого проекта Национальными Архивами, Министерством обороны и Агентством по защите окружающей среды, помогают агентствам передавать электронные документы на постоянное хранение в Национальные Архивы, с использованием различных типов данных и форматов. Руководства доступны по адресу: http://www.archives.gov/records-mgmt/initiatives/erm-products.html
  
  
• Стандарт требований Министерства обороны США к программным приложениям, используемым для управления электронными документами DOD 5015.2-STD 2-й версии, http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/standards.html  
  
  Данный стандарт Министерства обороны одобрен Национальными Архивами. Он устанавливает обязательные требования и перечисляет желательные возможности для программного обеспечения, используемого для управления документами. NARA рекомендует использовать стандарт DOD 5015.2 и сертифицированные по нему продукты в качестве основы при выборе агентствами систем электронного документооборота. Третья версия данного стандарта в настоящее время проходит согласование в Национальных Архивах, от которых ожидается её официальное одобрение.
  
  
• "Корпоративная архитектура федерального правительства. Управление документами" (Federal Enterprise Architecture - Records Management Profile), версия 1.0, NARA/OMB/Комитет по архитектуре и инфраструктуре Совета руководителей ИТ-служб федеральных агентств, декабрь 2005, http://www.archives.gov/records-mgmt/pdf/rm-profile.pdf
  
  Данный документ содержит общие направления интеграции общепринятых согласованных процедур и практики управления документами в деловые процессы агентств, с тем, чтобы помочь им обеспечить экономически-эффективный доступ к информации. Агентствам следует использовать данное руководство для выявления проблем в области управления документами, рисков, выгод и препятствий в процессе планирования инвестиций в деловые процессы и информационные технологии. Кроме того, Национальные Архивы опубликовали контрольные листы для агентств, которые те могут использовать при достижении целей, поставленных данным руководством (их можно найти по адресу http://www.archives.gov/records-mgmt/initiatives/erm-guidance.html ).
  
  
• "Практическое руководство по корпоративной архитектуре федерального правительства" ("Value to the Mission" - The Federal Enterprise Architecture Practice Guidance), OMB, декабрь 2006 г., http://www.whitehouse.gov/omb/egov/documents/FEA_Practice_Guidance.pdf 
  
  Данное практическое руководство описывает важные концепции, которые архитекторы могут предложить заинтересованным сторонам, с тем, чтобы положительно повлиять на деловую деятельность и улучшить показатели агентства по основным направлениям деятельности. руководство фокусирует внимание на архитектуре отдельных сегментов, и создает основу для применения соответствующего руководства по управлению документами, чтобы отразить в этих сегментах требования по управлению документами.
  
  
• Рекомендации Национальных Архивов по реализации ст.207(e) "Закона об электронном правительстве" (бюллетень NARA 2006-02 от 15 декабря 2005),http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2006/2006-02.html
  
  В данном документе подчеркивается ответственность агентств за выявление имеющихся у них электронных документов, установление им сроков хранения, а также за передачу в Национальные Архивы электронных документов постоянного срока хранения. Область ответственности агентств за выявление электронных документов и назначение им сроков хранения можно разделить на две подобласти: разработку перечней с указанием сроков хранения для всех документов в существующих электронных информационных системах; и внедрение процедур, обеспечивающих исполнение требований в отношении  управления документами (включая требования к сохранению, уничтожению и передаче), - до принятия решений о создании новых информационных систем либо расширении существующих систем.
  
  
• Меморандум OMB 06-02, "Улучшение публичного доступа к государственной информации и её распространения; и использование базовой модели Корпоративной архитектуры федерального правительства" (Improving Public Access to and Dissemination of Government Information and Using the Federal Enterprise Architecture Data Reference Model), декабрь 2005 г., http://www.whitehouse.gov/omb/memoranda/fy2006/m06-02.pdf 
  
  Программы управления информационными ресурсами агентств уже должны обеспечивать доступ к документам, независимо от их формы и вида носителя. Перечисленные в данном меморандуме процедуры организации и категоризации информации, обеспечения возможности ее поиска сразу во всех агентствах, следует использовать для улучшения публичного доступа к государственной информации и её распространения, в качестве составной части управления государственной информацией на всем протяжении её жизненного цикла. В целях экономически-эффективной реализации этих процедур, агентствам следует напрямую публиковать свою информацию в Интернете.

Большая часть упомянутых руководств, а также ряд дополнительных ресурсов, разработанных Национальными Архивами и другими агентствами, входят в состав распространяемого Национальными Архивами «Инструментального набора для управления электронными документами»,  который можно найти по адресу:  http://toolkit.archives.gov

Текст меморандума доступен по адресу:
http://www.whitehouse.gov/omb/memoranda/fy2008/m08-15.pdf

Источник:  Government Computer News
http://www.gcn.com:80/blogs/tech/46123.html