Документальные материалы, будь то физические или цифровые, являются официальными документами организации. Необходимо наличие средств контроля и управления для того, чтобы обеспечить соблюдение касающихся этих документов требований к надлежащему установлению и отслеживанию сроков хранения, аудиту, а также требований, связанных с судебными разбирательствами. Вот некоторые из возникающих проблем:
- Доступ к ключевому для деловой деятельности документу часто может потребоваться спустя несколько лет после его создания - для целей аудита или для юридических целей;
- Законодательство требует, чтобы хранители персональных или медицинских данных обеспечивали защиту этой информации;
- Должны своевременно исполняться запросы на поиск и раскрытие информации и документов в рамках судебных разбирательств или для целей аудита.
«Альтернативой отказу от бумаги не всегда является сохранение статус-кво. Изменения в управлении информацией влияют и на управление физическими документами».
И хотя большинство организаций выбирают путь цифровой трансформации, есть возможность по-прежнему работать с бумагой (Интересно, в каком «подземелье» живёт уважаемый аналитик фирмы Gartner? В большинстве стран мира давно уже невозможно в полной мере сохранить чисто бумажный документооборот ввиду введения обязательных по закону требований к переходу на электронное взаимодействие по очень многим направлениям – Н.Х.). Однако организации, которые предпочитают сохранить бумажные процессы, не могут игнорировать эти перемены, и им потребуется внедрить новые процессы, чтобы обеспечить соответствие требованиям к контролю. Этим организациям необходимо будет реализовать программу «Укрепление работы с аналоговыми материалами» (Analog Fortification). Подобная программа обеспечивает, что организации:
- Хранят дополнительные экземпляры (duplicate copies) физических документов
Чтобы физические документы оставались доступными спустя несколько лет после их создания, организациям необходимо хранить физические документы в контролируемой среде. Необходимо поддерживать соответствующие температуру и влажность, чтобы не допустить ухудшения качества бумаги и выцветания чернил. Использование чернил и бумаги более высокого качества также продляют срок службы печатных материалов.
Особое внимание следует уделять документам, которые должны храниться более пятидесяти лет. Экземпляры либо копии физических документов следует хранить в географически удаленных местах, чтобы минимизировать потери в случае стихийных бедствий, таких, как наводнения, ураганы или землетрясения.
- Хранят под замком и отслеживают местоположение конфиденциальной информации и персональных данных
Организации потенциально могут нарушить установленные для документов требования к конфиденциальности или защите персональных данных. Документы могут содержать персональные данные, сведения о здоровье, а привилегированная информация часто требует дополнительной защиты. Организации должны позаботиться о том, что эти документы, когда они не используются, хранились под замком, и чтобы для протоколирования доступа к документам использовались журналы аудита.
- Ведут учёт критически-важных для деловой деятельности документов
Многим организациям потребуется исполнять запросы на раскрытие документов и информации в рамках судебных споров или аудита. Сроки исполнения таки запросов варьируются, часто на это даётся месяц, но сроки могут быть и короче. Большинство регулирующих и судебных органов постепенно отказываются принимать физические документы.
Организации должны вести полный учёт всех соответствующих документов с возможностью полнотекстового поиска по наиболее релевантным документам. Организации должны иметь возможность при подготовке ответов на запросы отсканировать найденные материалы в электронные форматы.
Хранение дополнительных экземпляров физических документов и внедрение в организации физических средств контроля и управления может быть дорогостоящим делом, однако это критически-важные деловые требования. К счастью, большинство деловых документов создается в электронном виде, и для материалов в цифровой форме соответствующие меры контроля и управления легче реализовать с помощью любой стандартной платформы контент-сервисов. Когда Вы будете готовы, мы готовы будем оказать Вам помощь при переходе на использование таких контент-сервисов.
Марко Силланпяя (Marko Sillanpaa)
Мой комментарий: Удивительно читать подобные рекомендации на блоге фирмы Gartner, которая много лет традиционно продвигала переход на электронные технологии!
Это неправильный подход. Организациям не нужно хранить и обеспечивать долговременную сохранность копий (здесь есть языковая тонкость: в английском языке copy может означать как «копию», так и «экземпляр», и не всегда легко понять, что автор, в данном случае – аналитик фирмы Gartner, имел в виду – Н.Х.) своих важных документов. Независимо от того, насколько хорошо Вы её сохраните, копия не имеет ценности в глазах Закона. Никакой суд или иной уполномоченный орган не примет Ваши копии. Доказательную силу имеет только оригинальный аутентичный документ, и его следует сохранить с использованием организационных и технических мер. Эти аутентичные, полные и неизменные документы можно копировать, и использовать сделанные копии в повседневной работе. Необходимо хранить и поддерживать «мастер-документ», а не копии.
Мой комментарий: Это не совсем верно, поскольку как законодательство, так и традиции делового оборота допускают довольно широкое применение разнообразных копий (в том числе заверенных и нотариально заверенных), которые, при определенных обстоятельствах могут приобрести самостоятельную ценность либо использоваться на правах утраченных или уничтоженных оригиналов. Тем не менее, в случае споров при «живом» оригинале наибольшую доказательную силу имеет именно оригинал; и суды и иные компетентные органы в случае сомнений всегда имеют право запрашивать оригиналы.
Мои профессиональные обязанности в качестве специалиста по управлению документами заключаются в консультировании предприятий и организаций по вопросам ведения, контроля и поддержки заслуживающих доверия электронных и бумажных документов для всех корпоративных целей (аудит, налогообложение, право, историческое наследие и т.д.). Переход на безбумажный документооборот и оцифровка начались около 20 лет назад, и управление электронными документами являлось одним из движущих факторов и устанавливало стандарты.
Источник: блог фирмы Gartner
https://blogs.gartner.com/marko-sillanpaa/modern-paper-document-strategy-requires-analog-fortification/
Комментариев нет:
Отправить комментарий